Diez consejos para una apariencia profesional en videoconferencias

Diez consejos para una apariencia profesional en videoconferencias

El ambiente familiar de la oficina central es engañoso. Porque las videoconferencias reservan sorpresas para los participantes, incluso dentro de sus propias paredes. Magda Bleckmann, coach empresarial y consultora de gestión en Graz, habla divertida de un taller de vídeo en el que un participante abandonó su escritorio. Inmerso en un tema, buscó documentos. Debajo de la corbata y la camisa, aparecieron los proverbiales pantalones deportivos, que obviamente eran uno de los pantalones favoritos del administrador del asiento: al resto de la comunidad Zoom les parecían muy gastados y anticuados. Hubo una lluvia de burlas entre los colegas conectados.

Para Magda Bleckmann (puede encontrar su libro actual sobre el tema) aquí ) no importa el estilo que utilices para sentarte frente a tu cámara y participar en reuniones online. “Los outfits también funcionan en el espacio digital”, subraya el especialista en redes, “si te vistes adecuadamente, te sientes bien”. Y esto se nota incluso en las conferencias web. 

Las videollamadas son ahora una parte cotidiana de la cultura de la comunicación. Incluso WhatsApp Messenger, que se encuentra cómodamente en el 75 por ciento de todos los teléfonos inteligentes, se utiliza cada vez más con su función de vídeo. Si bien no hay límites para la informalidad en la vida privada, en la vida empresarial persiste la pregunta de cómo se puede mostrar la etiqueta correcta. Además de las cuestiones de estilo, existen muchas cuestiones técnicas. El espectro abarca desde la luz adecuada y el sonido más claro hasta el ángulo de cámara más ventajoso. 

La aparición de pelos en la nariz no es refrescante para todos. “Cada uno tiene que definir por sí mismo cómo quiere ser percibido y en qué entorno”, aconseja Magda Bleckmann que se debe adoptar un enfoque flexible. Hay una diferencia entre hablar con un viejo amigo de negocios o con un nuevo cliente a través de una videollamada: "Para un buen contacto comercial, una chaqueta y una camisa pueden ser demasiado formales. Para un socio comercial menos conocido, este puede ser exactamente el look adecuado". Pero de una cosa está segura: “Los pantalones deportivos nunca son una opción cuando se trata con forasteros”. Pero, ¿cuáles son las reglas más importantes para que una videoconferencia sea exitosa? Lea diez consejos para una apariencia profesional en la pantalla que debería impresionar a los participantes en conferencias web. 

1. Planifica la videoconferencia

Un plan sólido es la piedra angular de una videoconferencia exitosa. Una agenda en la que se fijen una o dos prioridades es suficiente. Envíe la agenda con anticipación para que los participantes puedan prepararse. Un protocolo asegura los resultados de la reunión. El elemento más importante de las actas no es lo que se dijo en la reunión, sino quién tiene qué tareas después de la reunión. Para ello, puede utilizar numerosas herramientas, algunas de las cuales están disponibles como aplicación, tras las reuniones en línea. La asignación de tareas se puede realizar, por ejemplo, a través de Microsoft Teams. 

2. Pruebe el software y el hardware

Skype, Zoom, Microsoft Teams: cada vez hay más herramientas y software, a menudo en forma de aplicación, para videoconferencias. La operación debe asegurarse de antemano mediante tutoriales en vídeo y otras investigaciones. Pruebe también el funcionamiento de la cámara y el micrófono. Y, por supuesto, una conexión telefónica o a Internet estable es un requisito básico para cualquier conferencia digital y también para una mayor colaboración en la oficina central. 

3. Elige un fondo atractivo

El fondo de la sección de la imagen es de vital importancia para la impresión. Por lo tanto, procure un entorno limpio, una pared lisa y neutra o, si esto no es posible, utilice un fondo virtual, como ofrecen ahora muchos servicios. La pared de libros sigue siendo un clásico aceptable para las reuniones en la web. 

4. Encuadre la imagen a la altura de los ojos.

La sección de imagen en el vídeo se elige de modo que el altavoz no parezca demasiado pequeño, ni demasiado grande, ni cortado. Una regla general es colocar la cámara web a la altura de los ojos para que se puedan grabar la cabeza y el torso sin distorsión.

5. Asegure una buena calidad de sonido con un micrófono adecuado 

Cuanto más cerca esté el micrófono del cuerpo, mejor. La mayoría de los auriculares internos ofrecen una calidad de sonido bastante aceptable a través de Bluetooth y pueden adquirirse por tan solo 40 euros. Por supuesto, un micrófono de pie USB independiente combinado con altavoces USB puede mejorar la calidad del sonido. También en este caso existen numerosas herramientas que mejoran y facilitan la colaboración. 

6. Nunca apagues la cámara

La cámara no debe apagarse en una reunión. Destaca la atención y la presencia. Los participantes en la reunión generalmente lo esperan y ciertamente lo agradecerán. La situación es diferente con el micrófono: se puede desactivar durante las pausas para evitar interferencias involuntarias. 

7. ¡Vístete profesionalmente!

Asegúrate de tener un guardarropa apropiado. Las camisetas y los pantalones deportivos pueden ser aceptables cuando se habla con amigos y conocidos, pero ese tipo de prendas no son aceptables en un entorno profesional. La ropa informal o deportiva es apropiada para reuniones internas entre colegas, pero la ropa de negocios es apropiada para todas las videoconferencias con la comunidad empresarial externa. Elija el atuendo según la impresión que desee crear entre los participantes de la conferencia web.  

8. Mantenga contacto visual con la cámara.

Si desea que en una videoconferencia se le perciba como interesado y atento, como orador debe mirar directamente a la cámara, y no a la pantalla en la que se puede ver a los interlocutores a través del vídeo. De esta manera demuestras que estás plenamente comprometido con la tarea. Y: ¡mantente concentrado! Responder correos electrónicos y trabajar en paralelo en otras ventanas del programa o incluso en tu teléfono inteligente muestra lo que piensas de la reunión: nada. 

9. Responda las preguntas con claridad

Las preguntas o comentarios dirigidos a personas específicas deben abordarse claramente durante una conferencia web. En los encuentros digitales faltan elementos de control como la atención y el contacto visual específico. Por lo tanto, incluya siempre el nombre del participante al que van dirigidas en las preguntas.  

10. Mantén siempre la calma

Si algo sale mal en una conferencia o presentación, la regla de oro se aplica a todos los moderadores: ¡mantén la calma! Siempre algo puede salir mal. Y cuando las cosas vuelven a funcionar, se aplica la segunda regla: disculparse una vez es suficiente. Nunca señales tus propios errores ni intentes mejorar en una oración. Esto suele ser irrelevante y de todos modos nadie se da cuenta. Las excepciones son nombres o apellidos incorrectos al presentar al grupo de participantes. Es importante tener siempre presente el objetivo: irradiar soberanía. Esto significa mantener la calma a pesar de toda la preparación. Entonces también encontrarás atención en el espacio digital.