Zece sfaturi pentru o apariție profesională în cadrul conferințelor video

Zece sfaturi pentru o apariție profesională în cadrul conferințelor video

Mediul familiar al biroului de acasă este înșelător. Pentru că videoconferințele au pregătite surprize pentru participanți chiar și în propriile lor patru pereți. Magda Bleckmann, coach de afaceri și consultant de management în Graz, vorbește amuzată despre un atelier video în care un participant și-a părăsit biroul. Cufundat într-un subiect, a căutat documente. Sub cravată și cămașă au apărut proverbialele pantaloni de trening, care erau, evident, unul dintre pantalonii preferați ai managerului de scaun - păreau atât de uzați și de modă veche pentru restul comunității Zoom. În rândul colegilor care erau conectați a fost o râpă de ridicol.

Pentru Magda Bleckmann (puteți găsi cartea ei actuală despre acest subiect Aici ) nu contează ce stil folosești pentru a te așeza în fața camerei pentru a lua parte la întâlnirile online. „Ținutele funcționează și în spațiul digital”, subliniază specialistul în rețea, „dacă te îmbraci corespunzător, te simți bine”. Și acest lucru se observă, chiar și în cadrul conferințelor web. 

Apelurile video sunt acum o parte de zi cu zi a culturii de comunicare. Chiar și WhatsApp Messenger, amplasat confortabil pe 75 la sută din toate smartphone-urile, este din ce în ce mai folosit cu funcția sa video. Deși nu există limite ale informalității în viața privată, întrebarea rămâne în viața de afaceri cu privire la modul în care poate fi afișată eticheta corectă. Pe lângă întrebările de stil, există o mulțime de probleme tehnice. Spectrul variază de la lumina potrivită și cel mai clar sunet până la cel mai avantajos unghi al camerei. 

Aspectul părului din nas nu este răcoritor pentru toată lumea. „Fiecare trebuie să definească singur modul în care vrea să fie perceput în ce cadru”, sfătuiește Magda Bleckmann să adopte o abordare flexibilă. Există o diferență dacă vorbești cu un vechi prieten de afaceri sau cu un client nou prin intermediul unui apel video: „Pentru un contact de afaceri bun, un blazer și o cămașă ar putea fi prea formale. Pentru un partener de afaceri mai puțin familiar, acesta poate fi exact aspectul potrivit.” Dar ea este sigură de un lucru: „Pantalonii de trening nu sunt niciodată o opțiune atunci când ai de-a face cu străini”. Dar care sunt cele mai importante reguli pentru realizarea unei conferințe video cu succes? Citiți zece sfaturi pentru o apariție profesională pe ecran care ar trebui să impresioneze participanții la conferințe web. 

1. Planificați conferința video

Un plan solid este piatra de temelie a unei videoconferințe de succes. Este suficientă o agendă în care sunt stabilite una sau două priorități. Trimiteți agenda în avans, astfel încât participanții să se poată pregăti. Un protocol asigură rezultatele întâlnirii. Cel mai important element al procesului verbal nu este ceea ce s-a spus în ședință, ci cine are ce sarcini după ședință. În acest scop, puteți folosi numeroase instrumente, dintre care unele sunt disponibile ca aplicație, în urma întâlnirilor online. Atribuirea sarcinilor se poate face prin Microsoft Teams, de exemplu. 

2. Testați software-ul și hardware-ul

Skype, Zoom, Microsoft Teams – există tot mai multe instrumente și software, adesea ca aplicație, pentru conferințe video. Operațiunea ar trebui să fie asigurată în prealabil prin tutoriale video și alte cercetări. Testează și funcția camerei și a microfonului. Și, desigur, un telefon stabil sau o conexiune la internet este o cerință de bază pentru fiecare conferință digitală și, de asemenea, pentru colaborarea ulterioară la biroul de acasă. 

3. Alegeți un fundal convingător

Fundalul secțiunii de imagine este de o importanță centrală pentru impresie. Asigură-ți așadar un mediu curat, un zid simplu, neutru sau, dacă acest lucru nu este posibil, folosește un fundal virtual, așa cum oferă acum multe servicii. Peretele de carte rămâne un clasic acceptabil pentru întâlnirile de pe web. 

4. Încadrați imaginea la nivelul ochilor

Secțiunea de imagine din videoclip este aleasă astfel încât difuzorul să nu pară prea mic, nici prea mare și să nu fie tăiat. O regulă generală este să poziționați camera web la nivelul ochilor, astfel încât capul și trunchiul să poată fi înregistrate fără distorsiuni.

5. Asigurați-vă o calitate bună a sunetului cu un microfon adecvat 

Cu cât microfonul este mai aproape de corp, cu atât mai bine. Majoritatea căștilor intraauriculare oferă o calitate a sunetului destul de acceptabilă prin Bluetooth și pot fi achiziționate cu doar 40 de euro. Un microfon separat cu suport USB, combinat cu difuzoare USB, poate îmbunătăți, desigur, calitatea sunetului. Și aici există acum numeroase instrumente care îmbunătățesc și facilitează colaborarea. 

6. Nu opriți niciodată camera

Camera nu trebuie oprită într-o întâlnire. Subliniază atenția și prezența. Participanții la întâlnire se vor aștepta în general la acest lucru și cu siguranță îl vor aprecia. Situația este diferită cu microfonul: acesta poate fi dezactivat în pauzele de vorbire pentru a evita interferența neintenționată. 

7. Imbraca-te profesionist!

Asigurați-vă că aveți un dulap adecvat. Tricourile și pantalonii de trening pot fi acceptabile atunci când vorbești cu prietenii și cunoscuții, dar astfel de ținute nu sunt acceptabile într-un mediu profesional. Îmbrăcămintea casual sau sportivă este potrivită pentru întâlnirile interne între colegi, dar îmbrăcămintea de afaceri este potrivită pentru toate conferințele video cu comunitatea externă de afaceri. Alegeți ținuta în funcție de impresia pe care doriți să o creați printre participanții la conferința web.  

8. Mențineți contactul vizual cu camera

Dacă vrei să fii perceput ca interesat și atent într-o conferință video, trebuie să te uiți direct în cameră ca vorbitor - și nu la ecranul pe care partenerii de conversație pot fi văzuți prin video. În acest fel, arăți că ești pe deplin dedicat sarcinii. Și: rămâneți concentrați! Răspunsul la e-mailuri și lucrul în paralel pe alte ferestre de program sau chiar pe smartphone-ul tău arată ce părere ai despre întâlnire: nimic. 

9. Adresați întrebările clar

Întrebările sau comentariile adresate anumitor persoane trebuie să fie adresate clar în timpul unei conferințe web. În întâlnirile digitale, elementele de control, cum ar fi atenția și contactul vizual vizat, lipsesc. Prin urmare, includeți întotdeauna numele participantului căruia îi sunt adresați în întrebări.  

10. Rămâi mereu calm

Dacă ceva nu merge bine într-o prelegere sau o prezentare, regula de aur se aplică tuturor moderatorilor: stai calm! Ceva poate merge prost întotdeauna. Și când lucrurile încep să funcționeze din nou, se aplică a doua regulă: să-ți ceri scuze o dată este suficient. Nu-ți sublinia niciodată propriile greșeli și nu încerca să te îmbunătățești într-o propoziție. Acest lucru este de obicei irelevant și oricum nimeni nu îl observă. Excepțiile sunt numele sau prenumele incorecte la prezentarea grupului de participanți. Este important să ținem mereu cont de obiectivul: să radiezi suveranitate. Asta înseamnă să rămâi calm în ciuda tuturor pregătirilor. Apoi veți găsi atenția și în spațiul digital.