Dešimt patarimų, kaip profesionaliai pasirodyti vaizdo konferencijose

Dešimt patarimų, kaip profesionaliai pasirodyti vaizdo konferencijose

Pažįstama namų biuro aplinka yra apgaulinga. Nes vaizdo konferencijos dalyviams laukia staigmenų net už savo keturių sienų. Magda Bleckmann, verslo trenerė ir vadybos konsultantė Grace, su pasilinksminimu pasakoja apie vaizdo seminarą, kurio metu vienas dalyvis paliko savo stalą. Pasinėręs į temą, jis ieškojo dokumentų. Po kaklaraiščiu ir marškiniais pasirodė patarlės sportinės kelnės, kurios akivaizdžiai buvo vienos mėgstamiausių sėdynės vadovo kelnių – likusiai Zoom bendruomenei jos atrodė tokios nudėvėtos ir senamadiškos. Tarp susijusių kolegų kilo pajuokos kruša.

Magdai Bleckmann (galite rasti jos dabartinę knygą šia tema čia ) nesvarbu, kokiu stiliumi sėdite prieš kamerą ir dalyvausite internetiniuose susitikimuose. „Apranga veikia ir skaitmeninėje erdvėje, – pabrėžia tinklo specialistė, – jei tinkamai apsirengi, jautiesi gerai. Ir tai pastebima net interneto konferencijose. 

Vaizdo skambučiai dabar yra kasdienė bendravimo kultūros dalis. Net „WhatsApp Messenger“, patogiai įsitaisęs 75 procentuose visų išmaniųjų telefonų, vis dažniau naudojamas su vaizdo įrašo funkcija. Nors privačiame gyvenime neformalumui ribų nėra, verslo gyvenime išlieka klausimas, kaip galima parodyti teisingą etiketą. Be stiliaus klausimų, yra daug techninių problemų. Spektras svyruoja nuo tinkamos šviesos ir aiškiausio garso iki naudingiausio fotoaparato kampo. 

Nosies plaukų išvaizda atgaivina ne kiekvieną. „Kiekvienas turi pats apibrėžti, kaip nori būti suvokiamas kokioje aplinkoje“, – pataria Magda Bleckmann laikytis lanksčios pozicijos. Yra skirtumas, ar kalbėsite su senu verslo draugu, ar su nauju klientu per vaizdo skambutį: „Geram verslo kontaktui švarkas ir marškiniai gali būti per daug formalūs. Mažiau pažįstamam verslo partneriui tai gali būti būtent tokia išvaizda“. Tačiau ji yra tikra dėl vieno dalyko: „Bandrai su pašaliečiais niekada nėra pasirinkimo sportuoti“. Tačiau kokios yra svarbiausios taisyklės, kad vaizdo skambučių konferencija būtų sėkminga? Perskaitykite dešimt patarimų, kaip profesionaliai atrodyti ekrane, kurie turėtų padaryti įspūdį interneto konferencijų dalyviams. 

1. Suplanuokite vaizdo konferenciją

Tvirtas planas yra sėkmingos vaizdo konferencijos kertinis akmuo. Pakanka darbotvarkės, kurioje nustatyti vienas ar du prioritetai. Iš anksto išsiųskite darbotvarkę, kad dalyviai galėtų pasiruošti. Posėdžio rezultatus užtikrina protokolas. Svarbiausias protokolo elementas yra ne tai, kas buvo pasakyta posėdyje, o tai, kas po posėdžio turi kokias užduotis. Šiuo tikslu galite naudoti daugybę įrankių, kai kurie iš jų pasiekiami kaip programėlė po internetinių susitikimų. Užduotis galima priskirti, pavyzdžiui, naudojant „Microsoft Teams“. 

2. Išbandykite programinę ir techninę įrangą

Skype, Zoom, Microsoft Teams – vis daugiau įrankių ir programinės įrangos, dažnai kaip programėlė, skirta vaizdo konferencijoms. Operacija turėtų būti užtikrinta iš anksto naudojant vaizdo įrašų pamokas ir kitus tyrimus. Taip pat patikrinkite kameros ir mikrofono funkciją. Ir, žinoma, stabilus telefono ar interneto ryšys yra pagrindinis kiekvienos skaitmeninės konferencijos ir tolesnio bendradarbiavimo namų biure reikalavimas. 

3. Pasirinkite patrauklų foną

Vaizdo dalies fonas yra labai svarbus įspūdžiui. Todėl užtikrinkite švarią aplinką, paprastą, neutralią sieną arba, jei tai neįmanoma, naudokite virtualų foną, kaip dabar siūlo daugelis paslaugų. Knygų siena išlieka priimtina klasika susitikimams internete. 

4. Įrėminkite vaizdą akių lygyje

Vaizdo dalis vaizdo įraše parinkta taip, kad garsiakalbis nepasirodytų per mažas, ne per didelis ir nenupjautas. Nykščio taisyklė – internetinę kamerą pastatykite akių lygyje, kad būtų galima įrašyti galvą ir liemenį be iškraipymų.

5. Užtikrinkite gerą garso kokybę naudodami tinkamą mikrofoną 

Kuo arčiau mikrofonas yra prie kūno, tuo geriau. Dauguma į ausis įstatytų ausinių per „Bluetooth“ suteikia gana priimtiną garso kokybę ir jas galima įsigyti vos už 40 eurų. Atskiras USB stovas mikrofonas kartu su USB garsiakalbiais, žinoma, gali pagerinti garso kokybę. Čia taip pat yra daug įrankių, kurie pagerina ir palengvina bendradarbiavimą. 

6. Niekada neišjunkite fotoaparato

Susitikimo metu fotoaparatas neturėtų būti išjungtas. Tai pabrėžia dėmesį ir buvimą. Susitikimo dalyviai paprastai to tikisi ir tikrai tai įvertins. Su mikrofonu situacija yra kitokia: jį galima išjungti per kalbėjimo pertraukas, kad būtų išvengta netyčinių trukdžių. 

7. Apsirenkite profesionaliai!

Įsitikinkite, kad turite tinkamą drabužių spinta. Gali būti priimtini marškinėliai ir sportinės kelnės kalbantis su draugais ir pažįstamais, tačiau profesionalioje aplinkoje tokia apranga nepriimtina. Laisvalaikio ar sportinė apranga tinka vidiniams kolegų susitikimams, tačiau dalykinė apranga tinka visoms vaizdo konferencijoms su išorine verslo bendruomene. Pasirinkite aprangą pagal įspūdį, kurį norite sukurti tarp internetinės konferencijos dalyvių.  

8. Palaikykite akių kontaktą su fotoaparatu

Jei norite, kad vaizdo konferencijoje jus suprastų susidomėję ir dėmesingi, turite žiūrėti tiesiai į kamerą kaip į kalbėtoją, o ne į ekraną, kuriame pokalbio partneriai gali būti matomi per vaizdo įrašą. Taip parodote, kad esate visiškai atsidavęs užduočiai. Ir: būk susikaupęs! Atsakydami į el. laiškus ir lygiagrečiai dirbdami su kitais programos langais ar net išmaniuoju telefonu, parodote, ką galvojate apie susitikimą: nieko. 

9. Aiškiai spręskite klausimus

Internetinės konferencijos metu turi būti aiškiai atsakyta į klausimus ar komentarus, skirtus konkretiems žmonėms. Skaitmeniniuose susitikimuose trūksta valdymo elementų, tokių kaip dėmesys ir tikslinis akių kontaktas. Todėl į klausimus visada įtraukite dalyvio, kuriam jie skirti, pavardę.  

10. Visada išlikite ramūs

Jei paskaitoje ar pristatyme kas nors nepavyksta, visiems moderatoriams galioja auksinė taisyklė: būkite ramūs! Kažkas visada gali suklysti. O kai viskas vėl pradeda veikti, galioja antroji taisyklė: užtenka vieną kartą atsiprašyti. Niekada nenurodykite savo klaidų ir nemėginkite savęs tobulinti sakinyje. Paprastai tai nėra svarbu ir niekas to nepastebi. Išimtis – neteisingi vardai ar pavardės pristatant dalyvių grupę. Svarbu visada turėti omenyje tikslą – spinduliuoti suverenitetu. Tai reiškia, kad nepaisant viso pasiruošimo išlikti ramiam. Tuomet dėmesio rasite ir skaitmeninėje erdvėje.