5 regels voor kritische discussies

5 regels voor kritische discussies

In de werkomgeving zijn er altijd aanleidingen voor kritiek: te laat in de ochtend komen, te langzaam werken of instructies niet opvolgen, om maar een paar typische voorbeelden uit de praktijk te noemen. Het bekritiseren van medewerkers is niet prettig voor hun superieuren, omdat je dan boos kunt worden en de verkeerde woorden kunt kiezen. Het accepteren van kritiek is vaak niet gemakkelijk voor de getroffenen, omdat ze zich hierdoor gekwetst kunnen voelen. 

vormen van kritiek 

‘Destructieve kritiek’ maakt medewerkers bewust van hun prestatietekorten en laat ze vervolgens ‘in de kou staan’. Een fout wordt meestal gemeld terwijl er nog sprake is van opwinding, er worden beschuldigingen geuit en er worden sancties genoemd. 

Daartegenover staat ‘constructieve kritiek’, waarbij de leidinggevende de oorzaak van de fout verduidelijkt en zegt wat er moet gebeuren zodat deze niet meer gebeurt. Iedereen die constructief kritiek levert, volgt de spelregels en schaadt het zo belangrijke zelfrespect van de werknemer niet. Degenen die bekritiseerd worden, ervaren hun eigen fouten anders: sommige mensen merken een fout niet eens op, anderen corrigeren deze zelf of vragen collega's om hulp, terwijl anderen de misstand erkennen maar de zaak niet al te serieus nemen en gewoon afwachten. Natuurlijk kom je als leidinggevende niet op de hoogte van elke fout die medewerkers maken: het geschatte aantal niet-gemelde gevallen ligt rond de 30 procent. 

De belangrijkste regels

Sowieso doen leidinggevenden er goed aan zich bij kritiek aan bepaalde regels te houden. De autobranche heeft hieronder de vijf belangrijkste regels samengevat: 

Regel 1: Neem deel aan het gesprek 

Als bekritiseerde personen de mogelijkheid krijgen om commentaar te geven, worden zij actief betrokken bij het gesprek. Hiervoor zijn vragen geschikt: “Waarom kwam je niet op tijd?”, “Waarom kon je de afspraak niet nakomen?” Een uitspraak als “Je moet sneller gaan, doe nu mee!” is niet effectief. De meester moet echter ook excuses verwachten of dat de schuld op andere mensen of omstandigheden wordt afgewenteld. Sommige excuses dienen om de betrokkene te beschermen. Overigens: voor iedere kritische discussie is een heldere weergave van de feiten noodzakelijk. 

Regel 2: Word nooit persoonlijk

In ieder geval mag de kritiek alleen betrekking hebben op de specifieke fout en het prestatietekort, maar niet op de persoon die de betreffende fout heeft gemaakt. Een zin als ‘Ik ben teleurgesteld in je’ kan objectief bedoeld zijn, maar voor medewerkers klinkt het heel persoonlijk en zullen ze zich meteen verdedigen. Sommige mensen zijn zich totaal niet bewust van de impact van hun fout, terwijl anderen zich zelfs extreem schamen. Het geven van opbouwende kritiek vereist daarom empathie, ook wel een “verandering van perspectief” genoemd. 
Boos zegt de leidinggevende per ongeluk met luide stem: "Man o man, wat ben je traag vandaag, je komt helemaal niet vooruit." Een feitelijke beoordeling klinkt anders: “Maar dit werk heeft relatief lang geduurd.” Ook de zogenaamde conditionele techniek heeft zich bewezen. Als voorwaarde wordt gesteld waaronder het werk sneller gedaan kan worden: “Als je het zo en zo doet, gaat het sneller.” De medewerker voelt zich niet persoonlijk bekritiseerd, maar juist constructief gecorrigeerd en in staat gesteld het werk efficiënter af te ronden. 

Regel 3: Houd rekening met de prestatielimiet 

Nieuwe of jongere medewerkers hebben uiteraard niet dezelfde routine als iemand met ervaring. De meeste fouten kunnen worden vermeden door middel van grondige instructie en systematische controles. Bij de werkverdeling moet ook aandacht worden besteed aan de werklastgrenzen van het personeelsbestand. Als je overweldigd bent, doe je niet altijd alles goed. Kritiek houdt verband met de moeilijkheidsgraad van de taak en de prestaties van het individu. Daarom moet elk geval afzonderlijk worden beoordeeld; bij het vergelijken van prestaties mogen leidinggevenden hun prestaties niet baseren op het prestatieniveau van de “Werknemer van de Maand” – dit is niet de maatstaf voor gemiddelde prestaties. 

Regel 4: bekritiseer alleen privé

Iemand bekritiseren in het bijzijn van anderen getuigt van een slechte leiderschapsstijl en is schadelijk voor de werksfeer. Kritiek in het bijzijn van anderen is een schending van leiderschapsprincipes. Ook na de kritiekdiscussie mogen anderen er niet onnodig achter komen. Als klanten klagen over een werkfout, spreekt het voor zich dat leidinggevenden de medewerkers niet aanklagen. Fouten van medewerkers worden alleen intern besproken.

Regel 5: Bespreek positieve gevolgen 

Men moet niet alleen de nadelen aanpakken die voortvloeien uit het maken van een fout, maar ook de voordelen die voortkomen uit het vermijden van de fout. Meestal leg je medewerkers alleen maar de negatieve gevolgen uit, presenteer je het worst case scenario en schilder je de duivel op de muur in plaats van de positieve gevolgen duidelijk te maken. Effectiever is het om informatie te geven over het beste geval: “Als je de instructies precies opvolgt, ben je sneller klaar”. Het kritische gesprek is een kans voor verdere ontwikkeling en voorkomt klachten van klanten. Als je erkenning geeft voor bijzonder goede prestaties, zal de medewerker een fout ook in een later kritiekgesprek kunnen begrijpen. Alleen degenen die kunnen prijzen, kunnen ook kritiek leveren.