Tíz tipp a professzionális megjelenéshez a videokonferenciákon

Tíz tipp a professzionális megjelenéshez a videokonferenciákon

Az otthoni iroda megszokott környezete megtévesztő. Mert a videokonferenciák saját négy falán belül is tartogatnak meglepetéseket a résztvevőknek. Bleckmann Magda, grazi üzleti coach és vezetési tanácsadó, szórakozottan beszél egy videós workshopról, amelyben egy résztvevő elhagyta az asztalát. Elmerülve egy témában, dokumentumokat keresett. A nyakkendő és az ing alatt megjelent a közmondásos melegítőnadrág, amely nyilvánvalóan az ülésvezető egyik kedvenc nadrágja volt – annyira kopottnak és ódivatúnak tűnt a Zoom közösség többi tagjának. A kapcsolatban álló kollégák között nevetségessé vált.

Magda Bleckmann számára (a témában aktuális könyvét megtalálja itt ) nem mindegy, milyen stílusban ül le a kamera elé, hogy részt vegyen az online találkozókon. „Az öltözékek a digitális térben is működnek – hangsúlyozza a hálózati szakember –, ha megfelelően öltözködsz, jól érzed magad. És ez még a webkonferenciákon is észrevehető. 

A videohívások ma már a kommunikációs kultúra mindennapos részét képezik. Még a WhatsApp Messenger-t is, amely az összes okostelefon 75 százalékán kényelmesen elfér, egyre gyakrabban használják videó funkciójával. Míg a magánéletben az informalitásnak nincs határa, az üzleti életben továbbra is kérdés marad, hogyan lehet a helyes etikettet megjeleníteni. A stíluskérdéseken túl sok technikai probléma is felmerül. A spektrum a megfelelő fénytől és legtisztább hangzástól a legelőnyösebb kameraállásig terjed. 

Az orrszőrzet megjelenése nem mindenki számára üdítő. „Mindenkinek magának kell meghatároznia, hogy milyen környezetben szeretné érzékeltetni magát” – tanácsolja Magda Bleckmann, hogy alkalmazkodjon rugalmasan. Különbség van, hogy egy régi üzleti baráttal vagy egy új ügyféllel beszél videohíváson: "Jó üzleti kapcsolathoz a blézer és az ing túl formális lehet. Egy kevésbé ismerős üzleti partner számára ez lehet a megfelelő megjelenés." Egy dologban azonban biztos: "A melegítőnadrág soha nem választható, ha kívülállókkal kell bánni." De melyek a legfontosabb szabályok a videohívás konferencia sikeres lebonyolításához? Olvasson el tíz tippet a professzionális megjelenéshez a képernyőn, amelyeknek le kell nyűgözniük a webkonferenciák résztvevőit. 

1. Tervezze meg a videokonferenciát

A szilárd terv a sikeres videokonferencia sarokköve. Elegendő egy napirend, amelyben egy vagy két prioritás szerepel. Előre küldje el a napirendet, hogy a résztvevők felkészülhessenek. Az értekezlet eredményét jegyzőkönyv biztosítja. A jegyzőkönyv legfontosabb eleme nem az, hogy mi hangzott el az ülésen, hanem az, hogy kinek milyen feladatai vannak az ülés után. Erre a célra számos eszközt használhat, amelyek egy része applikációként is elérhető az online értekezletek nyomán. A feladatkiosztás például a Microsoft Teams-en keresztül történhet. 

2. Szoftver és hardver tesztelése

Skype, Zoom, Microsoft Teams – egyre több eszköz és szoftver létezik, gyakran alkalmazásként a videokonferenciákhoz. A műveletet előzetesen biztosítani kell videós oktatóprogramokkal és egyéb kutatásokkal. Tesztelje a kamera és a mikrofon működését is. És természetesen a stabil telefon- vagy internetkapcsolat alapkövetelmény minden digitális konferenciához és a további otthoni irodai együttműködéshez is. 

3. Válasszon lenyűgöző hátteret

A képrész háttere központi jelentőségű a benyomás szempontjából. Ezért gondoskodjon tiszta környezetről, sima, semleges falról, vagy ha ez nem lehetséges, használjon virtuális hátteret, ahogyan azt ma már számos szolgáltatás kínálja. A könyvfal továbbra is elfogadható klasszikusnak számít az internetes találkozókhoz. 

4. Keretezze be a képet szemmagasságban

A videó képrészét úgy választjuk meg, hogy a hangszóró ne tűnjön túl kicsinek, ne túl nagynak és ne legyen levágva. Alapszabály, hogy a webkamerát szemmagasságban helyezze el, hogy a fej és a törzs torzítás nélkül rögzíthető legyen.

5. Biztosítson jó hangminőséget megfelelő mikrofonnal 

Minél közelebb van a mikrofon a testhez, annál jobb. A legtöbb fülbe helyezhető fejhallgató egészen elfogadható hangminőséget biztosít Bluetoothon keresztül, és már 40 euróért megvásárolható. A különálló USB állványmikrofon USB hangszórókkal kombinálva természetesen javíthatja a hangminőséget. Itt is számos olyan eszköz létezik, amelyek javítják és megkönnyítik az együttműködést. 

6. Soha ne kapcsolja ki a fényképezőgépet

A kamerát nem szabad kikapcsolni értekezleten. Hangsúlyozza a figyelmet és a jelenlétet. A találkozó résztvevői általában elvárják ezt, és természetesen értékelik is. Más a helyzet a mikrofonnal: a beszéd szüneteiben kikapcsolható, hogy elkerüljük a nem szándékos interferenciát. 

7. Öltözz profin!

Győződjön meg arról, hogy megfelelő ruhatárral rendelkezik. A pólók és melegítőnadrágok elfogadhatóak lehetnek, ha barátokkal, ismerősökkel beszélgetünk, de az ilyen ruhák nem elfogadhatóak professzionális környezetben. A hétköznapi vagy sportos ruházat megfelelő a kollégák közötti belső megbeszélésekhez, de az üzleti ruha megfelelő a külső üzleti közösséggel folytatott videokonferenciákhoz. Válassza ki az öltözéket az alapján, hogy milyen benyomást szeretne kelteni a webkonferencia résztvevői között.  

8. Tartson szemkontaktust a kamerával

Ha azt szeretné, hogy egy videokonferencia érdeklődőnek és figyelmesnek tűnjön, akkor közvetlenül a kamerába kell néznie, mint előadónak – és nem arra a képernyőre, amelyen a beszélgetőpartnerek videón keresztül láthatók. Ezzel megmutatod, hogy teljes mértékben elkötelezett vagy a feladat iránt. És: koncentrálj! Az e-mailek megválaszolása és párhuzamos munkavégzés más programablakokon vagy akár az okostelefonon megmutatja, mit gondol a találkozóról: semmit. 

9. Világosan válaszoljon a kérdésekre

A konkrét személyekhez intézett kérdéseket vagy megjegyzéseket egyértelműen meg kell válaszolni egy webkonferencia során. A digitális találkozásoknál hiányoznak az olyan vezérlőelemek, mint a figyelem és a célzott szemkontaktus. Ezért a kérdésekben mindig tüntesse fel annak a résztvevőnek a nevét, akihez szól.  

10. Mindig maradj nyugodt

Ha valami elromlik egy előadáson vagy előadáson, minden moderátorra érvényes az aranyszabály: maradj nyugodt! Valami mindig elromolhat. És amikor a dolgok újra működni kezdenek, a második szabály érvényesül: elég egyszer bocsánatot kérni. Soha ne mutasson rá a saját hibáira, és ne próbálja meg javítani magát egy mondatban. Ez általában lényegtelen, és úgysem veszi észre senki. Ez alól kivételt képeznek a helytelen kereszt- vagy vezetéknevek a résztvevők csoportjának bemutatásakor. Fontos, hogy mindig a célt tartsuk szem előtt: a szuverenitást sugározzuk. Ez azt jelenti, hogy minden előkészület ellenére nyugodtnak kell maradnia. Akkor a digitális térben is megtalálja a figyelmet.