Dez dicas para uma aparência profissional em videoconferências

Dez dicas para uma aparência profissional em videoconferências

O ambiente familiar do home office engana. Porque as videoconferências reservam surpresas para os participantes, mesmo dentro de suas próprias quatro paredes. Magda Bleckmann, coach de negócios e consultora de gestão em Graz, fala divertida sobre um workshop de vídeo em que um participante saiu de sua mesa. Imerso em um tema, ele procurou documentos. Por baixo da gravata e da camisa, apareciam as proverbiais calças de moletom, que obviamente eram uma das calças favoritas do gerente do assento - pareciam tão gastas e antiquadas para o resto da comunidade Zoom. Houve uma onda de ridículo entre os colegas que estavam conectados.

Para Magda Bleckmann (você pode encontrar seu livro atual sobre o assunto aqui ) não importa o estilo que você usa para se sentar em frente à câmera e participar de reuniões online. “Os looks também funcionam no espaço digital”, enfatiza o especialista da rede, “se você se veste bem, você se sente bem”. E isso é perceptível, mesmo em webconferências. 

As videochamadas agora fazem parte do dia a dia da cultura da comunicação. Até o WhatsApp Messenger, instalado confortavelmente em 75% de todos os smartphones, está sendo cada vez mais usado com sua função de vídeo. Embora não haja limites para a informalidade na vida privada, permanece na vida empresarial a questão de como a etiqueta correta pode ser aplicada. Além das questões de estilo, há muitas questões técnicas. O espectro varia desde a luz certa e o som mais nítido até o ângulo de câmera mais vantajoso. 

A aparência dos pelos do nariz não é refrescante para todos. “Cada um tem de definir por si próprio como quer ser percebido e em que ambiente”, aconselha Magda Bleckmann a adotar uma abordagem flexível. Há uma diferença entre falar com um antigo amigo de negócios ou com um novo cliente por videochamada: "Para um bom contato comercial, um blazer e uma camisa podem ser muito formais. Para um parceiro de negócios menos familiar, este pode ser exatamente o visual certo." Mas ela tem certeza de uma coisa: “Calças de moletom nunca são uma opção quando se lida com pessoas de fora”. Mas quais são as regras mais importantes para o sucesso de uma videoconferência? Leia dez dicas para uma aparência profissional na tela que deve impressionar os participantes de webconferências. 

1. Planeje a videoconferência

Um plano sólido é a base de uma videoconferência bem-sucedida. Uma agenda na qual sejam definidas uma ou duas prioridades é suficiente. Envie a agenda com antecedência para que os participantes possam se preparar. Um protocolo garante os resultados da reunião. O elemento mais importante da ata não é o que foi dito na reunião, mas quem tem quais tarefas após a reunião. Para o efeito, poderá utilizar inúmeras ferramentas, algumas das quais disponíveis em aplicação, na sequência das reuniões online. A atribuição de tarefas pode ser feita através do Microsoft Teams, por exemplo. 

2. Teste software e hardware

Skype, Zoom, Microsoft Teams – há cada vez mais ferramentas e software, muitas vezes como um aplicativo, para videoconferências. A operação deve ser garantida antecipadamente por meio de tutoriais em vídeo e outras pesquisas. Teste também o funcionamento da câmera e do microfone. E, claro, uma ligação estável ao telefone ou à Internet é um requisito básico para todas as conferências digitais e também para uma maior colaboração no escritório doméstico. 

3. Escolha um plano de fundo atraente

O fundo da seção da imagem é de importância central para a impressão. Portanto, garanta um ambiente limpo, uma parede lisa e neutra ou, caso não seja possível, utilize um fundo virtual, como muitos serviços já oferecem. A parede de livros continua sendo um clássico aceitável para reuniões na web. 

4. Enquadre a imagem ao nível dos olhos

A seção da imagem no vídeo é escolhida de forma que o alto-falante não pareça muito pequeno, nem muito grande e nem cortado. Uma regra prática é posicionar sua webcam na altura dos olhos para que sua cabeça e tronco possam ser gravados sem distorção.

5. Garanta uma boa qualidade de som com um microfone adequado 

Quanto mais próximo o microfone estiver do corpo, melhor. A maioria dos fones de ouvido oferecem qualidade de som bastante aceitável via Bluetooth e podem ser adquiridos por apenas 40 euros. Um microfone de suporte USB separado combinado com alto-falantes USB pode, obviamente, melhorar a qualidade do som. Também aqui existem inúmeras ferramentas que melhoram e facilitam a colaboração. 

6. Nunca desligue a câmera

A câmera não deve ser desligada durante uma reunião. Enfatiza atenção e presença. Os participantes da reunião geralmente esperam isso e certamente apreciam isso. A situação é diferente com o microfone: ele pode ser desligado durante os intervalos da fala para evitar interferências involuntárias. 

7. Vista-se profissionalmente!

Certifique-se de ter um guarda-roupa apropriado. Camisetas e calças de moletom podem ser aceitáveis ​​ao conversar com amigos e conhecidos, mas essas roupas não são aceitáveis ​​em um ambiente profissional. Roupas casuais ou esportivas são apropriadas para reuniões internas entre colegas, mas roupas de negócios são apropriadas para todas as videoconferências com a comunidade empresarial externa. Escolha a roupa com base na impressão que deseja criar entre os participantes da webconferência.  

8. Mantenha contato visual com a câmera

Se você quiser ser visto como interessado e atento em uma videoconferência, você deve olhar diretamente para a câmera como o orador - e não para a tela na qual os interlocutores podem ser vistos por vídeo. Dessa forma você mostra que está totalmente comprometido com a tarefa. E: mantenha o foco! Responder e-mails e trabalhar em paralelo em outras janelas de programas ou até mesmo no seu smartphone mostra o que você achou da reunião: nada. 

9. Aborde as questões com clareza

Perguntas ou comentários direcionados a pessoas específicas devem ser abordados de forma clara durante uma webconferência. Nos encontros digitais, faltam elementos de controle como atenção e contato visual direcionado. Portanto, inclua sempre nas perguntas o nome do participante a quem se dirige.  

10. Mantenha sempre a calma

Se algo der errado em uma palestra ou apresentação, a regra de ouro vale para todos os moderadores: mantenham a calma! Algo sempre pode dar errado. E quando as coisas voltam a funcionar, a segunda regra se aplica: pedir desculpas uma vez é o suficiente. Nunca aponte seus próprios erros ou tente melhorar em uma frase. Isso geralmente é irrelevante e ninguém percebe de qualquer maneira. As exceções são nomes ou sobrenomes incorretos ao apresentar o grupo de participantes. É importante ter sempre em mente o objetivo: irradiar soberania. Isto significa manter a calma apesar de toda a preparação. Então você também encontrará atenção no espaço digital.