Ti tips for en profesjonell opptreden i videokonferanser

Ti tips for en profesjonell opptreden i videokonferanser

Det kjente miljøet på hjemmekontoret er villedende. For videokonferanser har overraskelser i vente for deltakerne selv innenfor deres egne fire vegger. Magda Bleckmann, forretningscoach og ledelseskonsulent i Graz, snakker med moro om et videoverksted der en deltaker forlot skrivebordet sitt. Fordypet i et emne søkte han etter dokumenter. Under slipset og skjorten dukket den velkjente joggebuksen opp, som åpenbart var en av setesjefens favorittbukser – de så så slitte og gammeldagse ut for resten av Zoom-miljøet. Det haglet av latterliggjøring blant kollegene som var tilkoblet.

For Magda Bleckmann (du kan finne hennes nåværende bok om emnet her ) det spiller ingen rolle hvilken stil du bruker for å sette deg ned foran kameraet for å delta i nettmøter. "Antrekk fungerer også i det digitale rommet," understreker nettverksspesialisten, "hvis du kler deg riktig, føler du deg bra." Og dette merkes, selv i nettkonferanser. 

Videosamtaler er nå en daglig del av kommunikasjonskulturen. Til og med WhatsApp Messenger, plassert komfortabelt på 75 prosent av alle smarttelefoner, blir i økende grad brukt med videofunksjonen. Selv om det ikke er noen grenser for uformalitet i privatlivet, gjenstår spørsmålet i forretningslivet om hvordan riktig etikette kan vises. I tillegg til spørsmålene om stil, er det mange tekniske problemer. Spekteret spenner fra riktig lys og klareste lyd til den mest fordelaktige kameravinkelen. 

Utseendet til nesehår er ikke forfriskende for alle. "Alle må selv definere hvordan de ønsker å bli oppfattet i hvilke omgivelser," råder Magda Bleckmann til å ta en fleksibel tilnærming. Det er forskjell på om du snakker med en gammel forretningsvenn eller en ny kunde via videosamtale: "For en god forretningskontakt kan blazer og skjorte være for formelt. For en mindre kjent forretningspartner kan dette være akkurat det rette utseendet." Men hun er sikker på én ting: "Joggebukser er aldri et alternativ når man har å gjøre med utenforstående." Men hva er de viktigste reglene for å gjøre en videosamtalekonferanse vellykket? Les ti tips for en profesjonell fremtoning på skjermen som bør imponere deltakere på nettkonferanser. 

1. Planlegg videokonferansen

En solid plan er hjørnesteinen i en vellykket videokonferanse. En agenda der en eller to prioriteringer er satt opp er tilstrekkelig. Send ut agenda på forhånd slik at deltakerne kan forberede seg. En protokoll sikrer resultatet av møtet. Det viktigste elementet i referatet er ikke hva som ble sagt i møtet, men hvem som har hvilke oppgaver etter møtet. Til dette formålet kan du bruke en rekke verktøy, hvorav noen er tilgjengelige som en app, etter nettmøtene. Oppgavetildeling kan for eksempel gjøres via Microsoft Teams. 

2. Test programvare og maskinvare

Skype, Zoom, Microsoft Teams – det er flere og flere verktøy og programvare, ofte som en app, for videokonferanser. Operasjonen bør sikres på forhånd gjennom videoopplæringer og annen forskning. Test også funksjonen til kameraet og mikrofonen. Og selvfølgelig er en stabil telefon- eller internettforbindelse et grunnleggende krav for hver digital konferanse og også for videre samarbeid på hjemmekontoret. 

3. Velg en overbevisende bakgrunn

Bakgrunnen til bildeutsnittet er av sentral betydning for inntrykket. Sørg derfor for et rent miljø, en ren, nøytral vegg eller, hvis dette ikke er mulig, bruk en virtuell bakgrunn, slik mange tjenester nå tilbyr. Bokveggen er fortsatt en akseptabel klassiker for møter på nettet. 

4. Ram inn bildet i øyehøyde

Bildedelen i videoen er valgt slik at høyttaleren ikke virker for liten, ikke for stor og ikke avskåret. En tommelfingerregel er å plassere webkameraet i øyehøyde slik at hodet og overkroppen kan tas opp uten forvrengning.

5. Sørg for god lydkvalitet med egnet mikrofon 

Jo nærmere mikrofonen er kroppen, jo bedre. De fleste in-ear-hodetelefoner leverer ganske akseptabel lydkvalitet via Bluetooth og kan kjøpes for så lite som 40 euro. En separat USB-stativmikrofon kombinert med USB-høyttalere kan selvsagt forbedre lydkvaliteten. Også her finnes det nå en rekke verktøy som forbedrer og legger til rette for samarbeid. 

6. Slå aldri av kameraet

Kameraet bør ikke slås av i et møte. Det understreker oppmerksomhet og tilstedeværelse. Deltakerne på møtet vil generelt forvente dette og setter absolutt pris på det. Situasjonen er annerledes med mikrofonen: Denne kan slås av i pauser i snakken for å unngå utilsiktet forstyrrelse. 

7. Kle deg profesjonelt!

Sørg for at du har en passende garderobe. T-skjorter og joggebukser kan være akseptable når man snakker med venner og bekjente, men slike antrekk er ikke akseptable i et profesjonelt miljø. Uformelle eller sporty klær egner seg for interne møter blant kollegaer, men forretningsklær passer for alle videokonferanser med eksternt næringsliv. Velg antrekket basert på inntrykket du ønsker å skape blant nettkonferansedeltakere.  

8. Hold øyekontakt med kameraet

Skal du oppfattes som interessert og oppmerksom på en videokonferanse, må du se direkte inn i kameraet som foredragsholder – og ikke på skjermen som samtalepartnerne kan sees på via video. På denne måten viser du at du er fullt ut forpliktet til oppgaven. Og: hold fokus! Å svare på e-poster og arbeide parallelt med andre programvinduer eller smarttelefonen din viser hva du synes om møtet: ingenting. 

9. Ta opp spørsmål tydelig

Spørsmål eller kommentarer rettet mot spesifikke personer må være tydelig adressert under en nettkonferanse. I digitale møter mangler kontrollelementer som oppmerksomhet og målrettet øyekontakt. Ta derfor alltid med navnet på deltakeren de er rettet til i spørsmålene.  

10. Forbli alltid rolig

Hvis noe går galt i en forelesning eller presentasjon, gjelder den gyldne regel for alle moderatorer: hold deg rolig! Noe kan alltid gå galt. Og når ting begynner å fungere igjen, gjelder den andre regelen: å be om unnskyldning én gang er nok. Påpek aldri dine egne feil eller prøv å forbedre deg selv i en setning. Dette er vanligvis irrelevant og ingen legger merke til det uansett. Unntak er feil for- eller etternavn ved introduksjon av deltakergruppen. Det er viktig å alltid ha målet for øyet: å utstråle suverenitet. Dette betyr å forbli rolig til tross for alle forberedelsene. Da finner du også oppmerksomhet i det digitale rommet.