Deset nasvetov za profesionalen nastop na videokonferencah

Deset nasvetov za profesionalen nastop na videokonferencah

Znano okolje domače pisarne je varljivo. Kajti videokonference udeležencem pripravljajo presenečenja tudi med svojimi štirimi stenami. Magda Bleckmann, poslovna trenerka in svetovalka za management v Gradcu, z veseljem pripoveduje o video delavnici, na kateri je udeleženec zapustil svojo mizo. Zatopljen v temo je iskal dokumente. Pod kravato in srajco so se pojavile pregovorne trenirke, ki so bile očitno ene izmed najljubših hlač vodje sedeža – tako ponošene in staromodne so bile videti ostalim v Zoom skupnosti. Med sodelavci, ki so bili povezani, je vsul točo posmeha.

Za Magdo Bleckmann (najdete njeno trenutno knjigo na to temo tukaj ) ni pomembno, v kakšnem slogu se usedete pred kamero in sodelujete na spletnih srečanjih. "Obleke delujejo tudi v digitalnem prostoru," poudarja strokovnjak za omrežja, "če ste primerno oblečeni, se počutite dobro." In to je opazno, tudi na spletnih konferencah. 

Video klici so zdaj vsakdanji del komunikacijske kulture. Celo WhatsApp Messenger, ki je udobno nameščen na 75 odstotkih vseh pametnih telefonov, se vedno bolj uporablja s svojo video funkcijo. Medtem ko neformalnost v zasebnem življenju ne pozna meja, pa ostaja v poslovnem življenju odprto vprašanje, kako se pokazati pravilen bonton. Poleg vprašanj stila je veliko tehničnih vprašanj. Spekter sega od prave svetlobe in najčistejšega zvoka do najugodnejšega kota kamere. 

Videz dlak v nosu ni osvežujoč za vsakogar. »Vsak se mora sam opredeliti, kako želi, da ga dojemajo v katerem okolju,« svetuje Magda Bleckmann, naj ubere fleksibilen pristop. Razlika je, ali se s starim poslovnim prijateljem ali novo stranko pogovarjate prek video klica: "Za dober poslovni stik sta lahko blazer in srajca preveč formalna. Za manj poznanega poslovnega partnerja je to lahko ravno pravi videz." Prepričana pa je o eni stvari: "Trenirke nikoli ne pridejo v poštev, ko imate opravka z zunanjimi ljudmi." Katera pa so najpomembnejša pravila za uspešno konferenco videoklica? Preberite deset nasvetov za profesionalen nastop na ekranu, ki naj navduši udeležence spletnih konferenc. 

1. Načrtujte videokonferenco

Trden načrt je temelj uspešne videokonference. Zadostuje dnevni red, v katerem sta določeni ena ali dve prednostni nalogi. Vnaprej pošljite dnevni red, da se lahko udeleženci pripravijo. Protokol zavaruje rezultate srečanja. Najpomembnejši element zapisnika ni, kaj je bilo povedano na sestanku, ampak kdo ima kakšne naloge po sestanku. V ta namen lahko uporabite številna orodja, med katerimi so nekatera na voljo kot aplikacija, ki sledijo spletnim srečanjem. Dodeljevanje nalog se lahko izvede na primer prek Microsoft Teams. 

2. Preizkusite programsko in strojno opremo

Skype, Zoom, Microsoft Teams – vedno več je orodij in programske opreme, pogosto kot aplikacija, za videokonference. Operacijo je treba vnaprej zagotoviti z video vajami in drugimi raziskavami. Preizkusite tudi delovanje kamere in mikrofona. In seveda, stabilna telefonska ali internetna povezava je osnovni pogoj za vsako digitalno konferenco in tudi za nadaljnje sodelovanje v domači pisarni. 

3. Izberite privlačno ozadje

Ozadje slikovnega dela je osrednjega pomena za vtis. Zato poskrbite za čisto okolje, navaden, nevtralen zid ali, če to ni mogoče, uporabite virtualno ozadje, kot ga zdaj ponujajo številne storitve. Knjižna stena ostaja sprejemljiva klasika za srečanja na spletu. 

4. Uokvirite sliko v višini oči

Del slike v videu je izbran tako, da zvočnik ni videti premajhen, ne prevelik in ni odrezan. Osnovno pravilo je, da spletno kamero postavite v višino oči, tako da se lahko vaša glava in trup posnameta brez popačenj.

5. Poskrbite za dobro kakovost zvoka z ustreznim mikrofonom 

Bližje kot je mikrofon telesu, tem bolje. Večina ušesnih slušalk zagotavlja povsem sprejemljivo kakovost zvoka prek Bluetootha in jih je mogoče kupiti že za 40 evrov. Ločen mikrofon s stojalom USB v kombinaciji z zvočniki USB lahko seveda izboljša kakovost zvoka. Tudi tukaj so sedaj na voljo številna orodja, ki izboljšajo in olajšajo sodelovanje. 

6. Nikoli ne izklopite fotoaparata

Kamera na sestanku ne sme biti izklopljena. Poudarja pozornost in prisotnost. Udeleženci srečanja bodo to praviloma pričakovali in zagotovo cenili. Pri mikrofonu je drugače: med odmori med govorom ga lahko izklopite, da preprečite nenamerne motnje. 

7. Oblecite se profesionalno!

Poskrbite za primerno garderobo. Majice s kratkimi rokavi in ​​trenirke so morda sprejemljivi, ko se pogovarjate s prijatelji in znanci, vendar takšna oblačila niso sprejemljiva v poklicnem okolju. Casual ali športna oblačila so primerna za interne sestanke med sodelavci, poslovna oblačila pa za vse videokonference z zunanjo poslovno skupnostjo. Opravo izberite glede na vtis, ki ga želite ustvariti med udeleženci spletne konference.  

8. Ohranjajte očesni stik s kamero

Če želite, da vas v videokonferenci dojemajo kot zainteresirane in pozorne, morate kot govornik gledati neposredno v kamero – in ne v zaslon, na katerem so sogovorniki vidni prek videa. Tako pokažete, da ste popolnoma predani nalogi. In: ostanite osredotočeni! Odgovarjanje na e-pošto in vzporedno delo na drugih programskih oknih ali celo vašem pametnem telefonu pokaže, kaj si mislite o sestanku: nič. 

9. Jasno naslovite vprašanja

Vprašanja ali komentarji, namenjeni določenim osebam, morajo biti med spletno konferenco jasno obravnavani. Pri digitalnih srečanjih manjkajo kontrolni elementi, kot sta pozornost in ciljni očesni stik. Zato v vprašanja vedno vključite ime udeleženca, na katerega so naslovljena.  

10. Vedno ostanite mirni

Če gre na predavanju ali predstavitvi kaj narobe, za vse moderatorje velja zlato pravilo: ostanite mirni! Vedno gre lahko kaj narobe. In ko stvari spet začnejo delovati, velja drugo pravilo: dovolj je, da se enkrat opravičiš. Nikoli ne izpostavljajte lastnih napak ali se poskušajte izboljšati v stavku. To je ponavadi nepomembno in tega tako ali tako nihče ne opazi. Izjema so nepravilna imena ali priimki ob predstavitvi skupine udeležencev. Pomembno je vedno imeti v mislih cilj: izžarevati suverenost. To pomeni ostati miren kljub vsem pripravam. Potem boste našli pozornost tudi v digitalnem prostoru.