Tien tips voor een professionele uitstraling tijdens videoconferenties

Tien tips voor een professionele uitstraling tijdens videoconferenties

De vertrouwde omgeving van het thuiskantoor is bedrieglijk. Omdat videoconferenties zelfs binnen de eigen vier muren verrassingen in petto hebben voor de deelnemers. Magda Bleckmann, business coach en managementconsultant in Graz, vertelt geamuseerd over een videoworkshop waarin een deelnemer zijn bureau verliet. Verdiept in een onderwerp zocht hij naar documenten. Onder de stropdas en het overhemd verscheen de spreekwoordelijke joggingbroek, die duidelijk een van de favoriete broeken van de stoelmanager was - ze zagen er zo versleten en ouderwets uit voor de rest van de Zoom-gemeenschap. Er klonk een hagel van spot onder de collega's die ermee verbonden waren.

Voor Magda Bleckmann (je kunt haar huidige boek over dit onderwerp vinden hier ) het maakt niet uit welke stijl je gebruikt om voor je camera te gaan zitten en deel te nemen aan online meetings. “Outfits werken ook in de digitale ruimte”, benadrukt de netwerkspecialist, “als je je gepast kleedt, voel je je goed.” En dat merk je, zelfs bij webconferenties. 

Videogesprekken zijn nu een alledaags onderdeel van de communicatiecultuur. Zelfs WhatsApp Messenger, comfortabel genesteld op 75 procent van alle smartphones, wordt steeds vaker gebruikt met zijn videofunctie. Hoewel er in het privéleven geen grenzen zijn aan informaliteit, blijft in het zakenleven de vraag hoe de juiste etiquette kan worden getoond. Naast de stijlvragen zijn er veel technische problemen. Het spectrum varieert van het juiste licht en helderste geluid tot de meest voordelige camerahoek. 

Het verschijnen van neushaar is niet voor iedereen verfrissend. “Iedereen moet voor zichzelf bepalen hoe hij in welke setting gezien wil worden”, adviseert Magda Bleckmann om flexibel te werk te gaan. Er is een verschil of je via een videogesprek een oude zakenvriend of een nieuwe klant te woord staat: “Voor een goed zakelijk contact kan een blazer en overhemd te formeel zijn. Voor een minder bekende zakenpartner kan dit precies de juiste look zijn.” Maar één ding weet ze zeker: “Joggingbroeken zijn nooit een optie als je met buitenstaanders te maken hebt.” Maar wat zijn de belangrijkste regels om een ​​videogesprek tot een succes te maken? Lees tien tips voor een professionele uitstraling op het scherm waarmee u indruk moet maken op deelnemers aan webconferenties. 

1. Plan de videoconferentie

Een gedegen plan is de hoeksteen van een succesvolle videoconferentie. Een agenda waarin één of twee prioriteiten worden gesteld, is voldoende. Verstuur de agenda vooraf, zodat de deelnemers zich kunnen voorbereiden. Een protocol legt de resultaten van de bijeenkomst vast. Het belangrijkste element van notulen is niet wat er in de vergadering is gezegd, maar wie welke taken heeft na de vergadering. Hiervoor kunt u na de online bijeenkomsten gebruik maken van tal van tools, waarvan een deel ook als app beschikbaar is. Taaktoewijzing kan bijvoorbeeld via Microsoft Teams. 

2. Software en hardware testen

Skype, Zoom, Microsoft Teams – er zijn steeds meer tools en software, vaak als app, voor videoconferenties. De operatie moet vooraf worden beveiligd door middel van video-tutorials en ander onderzoek. Test ook de werking van de camera en microfoon. En uiteraard is een stabiele telefoon- of internetverbinding een basisvereiste voor ieder digitaal congres en ook voor verdere samenwerking op het thuiskantoor. 

3. Kies een boeiende achtergrond

Voor de indruk is de achtergrond van het beeldfragment van cruciaal belang. Zorg daarom voor een schone omgeving, een effen, neutrale muur of, als dit niet mogelijk is, gebruik een virtuele achtergrond, zoals veel diensten nu bieden. De boekenmuur blijft een acceptabele klassieker voor vergaderingen op internet. 

4. Kadreer de afbeelding op ooghoogte

Het beeldgedeelte in de video is zo gekozen dat de speaker niet te klein, niet te groot en niet afgekapt overkomt. Een vuistregel is om uw webcam op ooghoogte te plaatsen, zodat uw hoofd en romp zonder vervorming kunnen worden opgenomen.

5. Zorg voor een goede geluidskwaliteit met een geschikte microfoon 

Hoe dichter de microfoon bij het lichaam is, hoe beter. De meeste in-ear hoofdtelefoons leveren via Bluetooth een heel acceptabele geluidskwaliteit en zijn al voor 40 euro te koop. Een losse USB-standaardmicrofoon in combinatie met USB-luidsprekers kan de geluidskwaliteit uiteraard verbeteren. Ook hier bestaan ​​inmiddels talloze tools die de samenwerking verbeteren en vergemakkelijken. 

6. Schakel de camera nooit uit

Tijdens een vergadering mag de camera niet worden uitgeschakeld. Het benadrukt aandacht en aanwezigheid. De deelnemers aan de bijeenkomst zullen dit over het algemeen verwachten en zeker op prijs stellen. Bij de microfoon is de situatie anders: deze kan tijdens spreekpauzes worden uitgeschakeld om onbedoelde interferentie te voorkomen. 

7. Kleed je professioneel!

Zorg voor een passende garderobe. T-shirts en joggingbroeken zijn misschien acceptabel als je met vrienden en kennissen praat, maar dergelijke outfits zijn niet acceptabel in een professionele omgeving. Casual of sportieve kleding is geschikt voor interne ontmoetingen tussen collega's, maar zakelijke kleding is geschikt voor alle videoconferenties met het externe bedrijfsleven. Kies de outfit op basis van de indruk die u wilt creëren bij de deelnemers aan de webconferentie.  

8. Houd oogcontact met de camera

Als je tijdens een videoconferentie geïnteresseerd en aandachtig wilt overkomen, moet je als spreker rechtstreeks in de camera kijken – en niet naar het scherm waarop de gesprekspartners via video te zien zijn. Zo laat je zien dat je je volledig inzet voor de taak. En: blijf gefocust! Door e-mails te beantwoorden en parallel te werken op andere programmavensters of zelfs op uw smartphone, kunt u zien wat u van de vergadering vindt: niets. 

9. Beantwoord vragen duidelijk

Vragen of opmerkingen gericht aan specifieke personen moeten tijdens een webconferentie duidelijk aan bod komen. Bij digitale ontmoetingen ontbreken controle-elementen als aandacht en gericht oogcontact. Vermeld daarom altijd in de vragen de naam van de deelnemer aan wie ze gericht zijn.  

10. Blijf altijd kalm

Als er iets misgaat in een lezing of presentatie, geldt voor alle moderatoren de gouden regel: blijf kalm! Er kan altijd iets misgaan. En als alles weer werkt, geldt de tweede regel: één keer je excuses aanbieden is voldoende. Wijs nooit op uw eigen fouten en probeer uzelf niet in een zin te verbeteren. Dit is meestal niet relevant en niemand merkt het toch op. Uitzonderingen zijn onjuiste voor- of achternaam bij het introduceren van de groep deelnemers. Het is belangrijk om altijd het doel voor ogen te houden: het uitstralen van soevereiniteit. Dit betekent dat je ondanks alle voorbereidingen kalm moet blijven. Dan vind je ook aandacht in de digitale ruimte.