5 regler för kritiska diskussioner

5 regler för kritiska diskussioner

Det finns alltid tillfällen för kritik i arbetsmiljön: att vara sen på morgonen, arbeta för långsamt eller inte följa instruktioner, för att bara nämna några typiska exempel från praktiken. Att kritisera anställda är inte trevligt för deras överordnade eftersom man kan bli upprörd och välja fel ord. Att acceptera kritik är ofta inte lätt för dem som drabbas eftersom det kan få dem att känna sig sårade. 

former av kritik 

"Destruktiv kritik" gör anställda medvetna om sina prestationsbrister och lämnar dem sedan "ute i kylan". Ett misstag rapporteras vanligtvis medan det fortfarande är upphetsat, anklagelser framförs och sanktioner nämns. 

I motsats till detta står "konstruktiv kritik", där chefen klargör orsaken till felet och säger vad som behöver göras för att det inte ska hända igen. Den som kritiserar konstruktivt följer spelets regler och skadar inte medarbetarens så viktiga självkänsla. De som kritiseras upplever sina egna misstag olika: Vissa märker inte ens ett misstag, andra rättar till det på egen hand eller ber kollegor om hjälp, medan andra känner igen felet men inte tar saken på alltför stort allvar och bara väntar och ser. Som arbetsledare får man förstås inte reda på alla misstag anställda gör: det uppskattade antalet oredovisade fall är runt 30 procent. 

De viktigaste reglerna

Överordnade är i alla fall kloka i att hålla sig till vissa regler när det kommer till kritik. Motorfordonsbranschen har sammanfattat de fem viktigaste reglerna nedan: 

Regel 1: Delta i konversationen 

Om de som kritiseras har möjlighet att kommentera är de aktivt delaktiga i samtalet. Frågor är lämpliga för detta: "Varför kom du inte i tid?", "Varför kunde du inte hålla mötet?" Ett uttalande som "Du måste gå snabbare, engagera dig nu!" är inte effektivt. Men befälhavaren måste också förvänta sig ursäkter eller att skulden kommer att flyttas till andra personer eller omständigheter. Vissa ursäkter tjänar till att skydda den berörda personen. Förresten: För varje kritisk diskussion krävs ett tydligt faktauttalande. 

Regel 2: Bli aldrig personlig

Kritiken får i alla fall endast avse det specifika felet och prestationsbristen, men inte den som gjort respektive fel. En fras som "Jag är besviken på dig" kan menas objektivt, men det låter väldigt personligt för anställda och de kommer omedelbart att försvara sig. Vissa människor är helt omedvetna om konsekvenserna av deras misstag, medan andra till och med är extremt generade. Att ge konstruktiv kritik kräver därför empati, så kallat ”byte av perspektiv”. 
I ilska säger den överordnade av misstag med hög röst: "Man åh man, du är långsam idag, du gör inga framsteg alls." En saklig bedömning låter annorlunda: "Men det här arbetet tog relativt lång tid." Den så kallade villkorstekniken har också visat sig. Förutsättningen anges under vilken arbetet kan utföras snabbare: "Om du gör det på det här sättet och det så kommer det att gå snabbare." Den anställde känner sig inte personligen kritiserad utan snarare tvärtom konstruktivt korrigerad och möjlig att utföra arbetet mer effektivt. 

Regel 3: Tänk på prestationsgränsen 

Nya eller yngre medarbetare har naturligtvis inte samma rutin som någon med erfarenhet. De flesta fel kan undvikas genom noggrann instruktion och systematiska kontroller. Vid arbetsfördelning måste man också uppmärksamma arbetskraftens arbetsbelastningsgränser. Om du är överväldigad gör du inte alltid allt rätt. Kritik är relaterad till uppgiftens svårighetsgrad och individens prestation. Därför måste varje fall bedömas individuellt; När man jämför prestationer får överordnade inte basera sin prestation på prestationsnivån för "Månadens anställd" - detta är inte riktmärket för genomsnittlig prestation. 

Regel 4: Kritisera bara privat

Att kritisera någon inför andra visar på dålig ledarstil och är skadligt för arbetsmiljön. Kritik inför andra är ett brott mot ledarskapsprinciper. Inte ens efter kritikdiskussionen ska andra ta reda på det i onödan. Om kunder klagar på ett arbetsfel säger det sig självt att överordnade inte säger upp anställda. Medarbetarfel diskuteras endast internt.

Regel 5: Diskutera positiva konsekvenser 

Man bör inte bara ta upp de nackdelar som följer av att göra ett misstag, utan också de fördelar som uppstår av att undvika misstaget. Oftast förklarar man bara de negativa konsekvenserna för anställda, presenterar det värsta scenariot och målar djävulen på väggen istället för att göra de positiva konsekvenserna tydliga. Det är mer effektivt att ge information om det bästa fallet: "Om du följer instruktionerna exakt blir du klar snabbare". Den kritiska diskussionen är en möjlighet till vidareutveckling och förebygger kundklagomål. Om du ger ett erkännande för särskilt god prestation kommer medarbetaren också att kunna förstå ett misstag i en senare kritikdiskussion. Bara de som kan berömma kan också kritisera.