Dieci consigli per una presenza professionale nelle videoconferenze

Dieci consigli per una presenza professionale nelle videoconferenze

L’ambiente familiare dell’home office è ingannevole. Perché le videoconferenze riservano sorprese ai partecipanti anche tra le mura di casa. Magda Bleckmann, business coach e consulente aziendale a Graz, racconta divertita di un seminario video in cui un partecipante si è alzato dalla scrivania. Immerso in un argomento, cercò documenti. Sotto la cravatta e la camicia apparivano i proverbiali pantaloni della tuta, che erano ovviamente uno dei pantaloni preferiti del responsabile del posto: sembravano così logori e antiquati al resto della comunità Zoom. Ci fu una pioggia di scherno tra i colleghi collegati.

Per Magda Bleckmann (potete trovare il suo libro attuale sull'argomento Qui ) non importa quale stile usi per sederti davanti alla telecamera per partecipare alle riunioni online. «Gli outfit funzionano anche nello spazio digitale», sottolinea lo specialista di rete, «se ti vesti in modo appropriato, ti senti bene». E questo si nota anche nelle conferenze web. 

Le videochiamate sono ormai una parte quotidiana della cultura della comunicazione. Anche WhatsApp Messenger, che si trova comodamente sul 75% di tutti gli smartphone, viene utilizzato sempre più spesso con la sua funzione video. Mentre nella vita privata non ci sono limiti all’informalità, nella vita lavorativa rimane la questione su come osservare l’etichetta corretta. Oltre alle questioni di stile, ci sono molte questioni tecniche. Lo spettro spazia dalla luce giusta e dal suono più chiaro all'angolazione della telecamera più vantaggiosa. 

L'aspetto dei peli del naso non è rinfrescante per tutti. “Ognuno deve definire da sé come vuole essere percepito e in quale contesto”, consiglia Magda Bleckmann di adottare un approccio flessibile. C'è differenza se si parla con un vecchio amico d'affari o con un nuovo cliente tramite videochiamata: "Per un buon contatto d'affari, blazer e camicia potrebbero essere troppo formali. Per un partner commerciale meno familiare, questo può essere esattamente il look giusto." Ma di una cosa è sicura: “I pantaloni della tuta non sono mai un’opzione quando si ha a che fare con gli estranei”. Ma quali sono le regole più importanti per far sì che una videoconferenza abbia successo? Leggi dieci consigli per un aspetto professionale sullo schermo che dovrebbe impressionare i partecipanti alle conferenze web. 

1. Pianifica la videoconferenza

Un piano solido è la pietra angolare di una videoconferenza di successo. È sufficiente un’agenda in cui siano fissate una o due priorità. Inviare l'ordine del giorno in anticipo in modo che i partecipanti possano prepararsi. Un protocollo protegge i risultati dell'incontro. L'elemento più importante del verbale non è ciò che è stato detto durante la riunione, ma chi ha quali compiti dopo la riunione. A questo scopo è possibile utilizzare numerosi strumenti, alcuni dei quali disponibili anche come app, a seguito degli incontri online. L'assegnazione delle attività può essere effettuata, ad esempio, tramite Microsoft Teams. 

2. Testare software e hardware

Skype, Zoom, Microsoft Teams: esistono sempre più strumenti e software, spesso sotto forma di app, per le videoconferenze. L'operazione dovrebbe essere garantita in anticipo attraverso tutorial video e altre ricerche. Testare anche il funzionamento della fotocamera e del microfono. E naturalmente una connessione telefonica o Internet stabile è un requisito fondamentale per ogni conferenza digitale e anche per un'ulteriore collaborazione nell'home office. 

3. Scegli uno sfondo convincente

Lo sfondo della sezione dell'immagine è di fondamentale importanza per l'impressione. Assicuratevi quindi un ambiente pulito, una parete semplice e neutra o, se ciò non è possibile, utilizzate uno sfondo virtuale, come ormai molti servizi offrono. La libreria a muro rimane un classico accettabile per gli incontri sul web. 

4. Inquadra l'immagine all'altezza degli occhi

La sezione dell'immagine nel video è scelta in modo che l'oratore non appaia né troppo piccolo, né troppo grande e non tagliato. Una regola pratica è posizionare la webcam all'altezza degli occhi in modo che la testa e il busto possano essere ripresi senza distorsioni.

5. Garantire una buona qualità del suono con un microfono adatto 

Più il microfono è vicino al corpo, meglio è. La maggior parte degli auricolari in-ear offrono una qualità del suono abbastanza accettabile tramite Bluetooth e possono essere acquistati a partire da 40 euro. Un microfono con supporto USB separato combinato con altoparlanti USB può ovviamente migliorare la qualità del suono. Anche qui esistono ormai numerosi strumenti che migliorano e facilitano la collaborazione. 

6. Non spegnere mai la fotocamera

La fotocamera non deve essere spenta durante una riunione. Sottolinea l'attenzione e la presenza. I partecipanti all'incontro generalmente se lo aspetteranno e sicuramente lo apprezzeranno. Diversa è la situazione con il microfono: durante le pause di conversazione è possibile disattivarlo per evitare interferenze involontarie. 

7. Vestiti in modo professionale!

Assicurati di avere un guardaroba adeguato. Magliette e pantaloni della tuta possono essere accettabili quando si parla con amici e conoscenti, ma tali abiti non sono accettabili in un ambiente professionale. L'abbigliamento casual o sportivo è appropriato per le riunioni interne tra colleghi, ma l'abbigliamento professionale è appropriato per tutte le videoconferenze con la comunità aziendale esterna. Scegli l'outfit in base all'impressione che vuoi creare tra i partecipanti alla web conference.  

8. Mantenere il contatto visivo con la fotocamera

Se durante una videoconferenza volete essere percepiti come interessati e attenti, come relatore dovete guardare direttamente nella telecamera e non sullo schermo su cui si possono vedere i partner della conversazione tramite video. In questo modo dimostri che sei pienamente impegnato nel compito. E: resta concentrato! Rispondere alle email e lavorare in parallelo sulle finestre di altri programmi o anche sul tuo smartphone mostra cosa pensi della riunione: niente. 

9. Affrontare le domande in modo chiaro

Domande o commenti rivolti a persone specifiche devono essere affrontati chiaramente durante una conferenza web. Negli incontri digitali mancano elementi di controllo come l’attenzione e il contatto visivo mirato. Pertanto, nelle domande includere sempre il nome del partecipante a cui sono rivolte.  

10. Rimani sempre calmo

Se qualcosa va storto in una lezione o presentazione, per tutti i moderatori vale la regola d'oro: state calmi! Qualcosa può sempre andare storto. E quando le cose tornano a funzionare vale la seconda regola: scusarsi una volta basta. Non sottolineare mai i tuoi errori o cercare di migliorarti con una frase. Questo di solito è irrilevante e comunque nessuno se ne accorge. Fanno eccezione i nomi o i cognomi errati quando si presenta il gruppo di partecipanti. È importante tenere sempre presente l’obiettivo: irradiare sovranità. Ciò significa mantenere la calma nonostante tutta la preparazione. Allora troverai attenzione anche nello spazio digitale.