Kymmenen vinkkiä ammattimaiseen esiintymiseen videoneuvotteluissa

Kymmenen vinkkiä ammattimaiseen esiintymiseen videoneuvotteluissa

Kotitoimiston tuttu ympäristö on petollinen. Koska videoneuvottelut tarjoavat osallistujille yllätyksiä jopa oman neljän seinän sisällä. Grazin yritysvalmentaja ja liikkeenjohdon konsultti Magda Bleckmann puhuu huvittuneena videotyöpajasta, jossa osallistuja poistui työpöytästään. Uppoutuneena aiheeseen hän etsi asiakirjoja. Solmion ja paidan alle ilmestyivät sananlaskun verhoiluhousut, jotka olivat ilmeisesti yksi istuinpäällikön suosikkihousuista – ne näyttivät niin kuluneilta ja vanhanaikaisilta muun Zoom-yhteisön silmissä. Yhdessä olevien kollegoiden keskuudessa oli pilkan rae.

Magda Bleckmannille (löydät hänen nykyisen kirjansa aiheesta tässä ) ei ole väliä millä tyylillä istut kamerasi eteen osallistuaksesi verkkokokouksiin. "Asut toimivat myös digitaalisessa tilassa", verkkoasiantuntija korostaa, "kun pukeutuu sopivasti, on hyvä olo." Ja tämä on havaittavissa jopa verkkokonferensseissa. 

Videopuhelut ovat nykyään jokapäiväinen osa viestintäkulttuuria. Jopa WhatsApp Messengeriä, joka sijaitsee mukavasti 75 prosentissa älypuhelimista, käytetään yhä enemmän sen videotoiminnon kanssa. Vaikka yksityiselämän epämuodollisuudella ei ole rajoja, liike-elämässä on edelleen kysymys siitä, kuinka oikea etiketti saadaan esille. Tyylikysymysten lisäksi on paljon teknisiä kysymyksiä. Spektri vaihtelee oikeasta valosta ja selkeimmästä äänestä edullisimpaan kamerakulmaan. 

Nenäkarvojen ulkonäkö ei ole kaikille virkistävä. "Jokaisen on itse määriteltävä, miten hän haluaa tulla kokemaan missä ympäristössä", Magda Bleckmann neuvoo joustavaa lähestymistapaa. On ero, puhutko vanhalle liikekaverille vai uudelle asiakkaalle videopuhelun kautta: "Hyvälle yrityskontaktille bleiseri ja paita voivat olla liian muodollisia. Vähemmän tutulle liikekumppanille tämä voi olla juuri oikea ilme." Mutta hän on varma yhdestä asiasta: "Verkkohousut eivät ole koskaan vaihtoehto ulkopuolisten kanssa." Mutta mitkä ovat tärkeimmät säännöt videopuheluneuvottelun onnistumiseksi? Lue kymmenen vinkkiä ammattimaiseen ulkoasuun näytöllä, joiden pitäisi tehdä vaikutuksen verkkokonferenssien osallistujiin. 

1. Suunnittele videoneuvottelu

Vankka suunnitelma on onnistuneen videoneuvottelun kulmakivi. Asialista, jossa yksi tai kaksi prioriteettia on asetettu, riittää. Lähetä esityslista etukäteen, jotta osallistujat voivat valmistautua. Pöytäkirja varmistaa kokouksen tulokset. Pöytäkirjan tärkein elementti ei ole se, mitä kokouksessa sanottiin, vaan se, kenellä ja mitä tehtäviä on kokouksen jälkeen. Tätä tarkoitusta varten voit käyttää lukuisia työkaluja, joista osa on saatavilla sovelluksena verkkokokousten jälkeen. Tehtäväjako voidaan tehdä esimerkiksi Microsoft Teamsin kautta. 

2. Testaa ohjelmistoja ja laitteistoja

Skype, Zoom, Microsoft Teams – videoneuvotteluja varten on yhä enemmän työkaluja ja ohjelmistoja, usein sovelluksena. Toiminta tulee varmistaa etukäteen video-opetusohjelmien ja muun tutkimuksen avulla. Testaa myös kameran ja mikrofonin toiminta. Ja tietysti vakaa puhelin- tai nettiyhteys on perusedellytys jokaiselle digineuvottelulle ja myös jatkoyhteistyölle kotitoimistossa. 

3. Valitse houkutteleva tausta

Kuvaosion taustalla on keskeinen merkitys vaikutelman kannalta. Varmista siis puhdas ympäristö, tasainen neutraali seinä tai jos se ei ole mahdollista, käytä virtuaalista taustaa, kuten monet palvelut nyt tarjoavat. Kirjaseinä on edelleen hyväksyttävä klassikko verkkokokouksiin. 

4. Rajaa kuva silmien korkeudelle

Videon kuvaosio on valittu siten, että kaiutin ei näytä liian pieneltä, ei liian suurelta eikä leikattu pois. Nyrkkisääntönä on, että verkkokamera asetetaan silmien tasolle, jotta pää ja vartalo voidaan tallentaa ilman vääristymiä.

5. Varmista hyvä äänenlaatu sopivalla mikrofonilla 

Mitä lähempänä mikrofoni on kehoa, sitä parempi. Useimmat in-ear-kuulokkeet tuottavat varsin hyväksyttävän äänenlaadun Bluetoothin kautta, ja niitä voi ostaa jopa 40 eurolla. Erillinen USB-telinemikrofoni yhdistettynä USB-kaiuttimiin voi tietysti parantaa äänenlaatua. Myös täällä on nyt lukuisia työkaluja, jotka parantavat ja helpottavat yhteistyötä. 

6. Älä koskaan sammuta kameraa

Kameraa ei saa sammuttaa kokouksessa. Se korostaa huomiota ja läsnäoloa. Kokouksen osallistujat yleensä odottavat tätä ja arvostavat sitä. Mikrofonin kanssa tilanne on toinen: se voidaan kytkeä pois päältä puhetaukojen ajaksi tahattomien häiriöiden välttämiseksi. 

7. Pukeudu ammattimaisesti!

Varmista, että sinulla on sopiva vaatekaappi. T-paidat ja collegehousut voivat olla hyväksyttäviä, kun puhutaan ystävien ja tuttavien kanssa, mutta tällaiset asut eivät ole hyväksyttäviä ammattiympäristössä. Rento tai urheilullinen vaatteet sopivat sisäisiin tapaamisiin työtovereiden kesken, mutta liikevaatteet sopivat kaikkiin videoneuvotteluihin ulkoisen yritysyhteisön kanssa. Valitse asu sen mukaan, millaisen vaikutelman haluat luoda verkkokonferenssin osallistujien keskuudessa.  

8. Säilytä katsekontakti kameraan

Jos haluat, että sinut koetaan kiinnostuneena ja tarkkaavaisena videoneuvottelussa, sinun on katsottava puhujana suoraan kameraan - ei ruutuun, jolla keskustelukumppanit näkyvät videon kautta. Näin osoitat, että olet täysin sitoutunut tehtävään. Ja: pysy keskittyneenä! Sähköposteihin vastaaminen ja samanaikainen työskentely muiden ohjelmaikkunoiden tai jopa älypuhelimen parissa näyttää, mitä mieltä olet kokouksesta: ei mitään. 

9. Vastaa kysymyksiin selkeästi

Tietyille ihmisille osoitetut kysymykset tai kommentit on osoitettava selkeästi verkkokonferenssin aikana. Digitaalisista kohtaamisista puuttuu ohjauselementtejä, kuten huomio ja kohdennettu katsekontakti. Siksi kirjoita kysymyksiin aina sen osallistujan nimi, jolle ne on osoitettu.  

10. Pysy aina rauhallisena

Jos jokin menee pieleen luennossa tai esitelmässä, kultainen sääntö koskee kaikkia moderaattoreita: pysy rauhallisena! Jokin voi aina mennä pieleen. Ja kun asiat alkavat taas toimia, pätee toinen sääntö: anteeksipyyntö riittää. Älä koskaan osoita omia virheitäsi tai yritä parantaa itseäsi lauseella. Tämä on yleensä merkityksetöntä, eikä kukaan huomaa sitä muutenkaan. Poikkeuksena ovat väärät etu- tai sukunimet osallistujaryhmän esittelyssä. On tärkeää pitää aina mielessä tavoite: säteillä itsemääräämisoikeutta. Tämä tarkoittaa pysymistä rauhallisena kaikesta valmistelusta huolimatta. Sitten löydät huomion myös digitaalisesta tilasta.