Dix conseils pour une apparition professionnelle en visioconférence

Dix conseils pour une apparition professionnelle en visioconférence

L’environnement familier du bureau à domicile est trompeur. Car les vidéoconférences réservent des surprises aux participants, même entre leurs murs. Magda Bleckmann, coach d'affaires et consultante en gestion à Graz, parle avec amusement d'un atelier vidéo dans lequel un participant a quitté son bureau. Plongé dans un sujet, il cherchait des documents. Sous la cravate et la chemise apparaissaient les proverbiaux pantalons de survêtement, qui étaient évidemment l'un des pantalons préférés du responsable du siège - ils semblaient si usés et démodés aux yeux du reste de la communauté Zoom. Il y a eu une pluie de moqueries parmi les collègues connectés.

Pour Magda Bleckmann (vous pouvez retrouver son livre actuel sur le sujet ici ), peu importe le style que vous utilisez pour vous asseoir devant votre caméra et participer à des réunions en ligne. "Les tenues fonctionnent aussi dans l'espace numérique", souligne le spécialiste des réseaux, "si on s'habille convenablement, on se sent bien." Et cela se remarque même dans les conférences Web. 

Les appels vidéo font désormais partie du quotidien de la culture de la communication. Même WhatsApp Messenger, confortablement installé sur 75 % de tous les smartphones, est de plus en plus utilisé avec sa fonction vidéo. S'il n'y a pas de limites à l'informalité dans la vie privée, la question demeure dans la vie professionnelle de savoir comment afficher la bonne étiquette. Aux questions de style s’ajoutent de nombreux problèmes techniques. Le spectre s'étend de la bonne lumière et du son le plus clair jusqu'à l'angle de caméra le plus avantageux. 

L’apparence des poils du nez n’est pas rafraîchissante pour tout le monde. « Chacun doit définir lui-même comment il souhaite être perçu et dans quel contexte », conseille Magda Bleckmann d'adopter une approche flexible. Il y a une différence selon que vous parlez à un ancien ami professionnel ou à un nouveau client par appel vidéo : « Pour un bon contact commercial, un blazer et une chemise pourraient être trop formels. Pour un partenaire commercial moins familier, cela peut être exactement le bon look. Mais elle est sûre d’une chose : « Lorsqu’on a affaire à des étrangers, les pantalons de survêtement ne sont jamais une option. » Mais quelles sont les règles les plus importantes pour réussir une visioconférence ? Lisez dix conseils pour une apparence professionnelle à l’écran qui devrait impressionner les participants aux conférences Web. 

1. Planifiez la vidéoconférence

Un plan solide est la pierre angulaire d’une vidéoconférence réussie. Un agenda dans lequel une ou deux priorités sont fixées est suffisant. Envoyez l’ordre du jour à l’avance afin que les participants puissent se préparer. Un protocole sécurise les résultats de la réunion. L’élément le plus important du procès-verbal n’est pas ce qui a été dit lors de la réunion, mais qui a quelles tâches après la réunion. Pour cela, vous pouvez utiliser de nombreux outils, dont certains sont disponibles sous forme d'application, suite aux réunions en ligne. L'attribution des tâches peut être effectuée via Microsoft Teams, par exemple. 

2. Tester les logiciels et le matériel

Skype, Zoom, Microsoft Teams : il existe de plus en plus d'outils et de logiciels, souvent sous forme d'applications, pour les vidéoconférences. L'opération doit être sécurisée à l'avance grâce à des didacticiels vidéo et d'autres recherches. Testez également le fonctionnement de la caméra et du microphone. Et bien sûr, une connexion téléphonique ou Internet stable est une condition de base pour chaque conférence numérique ainsi que pour une collaboration ultérieure au bureau à domicile. 

3. Choisissez un arrière-plan convaincant

L'arrière-plan de la section d'image est d'une importance centrale pour l'impression. Prévoyez donc un environnement propre, un mur uni et neutre ou, si cela n’est pas possible, utilisez un fond virtuel, comme le proposent désormais de nombreux services. Le mur de livres reste un classique acceptable pour les réunions sur le Web. 

4. Cadrez l'image au niveau des yeux

La section de l'image dans la vidéo est choisie de manière à ce que le locuteur ne paraisse ni trop petit, ni trop grand, ni coupé. Une règle générale consiste à positionner votre webcam au niveau des yeux afin que votre tête et votre torse puissent être enregistrés sans distorsion.

5. Assurez une bonne qualité sonore avec un microphone adapté 

Plus le microphone est proche du corps, mieux c'est. La plupart des écouteurs intra-auriculaires offrent une qualité sonore tout à fait acceptable via Bluetooth et peuvent être achetés pour seulement 40 euros. Un microphone sur pied USB séparé combiné à des haut-parleurs USB peut bien entendu améliorer la qualité sonore. Ici aussi, il existe désormais de nombreux outils qui améliorent et facilitent la collaboration. 

6. N'éteignez jamais l'appareil photo

La caméra ne doit pas être éteinte lors d'une réunion. Il met l’accent sur l’attention et la présence. Les participants à la réunion s'y attendent généralement et l'apprécient certainement. La situation est différente avec le microphone : celui-ci peut être désactivé pendant les pauses pour éviter des interférences involontaires. 

7. Habillez-vous professionnellement !

Assurez-vous d'avoir une garde-robe appropriée. Les t-shirts et les pantalons de survêtement peuvent être acceptables pour parler à des amis et des connaissances, mais de telles tenues ne sont pas acceptables dans un environnement professionnel. Les vêtements décontractés ou sportifs conviennent aux réunions internes entre collègues, mais les vêtements professionnels conviennent à toutes les vidéoconférences avec le monde des affaires externe. Choisissez la tenue en fonction de l'impression que vous souhaitez créer auprès des participants à la webconférence.  

8. Maintenez un contact visuel avec la caméra

Si vous souhaitez être perçu comme intéressé et attentif lors d'une vidéoconférence, vous devez regarder directement la caméra en tant qu'orateur - et non l'écran sur lequel les interlocuteurs peuvent être vus par vidéo. De cette façon, vous montrez que vous êtes pleinement engagé dans la tâche. Et : restez concentré ! Répondre à des emails et travailler en parallèle sur d'autres fenêtres de programme ou même sur votre smartphone montre ce que vous pensez de la réunion : rien. 

9. Répondez clairement aux questions

Les questions ou commentaires adressés à des personnes spécifiques doivent être clairement adressés lors d’une conférence Web. Dans les rencontres numériques, des éléments de contrôle tels que l’attention et un contact visuel ciblé manquent. Par conséquent, incluez toujours le nom du participant à qui elles s’adressent dans les questions.  

10. Restez toujours calme

Si quelque chose ne va pas lors d’une conférence ou d’une présentation, la règle d’or s’applique à tous les modérateurs : restez calme ! Quelque chose peut toujours mal tourner. Et lorsque les choses recommencent à fonctionner, la deuxième règle s’applique : s’excuser une seule fois suffit. Ne signalez jamais vos propres erreurs et n’essayez jamais de vous améliorer dans une phrase. Cela n’a généralement aucune importance et de toute façon, personne ne le remarque. Les exceptions sont les prénoms ou noms incorrects lors de la présentation du groupe de participants. Il est important de toujours garder l’objectif en tête : rayonner la souveraineté. Cela signifie rester calme malgré toute la préparation. Ensuite, vous attirerez également l’attention dans l’espace numérique.