5 regler for kritiske diskusjoner

5 regler for kritiske diskusjoner

Det er alltid anledninger til kritikk i arbeidsmiljøet: å være sent på morgenen, jobbe for sakte eller ikke følge instruksjoner, for bare å nevne noen typiske eksempler fra praksis. Å kritisere ansatte er ikke hyggelig for deres overordnede fordi du kan bli opprørt og velge feil ord. Å akseptere kritikk er ofte ikke lett for de berørte fordi det kan få dem til å føle seg såret. 

former for kritikk 

«Destruktiv kritikk» gjør ansatte oppmerksomme på sine prestasjonsunderskudd og lar dem deretter «ute i kulden». En feil blir vanligvis rapportert mens du fortsatt er i en tilstand av spenning, anklager og sanksjoner nevnes. 

I motsetning til dette står «konstruktiv kritikk», hvor overordnet avklarer årsaken til feilen og sier hva som må gjøres for at det ikke skal skje igjen. Den som kritiserer konstruktivt følger spillereglene og skader ikke den ansattes helt store selvfølelse. De som blir kritisert opplever sine egne feil forskjellig: Noen merker ikke engang en feil, andre retter den på egen hånd eller ber kollegaer om hjelp, mens andre anerkjenner feilen, men ikke tar saken så tungt og bare venter og ser. Som veileder finner du selvfølgelig ikke ut om alle feil ansatte gjør: det estimerte antallet urapporterte saker er rundt 30 prosent. 

De viktigste reglene

Uansett er det lurt at overordnede holder seg til visse regler når det kommer til kritikk. Bilbransjen har oppsummert de fem viktigste reglene nedenfor: 

Regel 1: Delta i samtalen 

Dersom de kritiserte har mulighet til å kommentere, er de aktivt involvert i samtalen. Spørsmål passer for dette: "Hvorfor kom du ikke i tide?", "Hvorfor kunne du ikke holde avtalen?" Et utsagn som "Du må gå raskere, engasjer deg nå!" er ikke effektiv. Men mesteren må også forvente unnskyldninger eller at skylden blir flyttet til andre personer eller omstendigheter. Noen unnskyldninger tjener til å beskytte den det gjelder. Forresten: For hver kritisk diskusjon er det nødvendig med en klar faktaerklæring. 

Regel 2: Bli aldri personlig

Uansett kan kritikken kun gjelde den konkrete feilen og ytelsesunderskuddet, men ikke den som har gjort den respektive feilen. En setning som "Jeg er skuffet over deg" kan være objektivt ment, men det høres veldig personlig ut for ansatte, og de vil umiddelbart forsvare seg. Noen mennesker er helt uvitende om virkningen av feilen deres, mens andre til og med er ekstremt flaue. Å gi konstruktiv kritikk krever derfor empati, kalt "endring av perspektiv". 
I sinne sier overlegen tilfeldigvis med høy stemme: «Mann å mann, du er treg i dag, du gjør ingen fremgang i det hele tatt.» En saklig vurdering høres annerledes ut: "Men dette arbeidet tok relativt lang tid." Den såkalte betingede teknikken har også vist seg. Forutsetningen er angitt for at arbeidet kan gjøres raskere: «Hvis du gjør det slik og slik, vil det gå raskere». Den ansatte føler seg ikke personlig kritisert, men snarere tvert imot konstruktivt korrigert og satt i stand til å utføre arbeidet mer effektivt. 

Regel 3: Vurder ytelsesgrensen 

Nye eller yngre ansatte har naturlig nok ikke samme rutine som en med erfaring. De fleste feil kan unngås gjennom grundig instruksjon og systematiske kontroller. Ved arbeidsdeling må det også tas hensyn til arbeidsstyrkens arbeidsbelastningsgrenser. Hvis du er overveldet, gjør du ikke alltid alt riktig. Kritikk er knyttet til oppgavens vanskelighetsgrad og den enkeltes ytelse. Derfor må hver sak vurderes individuelt; når man sammenligner ytelse, må ikke overordnede basere sine prestasjoner på prestasjonsnivået til "Månedens ansatt" - dette er ikke målestokken for gjennomsnittlig ytelse. 

Regel 4: Kun kritisere privat

Å kritisere noen foran andre viser dårlig lederstil og er skadelig for arbeidsatmosfæren. Kritikk foran andre er et brudd på ledelsesprinsipper. Selv etter kritikkdiskusjonen bør ikke andre finne ut av det unødvendig. Hvis kunder klager på en arbeidsfeil, sier det seg selv at overordnede ikke sier opp ansatte. Ansattes feil diskuteres kun internt.

Regel 5: Diskuter positive konsekvenser 

Man bør ikke bare adressere ulempene som følger av å gjøre en feil, men også fordelene som oppstår ved å unngå feilen. Som oftest forklarer man kun de negative konsekvensene for ansatte, presenterer verste fall og maler djevelen på veggen i stedet for å tydeliggjøre de positive konsekvensene. Det er mer effektivt å gi informasjon om det beste tilfellet: "Hvis du følger instruksjonene nøyaktig, blir du raskere ferdig". Den kritiske diskusjonen er en mulighet for videreutvikling og forebygger kundeklager. Gir du anerkjennelse for spesielt gode prestasjoner, vil den ansatte også kunne forstå en feil i en senere kritikksamtale. Bare de som kan rose kan også kritisere.