Tio tips för ett professionellt framträdande i videokonferenser

Tio tips för ett professionellt framträdande i videokonferenser

Hemkontorets välbekanta miljö är vilseledande. Eftersom videokonferenser har överraskningar i beredskap för deltagarna även inom deras egna fyra väggar. Magda Bleckmann, affärscoach och managementkonsult i Graz, berättar roligt om en videoworkshop där en deltagare lämnade sitt skrivbord. Fördjupad i ett ämne sökte han efter dokument. Under slipsen och skjortan dök de ökända träningsbyxorna upp, som uppenbarligen var en av stolschefens favoritbyxor – de såg så slitna och gammaldags ut för resten av Zoom-communityt. Det kom ett hån bland de kollegor som var uppkopplade.

För Magda Bleckmann (du kan hitta hennes nuvarande bok i ämnet här ) det spelar ingen roll vilken stil du använder för att sitta ner framför kameran för att delta i onlinemöten. "Outfits fungerar också i det digitala rummet," betonar nätverksspecialisten, "om du klär dig rätt mår du bra." Och det märks även på webbkonferenser. 

Videosamtal är nu en vardaglig del av kommunikationskulturen. Till och med WhatsApp Messenger, bekvämt inbäddat på 75 procent av alla smartphones, används allt mer med sin videofunktion. Även om det inte finns några gränser för informalitet i privatlivet, kvarstår frågan i affärslivet om hur den korrekta etiketten kan visas. Utöver stilfrågorna finns det många tekniska problem. Spektrumet sträcker sig från rätt ljus och klarast ljud till den mest fördelaktiga kameravinkeln. 

Utseendet på näshår är inte uppfriskande för alla. "Alla måste själva definiera hur de vill bli uppfattade i vilken miljö", råder Magda Bleckmann att ta ett flexibelt förhållningssätt. Det är skillnad om du pratar med en gammal affärsvän eller en ny kund via videosamtal: "För en bra affärskontakt kan en kavaj och skjorta vara för formellt. För en mindre bekant affärspartner kan det här vara exakt rätt utseende." Men hon är säker på en sak: "Träningsbyxor är aldrig ett alternativ när man har att göra med utomstående." Men vilka är de viktigaste reglerna för att göra en videosamtalskonferens framgångsrik? Läs tio tips för ett professionellt framträdande på skärmen som borde imponera på deltagare i webbkonferenser. 

1. Planera videokonferensen

En solid plan är hörnstenen i en framgångsrik videokonferens. Det räcker med en agenda där en eller två prioriteringar fastställs. Skicka ut agendan i förväg så att deltagarna kan förbereda sig. Ett protokoll säkrar mötets resultat. Det viktigaste i protokollet är inte vad som sades på mötet, utan vem som har vilka uppgifter efter mötet. För detta ändamål kan du använda ett flertal verktyg, varav några är tillgängliga som en app, efter onlinemötena. Uppgiftstilldelning kan till exempel göras via Microsoft Teams. 

2. Testa mjukvara och hårdvara

Skype, Zoom, Microsoft Teams – det finns fler och fler verktyg och mjukvara, ofta som en app, för videokonferenser. Operationen bör säkras i förväg genom videohandledningar och annan forskning. Testa även kamerans och mikrofonens funktion. Och självklart är en stabil telefon- eller internetuppkoppling ett grundkrav för varje digital konferens och även för vidare samarbete på hemmakontoret. 

3. Välj en övertygande bakgrund

Bilddelens bakgrund är av central betydelse för intrycket. Se därför till en ren miljö, en vanlig, neutral vägg eller, om detta inte är möjligt, använd en virtuell bakgrund, som många tjänster nu erbjuder. Bokväggen förblir en acceptabel klassiker för möten på webben. 

4. Rama in bilden i ögonhöjd

Bilddelen i videon är vald så att högtalaren inte ska framstå som för liten, inte för stor och inte avskuren. En tumregel är att placera din webbkamera i ögonhöjd så att ditt huvud och din bål kan spelas in utan förvrängning.

5. Säkerställ bra ljudkvalitet med en lämplig mikrofon 

Ju närmare mikrofonen är kroppen, desto bättre. De flesta in-ear-hörlurar levererar ganska acceptabel ljudkvalitet via Bluetooth och kan köpas för så lite som 40 euro. En separat USB-stativmikrofon i kombination med USB-högtalare kan givetvis förbättra ljudkvaliteten. Även här finns nu många verktyg som förbättrar och underlättar samarbetet. 

6. Stäng aldrig av kameran

Kameran ska inte stängas av under ett möte. Det betonar uppmärksamhet och närvaro. Deltagarna i mötet kommer i allmänhet att förvänta sig detta och verkligen uppskatta det. Situationen är annorlunda med mikrofonen: Denna kan stängas av under pauser i samtalet för att undvika oavsiktlig störning. 

7. Klä dig professionellt!

Se till att du har en lämplig garderob. T-shirts och träningsbyxor kan vara acceptabla när man pratar med vänner och bekanta, men sådana outfits är inte acceptabla i en professionell miljö. Fritids- eller sportiga kläder är lämpliga för interna möten bland kollegor, men affärskläder är lämpliga för alla videokonferenser med det externa näringslivet. Välj outfit utifrån det intryck du vill skapa bland webbkonferensdeltagare.  

8. Håll ögonkontakt med kameran

Om du vill uppfattas som intresserad och uppmärksam i en videokonferens måste du titta direkt in i kameran som talare – och inte på skärmen som samtalspartnerna syns på via video. På så sätt visar du att du är helt engagerad i uppgiften. Och: Håll fokus! Att svara på mejl och arbeta parallellt med andra programfönster eller till och med din smartphone visar vad du tycker om mötet: ingenting. 

9. Ta upp frågor tydligt

Frågor eller kommentarer riktade till specifika personer måste tydligt besvaras under en webbkonferens. I digitala möten saknas kontrollelement som uppmärksamhet och riktad ögonkontakt. Ta därför alltid med namnet på den deltagare som de är riktade till i frågorna.  

10. Var alltid lugn

Om något går fel i en föreläsning eller presentation gäller den gyllene regeln för alla moderatorer: håll dig lugn! Något kan alltid gå fel. Och när saker och ting börjar fungera igen gäller den andra regeln: det räcker att be om ursäkt en gång. Påpeka aldrig dina egna misstag eller försök förbättra dig själv i en mening. Detta är vanligtvis irrelevant och ingen märker det ändå. Undantag är felaktiga för- eller efternamn vid introduktion av deltagargruppen. Det är viktigt att alltid ha målet i åtanke: att utstråla suveränitet. Det betyder att du ska vara lugn trots alla förberedelser. Då hittar du också uppmärksamhet i det digitala rummet.