Deset savjeta za profesionalni nastup u videokonferencijama

Deset savjeta za profesionalni nastup u videokonferencijama

Poznato okruženje kućnog ureda je varljivo. Jer videokonferencije za sudionike spremaju iznenađenja čak i unutar vlastita četiri zida. Magda Bleckmann, poslovna trenerica i savjetnica za menadžment u Grazu, sa zadovoljstvom priča o video radionici u kojoj je sudionik napustio svoj stol. Udubljen u temu, tražio je dokumente. Ispod kravate i košulje pojavile su se poslovične trenirke, koje su očito bile jedne od omiljenih hlača menadžera sjedala – toliko su iznošene i staromodne izgledale ostatku Zoom zajednice. Uslijedila je tuča podsmijeha među kolegama koji su bili povezani.

Za Magdu Bleckmann (možete pronaći njezinu aktualnu knjigu na tu temu ovdje ) nije važno kojim stilom sjednete ispred svoje kamere kako biste sudjelovali u mrežnim sastancima. “Odjeća također funkcionira u digitalnom prostoru,” naglašava mrežni stručnjak, “ako se prikladno odijevate, osjećate se dobro.” I to je vidljivo, čak i na web konferencijama. 

Video pozivi danas su svakodnevni dio komunikacijske kulture. Čak se i WhatsApp Messenger, udobno smješten na 75 posto svih pametnih telefona, sve više koristi sa svojom video funkcijom. Dok neformalnost u privatnom životu nema granica, u poslovnom životu ostaje pitanje kako se može pokazati ispravan bonton. Osim pitanja stila, tu su i brojna tehnička pitanja. Spektar se proteže od pravog svjetla i najjasnijeg zvuka do najpovoljnijeg kuta kamere. 

Pojava dlačica u nosu nije svima osvježavajuća. „Svatko mora za sebe definirati kako želi biti percipiran u kojem okruženju“, savjetuje Magda Bleckmann da zauzme fleksibilan pristup. Postoji razlika razgovarate li sa starim poslovnim prijateljem ili novim kupcem putem video poziva: "Za dobar poslovni kontakt, blejzer i košulja mogu biti previše formalni. Za manje poznatog poslovnog partnera, ovo može biti pravi izgled." No, u jedno je sigurna: “Trenjerke nikada nisu opcija kada imate posla s autsajderima.” No koja su najvažnija pravila za uspješnu video konferenciju? Pročitajte deset savjeta za profesionalni nastup na ekranu koji bi trebali impresionirati sudionike web konferencija. 

1. Planirajte video konferenciju

Čvrsti plan kamen je temeljac uspješne videokonferencije. Dovoljan je dnevni red u kojem su postavljeni jedan ili dva prioriteta. Pošaljite dnevni red unaprijed kako bi se sudionici mogli pripremiti. Protokol osigurava rezultate sastanka. Najvažniji element zapisnika nije ono što je rečeno na sastanku, već tko ima koje zadatke nakon sastanka. U tu svrhu možete koristiti brojne alate, od kojih su neki dostupni kao aplikacija, nakon online sastanaka. Dodjela zadataka može se izvršiti putem Microsoft Teamsa, na primjer. 

2. Testirajte softver i hardver

Skype, Zoom, Microsoft Teams – there are more and more tools and software, often as an app, for video conferences. The operation should be secured in advance through video tutorials and other research. Also test the function of the camera and microphone. I naravno, stabilna telefonska ili internetska veza osnovni je uvjet za svaku digitalnu konferenciju, ali i za daljnju suradnju u kućnom uredu. 

3. Odaberite uvjerljivu pozadinu

Pozadina slikovnog odjeljka od središnje je važnosti za dojam. Stoga osigurajte čistu okolinu, običan, neutralan zid ili, ako to nije moguće, koristite virtualnu pozadinu, kao što mnoge usluge sada nude. Zid za knjige ostaje prihvatljiv klasik za sastanke na webu. 

4. Kadrirajte sliku u razini očiju

Dio slike u videu odabran je tako da se govornik ne čini premalim, ne prevelikim i da nije odrezan. Osnovno pravilo je postaviti svoju web kameru u razini očiju kako bi se vaša glava i torzo mogli snimiti bez izobličenja.

5. Osigurajte dobru kvalitetu zvuka odgovarajućim mikrofonom 

Što je mikrofon bliže tijelu, to bolje. Većina in-ear slušalica daje sasvim prihvatljivu kvalitetu zvuka putem Bluetootha i mogu se kupiti već za 40 eura. Odvojeni mikrofon s USB postoljem u kombinaciji s USB zvučnicima naravno može poboljšati kvalitetu zvuka. I ovdje sada postoje brojni alati koji poboljšavaju i olakšavaju suradnju. 

6. Nikada ne gasite kameru

Kamera se ne smije isključiti na sastanku. Naglašava pažnju i prisutnost. Sudionici sastanka će to uglavnom očekivati ​​i svakako cijeniti. Situacija je drugačija s mikrofonom: On se može isključiti tijekom pauze u govoru kako bi se izbjegle nenamjerne smetnje. 

7. Odjenite se profesionalno!

Pobrinite se da imate odgovarajuću garderobu. Majice kratkih rukava i trenirke mogu biti prihvatljive u razgovoru s prijateljima i poznanicima, ali takva odjeća nije prihvatljiva u profesionalnom okruženju. Ležerna ili sportska odjeća prikladna je za interne sastanke među kolegama, a poslovna odjeća prikladna je za sve videokonferencije s eksternom poslovnom zajednicom. Odjevnu kombinaciju odaberite na temelju dojma koji želite ostaviti kod sudionika web konferencije.  

8. Održavajte kontakt očima s kamerom

Ako želite da vas se percipira kao zainteresiranog i pažljivog u videokonferenciji, morate gledati izravno u kameru kao govornik - a ne u ekran na kojem se sugovornici mogu vidjeti putem videa. Na taj način pokazujete da ste u potpunosti predani zadatku. I: ostanite fokusirani! Odgovaranje na e-poštu i paralelni rad na drugim programskim prozorima ili čak vašem pametnom telefonu pokazuje što mislite o sastanku: ništa. 

9. Jasno postavljajte pitanja

Pitanja ili komentari usmjereni na određene osobe moraju biti jasno navedeni tijekom web konferencije. U digitalnim susretima nedostaju elementi kontrole poput pažnje i ciljanog kontakta očima. Stoga u pitanja uvijek uključite ime sudionika kojem su upućena.  

10. Uvijek ostanite mirni

Ako nešto pođe po zlu na predavanju ili prezentaciji, za sve moderatore vrijedi zlatno pravilo: ostanite mirni! Uvijek nešto može poći po zlu. A kad stvari ponovno počnu funkcionirati, vrijedi drugo pravilo: dovoljno je jednom se ispričati. Nikada nemojte isticati vlastite pogreške ili se pokušavati poboljšati u rečenici. To je obično nevažno i ionako to nitko ne primjećuje. Izuzetak su netočna imena ili prezimena prilikom predstavljanja grupe sudionika. Važno je uvijek imati na umu cilj: zračiti suverenošću. To znači ostati miran unatoč svim pripremama. Tada ćete također pronaći pozornost u digitalnom prostoru.