Dziesięć wskazówek, jak profesjonalnie wyglądać podczas wideokonferencji

Dziesięć wskazówek, jak profesjonalnie wyglądać podczas wideokonferencji

Znajome środowisko domowego biura jest zwodnicze. Ponieważ wideokonferencje kryją w sobie niespodzianki dla uczestników nawet we własnych czterech ścianach. Magda Bleckmann, trenerka biznesu i konsultantka ds. zarządzania w Grazu, z rozbawieniem opowiada o wideowarsztacie, podczas którego uczestnik odszedł od biurka. Zanurzony w temacie, szukał dokumentów. Pod krawatem i koszulą pojawiły się przysłowiowe spodnie dresowe, które oczywiście były jednymi z ulubionych spodni menadżera fotela – w oczach reszty społeczności Zoom wyglądały na znoszone i staromodne. Wśród powiązanych kolegów rozległa się fala szyderstw.

Dla Magdy Bleckmann (jej aktualną książkę na ten temat znajdziesz Tutaj ) nie ma znaczenia, w jakim stylu zasiadasz przed kamerą, aby wziąć udział w spotkaniach online. „Stroje sprawdzają się także w przestrzeni cyfrowej” – podkreśla specjalista ds. sieci. „Jeśli odpowiednio się ubierzesz, poczujesz się dobrze”. I jest to zauważalne nawet podczas konferencji internetowych. 

Rozmowy wideo są obecnie codzienną częścią kultury komunikacji. Nawet WhatsApp Messenger, wygodnie umieszczony na 75 procentach wszystkich smartfonów, jest coraz częściej używany z funkcją wideo. Chociaż nieformalność w życiu prywatnym nie ma granic, w życiu biznesowym pozostaje pytanie, w jaki sposób można okazywać właściwą etykietę. Oprócz kwestii stylu istnieje wiele kwestii technicznych. Spektrum sięga od odpowiedniego światła i najczystszego dźwięku po najkorzystniejszy kąt kamery. 

Pojawienie się włosów w nosie nie dla każdego jest odświeżające. „Każdy musi sam określić, jak chce być postrzegany w jakim otoczeniu” – radzi Magda Bleckmann, aby przyjąć elastyczne podejście. Istnieje różnica, czy rozmawiasz ze starym przyjacielem biznesowym, czy nowym klientem za pośrednictwem rozmowy wideo: „Dla dobrego kontaktu biznesowego marynarka i koszula mogą być zbyt formalne. Dla mniej znajomego partnera biznesowego może to być dokładnie ten wygląd”. Ale jednego jest pewna: „Spodnie dresowe nigdy nie wchodzą w grę, gdy mamy do czynienia z obcymi”. Ale jakie są najważniejsze zasady, aby konferencja wideo zakończyła się sukcesem? Przeczytaj dziesięć wskazówek, jak profesjonalnie wyglądać na ekranie, który powinien zaimponować uczestnikom konferencji internetowych. 

1. Zaplanuj wideokonferencję

Solidny plan to podstawa udanej wideokonferencji. Wystarczy program, w którym ustalony jest jeden lub dwa priorytety. Wyślij program z wyprzedzeniem, aby uczestnicy mogli się przygotować. Wyniki spotkania zabezpiecza protokół. Najważniejszym elementem protokołu nie jest to, co zostało powiedziane na spotkaniu, ale kto ma jakie zadania po spotkaniu. W tym celu można skorzystać z licznych narzędzi, z których część dostępna jest w formie aplikacji umożliwiającej śledzenie spotkań online. Przydzielanie zadań można wykonać na przykład za pośrednictwem Microsoft Teams. 

2. Przetestuj oprogramowanie i sprzęt

Skype, Zoom, Microsoft Teams – narzędzi i oprogramowania, często w postaci aplikacji, do wideokonferencji jest coraz więcej. Operację należy wcześniej zabezpieczyć za pomocą samouczków wideo i innych badań. Przetestuj także działanie kamery i mikrofonu. I oczywiście stabilne połączenie telefoniczne lub internetowe to podstawowy wymóg każdej cyfrowej konferencji, a także dalszej współpracy w biurze domowym. 

3. Wybierz atrakcyjne tło

Tło części obrazowej ma kluczowe znaczenie dla wrażenia. Dlatego zadbaj o czyste środowisko, gładką, neutralną ścianę lub, jeśli nie jest to możliwe, użyj wirtualnego tła, jak oferuje obecnie wiele usług. Ściana z książkami pozostaje akceptowalnym klasykiem spotkań w Internecie. 

4. Wykadruj obraz na poziomie oczu

Sekcja obrazu w filmie jest tak dobrana, aby głośnik nie wydawał się zbyt mały, niezbyt duży i nie został obcięty. Ogólna zasada jest taka, aby ustawić kamerę internetową na wysokości oczu, tak aby można było nagrywać głowę i tułów bez zniekształceń.

5. Zapewnij dobrą jakość dźwięku za pomocą odpowiedniego mikrofonu 

Im bliżej ciała znajduje się mikrofon, tym lepiej. Większość słuchawek dousznych zapewnia całkiem akceptowalną jakość dźwięku przez Bluetooth i można je kupić już za 40 euro. Oddzielny mikrofon na stojaku USB w połączeniu z głośnikami USB może oczywiście poprawić jakość dźwięku. Również tutaj dostępnych jest obecnie wiele narzędzi usprawniających i ułatwiających współpracę. 

6. Nigdy nie wyłączaj aparatu

Podczas spotkania nie należy wyłączać kamery. Podkreśla uwagę i obecność. Uczestnicy spotkania na ogół będą tego oczekiwać i na pewno to docenią. Inaczej jest w przypadku mikrofonu: można go wyłączyć podczas przerw w mówieniu, aby uniknąć niezamierzonych zakłóceń. 

7. Ubieraj się profesjonalnie!

Zadbaj o odpowiednią garderobę. T-shirty i spodnie dresowe mogą być dopuszczalne podczas rozmów z przyjaciółmi i znajomymi, ale takie stroje są nie do przyjęcia w środowisku zawodowym. Na wewnętrzne spotkania w gronie współpracowników odpowiedni jest ubiór swobodny lub sportowy, natomiast na wszelkie wideokonferencje z zewnętrznym środowiskiem biznesowym odpowiedni jest strój biznesowy. Wybierz strój w oparciu o wrażenie, jakie chcesz wywołać wśród uczestników konferencji internetowych.  

8. Utrzymuj kontakt wzrokowy z kamerą

Jeśli chcesz być postrzegany jako osoba zainteresowana i uważna podczas wideokonferencji, musisz patrzeć bezpośrednio w kamerę jako mówca, a nie na ekran, na którym można zobaczyć partnerów rozmowy za pośrednictwem wideo. W ten sposób pokażesz, że w pełni angażujesz się w zadanie. I: bądź skupiony! Odpowiadanie na e-maile i równoległa praca w innych oknach programów, a nawet na smartfonie pokazuje, co myślisz o spotkaniu: nic. 

9. Jasno zadawaj pytania

Podczas konferencji internetowej należy jasno odpowiedzieć na pytania lub komentarze skierowane do konkretnych osób. W spotkaniach cyfrowych brakuje elementów kontrolnych, takich jak uwaga i ukierunkowany kontakt wzrokowy. Dlatego w pytaniach należy zawsze podawać imię i nazwisko uczestnika, do którego są kierowane.  

10. Zawsze zachowuj spokój

Jeśli coś pójdzie nie tak na wykładzie lub prezentacji, wszystkich moderatorów obowiązuje złota zasada: zachowaj spokój! Zawsze coś może pójść nie tak. A kiedy wszystko znów zacznie działać, obowiązuje druga zasada: wystarczy raz przeprosić. Nigdy nie wytykaj własnych błędów ani nie próbuj poprawiać się w zdaniu. Zazwyczaj nie ma to żadnego znaczenia i nikt tego i tak nie zauważa. Wyjątkiem są nieprawidłowe imiona lub nazwiska przy przedstawianiu grupy uczestników. Ważne jest, aby zawsze mieć na uwadze cel: promieniować suwerennością. Oznacza to zachowanie spokoju pomimo wszystkich przygotowań. Wtedy również znajdziesz uwagę w przestrzeni cyfrowej.