Δέκα συμβουλές για επαγγελματική εμφάνιση σε τηλεδιασκέψεις

Δέκα συμβουλές για επαγγελματική εμφάνιση σε τηλεδιασκέψεις

Το οικείο περιβάλλον του γραφείου στο σπίτι είναι παραπλανητικό. Επειδή οι τηλεδιασκέψεις επιφυλάσσουν εκπλήξεις στους συμμετέχοντες ακόμη και μέσα στους δικούς τους τέσσερις τοίχους. Η Magda Bleckmann, business coach και σύμβουλος διαχείρισης στο Γκρατς, μιλά διασκεδαστικά για ένα εργαστήριο βίντεο στο οποίο ένας συμμετέχων άφησε το γραφείο του. Βυθισμένος σε ένα θέμα, έψαξε για έγγραφα. Κάτω από τη γραβάτα και το πουκάμισο, εμφανίστηκαν τα παροιμιώδη φούτερ, τα οποία ήταν προφανώς ένα από τα αγαπημένα παντελόνια του διευθυντή του καθίσματος - έμοιαζαν τόσο φθαρμένα και ντεμοντέ στην υπόλοιπη κοινότητα του Zoom. Υπήρχε χαλάζι χλευασμού μεταξύ των συναδέλφων που συνδέονταν.

Για την Magda Bleckmann (μπορείτε να βρείτε το τρέχον βιβλίο της για το θέμα εδώ ) δεν έχει σημασία τι στυλ χρησιμοποιείτε για να καθίσετε μπροστά στην κάμερά σας για να λάβετε μέρος σε διαδικτυακές συναντήσεις. «Τα ρούχα λειτουργούν και στον ψηφιακό χώρο», τονίζει ο ειδικός του δικτύου, «αν ντύνεσαι κατάλληλα, νιώθεις καλά». Και αυτό γίνεται αντιληπτό, ακόμη και σε διαδικτυακές διασκέψεις. 

Οι βιντεοκλήσεις αποτελούν πλέον καθημερινό κομμάτι της κουλτούρας της επικοινωνίας. Ακόμη και το WhatsApp Messenger, που βρίσκεται άνετα στο 75 τοις εκατό όλων των smartphone, χρησιμοποιείται όλο και περισσότερο με τη λειτουργία βίντεο. Αν και δεν υπάρχουν όρια στην ανεπίσημοτητα στην ιδιωτική ζωή, το ερώτημα παραμένει στην επαγγελματική ζωή ως προς το πώς μπορεί να επιδειχθεί η σωστή εθιμοτυπία. Εκτός από τις ερωτήσεις του στυλ, υπάρχουν και πολλά τεχνικά ζητήματα. Το φάσμα κυμαίνεται από το σωστό φως και τον πιο καθαρό ήχο έως την πιο συμφέρουσα γωνία κάμερας. 

Η εμφάνιση των τριχών στη μύτη δεν είναι αναζωογονητική για όλους. «Ο καθένας πρέπει να ορίσει μόνος του πώς θέλει να γίνει αντιληπτός σε ποιο περιβάλλον», συμβουλεύει η Magda Bleckmann να ακολουθήσει μια ευέλικτη προσέγγιση. Υπάρχει διαφορά είτε μιλάτε με έναν παλιό επιχειρηματία φίλο είτε με έναν νέο πελάτη μέσω βιντεοκλήσης: "Για μια καλή επαγγελματική επαφή, ένα σακάκι και ένα πουκάμισο θα μπορούσαν να είναι πολύ επίσημα. Για έναν λιγότερο οικείο επιχειρηματικό συνεργάτη, αυτή μπορεί να είναι ακριβώς η σωστή εμφάνιση." Αλλά είναι σίγουρη για ένα πράγμα: «Τα αθλητικά παντελόνια δεν είναι ποτέ επιλογή όταν έχεις να κάνεις με ξένους». Ποιοι είναι όμως οι πιο σημαντικοί κανόνες για την επιτυχία μιας βιντεοκλήσης; Διαβάστε δέκα συμβουλές για μια επαγγελματική εμφάνιση στην οθόνη που θα πρέπει να εντυπωσιάσει τους συμμετέχοντες σε συνέδρια Ιστού. 

1. Σχεδιάστε τη βιντεοδιάσκεψη

Ένα σταθερό σχέδιο είναι ο ακρογωνιαίος λίθος μιας επιτυχημένης τηλεδιάσκεψης. Αρκεί μια ατζέντα στην οποία τίθενται μία ή δύο προτεραιότητες. Στείλτε την ατζέντα εκ των προτέρων, ώστε οι συμμετέχοντες να προετοιμαστούν. Ένα πρωτόκολλο διασφαλίζει τα αποτελέσματα της συνάντησης. Το πιο σημαντικό στοιχείο των πρακτικών δεν είναι τι ειπώθηκε στη συνάντηση, αλλά ποιος έχει τι καθήκοντα μετά τη συνάντηση. Για το σκοπό αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλά εργαλεία, μερικά από τα οποία είναι διαθέσιμα ως εφαρμογή, μετά τις διαδικτυακές συναντήσεις. Η ανάθεση εργασιών μπορεί να γίνει μέσω του Microsoft Teams, για παράδειγμα. 

2. Δοκιμή λογισμικού και υλικού

Skype, Zoom, Microsoft Teams – υπάρχουν όλο και περισσότερα εργαλεία και λογισμικό, συχνά ως εφαρμογή, για βιντεοδιασκέψεις. Η λειτουργία θα πρέπει να διασφαλίζεται εκ των προτέρων μέσω εκπαιδευτικών βίντεο και άλλης έρευνας. Δοκιμάστε επίσης τη λειτουργία της κάμερας και του μικροφώνου. Και φυσικά, μια σταθερή σύνδεση τηλεφώνου ή Διαδικτύου είναι βασική προϋπόθεση για κάθε ψηφιακό συνέδριο αλλά και για περαιτέρω συνεργασία στο γραφείο στο σπίτι. 

3. Επιλέξτε ένα συναρπαστικό φόντο

Το φόντο του τμήματος της εικόνας είναι κεντρικής σημασίας για την εντύπωση. Επομένως, εξασφαλίστε ένα καθαρό περιβάλλον, έναν απλό, ουδέτερο τοίχο ή, εάν αυτό δεν είναι δυνατό, χρησιμοποιήστε ένα εικονικό υπόβαθρο, όπως προσφέρουν πλέον πολλές υπηρεσίες. Ο τοίχος του βιβλίου παραμένει ένα αποδεκτό κλασικό για συναντήσεις στο διαδίκτυο. 

4. Καδράρετε την εικόνα στο ύψος των ματιών

Το τμήμα εικόνας στο βίντεο επιλέγεται έτσι ώστε το ηχείο να μην φαίνεται πολύ μικρό, όχι πολύ μεγάλο και να μην είναι κομμένο. Ένας εμπειρικός κανόνας είναι να τοποθετήσετε την κάμερα web στο ύψος των ματιών σας, έτσι ώστε το κεφάλι και ο κορμός σας να μπορούν να εγγραφούν χωρίς παραμόρφωση.

5. Εξασφαλίστε καλή ποιότητα ήχου με κατάλληλο μικρόφωνο 

Όσο πιο κοντά είναι το μικρόφωνο στο σώμα, τόσο το καλύτερο. Τα περισσότερα in-ear ακουστικά προσφέρουν αρκετά αποδεκτή ποιότητα ήχου μέσω Bluetooth και μπορούν να αγοραστούν με μόλις 40 ευρώ. Ένα ξεχωριστό μικρόφωνο βάσης USB σε συνδυασμό με ηχεία USB μπορεί φυσικά να βελτιώσει την ποιότητα του ήχου. Και εδώ, επίσης, υπάρχουν πλέον πολλά εργαλεία που βελτιώνουν και διευκολύνουν τη συνεργασία. 

6. Μην απενεργοποιείτε ποτέ την κάμερα

Η κάμερα δεν πρέπει να απενεργοποιείται σε μια συνάντηση. Δίνει έμφαση στην προσοχή και την παρουσία. Οι συμμετέχοντες στη συνάντηση θα το περιμένουν γενικά και σίγουρα το εκτιμούν. Η κατάσταση είναι διαφορετική με το μικρόφωνο: Αυτό μπορεί να απενεργοποιηθεί στα διαλείμματα της ομιλίας για να αποφευχθεί η ακούσια παρέμβαση. 

7. Ντυθείτε επαγγελματικά!

Βεβαιωθείτε ότι έχετε μια κατάλληλη ντουλάπα. Τα μπλουζάκια και τα φούτερ μπορεί να είναι αποδεκτά όταν μιλάτε με φίλους και γνωστούς, αλλά τέτοια ρούχα δεν είναι αποδεκτά σε επαγγελματικό περιβάλλον. Τα casual ή αθλητικά ρούχα είναι κατάλληλα για εσωτερικές συναντήσεις μεταξύ συναδέλφων, αλλά τα επαγγελματικά ρούχα είναι κατάλληλα για όλες τις βιντεοδιασκέψεις με την εξωτερική επιχειρηματική κοινότητα. Επιλέξτε το ντύσιμο με βάση την εντύπωση που θέλετε να δημιουργήσετε μεταξύ των συμμετεχόντων σε διαδικτυακή διάσκεψη.  

8. Διατηρήστε οπτική επαφή με την κάμερα

Εάν θέλετε να σας εκλάβουν ως ενδιαφερόμενους και προσεκτικούς σε μια βιντεοδιάσκεψη, πρέπει να κοιτάξετε απευθείας στην κάμερα ως ομιλητής - και όχι στην οθόνη στην οποία μπορούν να προβληθούν οι συνομιλητές μέσω βίντεο. Με αυτόν τον τρόπο δείχνετε ότι είστε πλήρως αφοσιωμένοι στην εργασία. Και: μείνετε συγκεντρωμένοι! Η απάντηση σε email και η παράλληλη εργασία σε άλλα παράθυρα προγραμμάτων ή ακόμα και στο smartphone σας δείχνει τη γνώμη σας για τη συνάντηση: τίποτα. 

9. Αντιμετωπίστε τις ερωτήσεις με σαφήνεια

Ερωτήσεις ή σχόλια που απευθύνονται σε συγκεκριμένα άτομα πρέπει να αντιμετωπίζονται με σαφήνεια κατά τη διάρκεια μιας διαδικτυακής διάσκεψης. Στις ψηφιακές συναντήσεις λείπουν στοιχεία ελέγχου όπως η προσοχή και η στοχευμένη οπτική επαφή. Επομένως, να συμπεριλαμβάνετε πάντα το όνομα του συμμετέχοντος στον οποίο απευθύνονται στις ερωτήσεις.  

10. Να είστε πάντα ήρεμοι

Αν κάτι πάει στραβά σε μια διάλεξη ή μια παρουσίαση, ο χρυσός κανόνας ισχύει για όλους τους συντονιστές: μείνετε ήρεμοι! Κάτι μπορεί πάντα να πάει στραβά. Και όταν τα πράγματα αρχίζουν να λειτουργούν ξανά, ισχύει ο δεύτερος κανόνας: αρκεί να ζητήσετε συγγνώμη μια φορά. Ποτέ μην επισημαίνετε τα δικά σας λάθη και μην προσπαθείτε να βελτιώσετε τον εαυτό σας σε μια πρόταση. Αυτό είναι συνήθως άσχετο και κανείς δεν το παρατηρεί ούτως ή άλλως. Εξαιρούνται τα λανθασμένα ονόματα ή επώνυμα κατά την εισαγωγή της ομάδας συμμετεχόντων. Είναι σημαντικό να έχουμε πάντα κατά νου τον στόχο: να εκπέμπουμε κυριαρχία. Αυτό σημαίνει να παραμείνετε ήρεμοι παρά την όλη προετοιμασία. Τότε θα βρείτε την προσοχή και στον ψηφιακό χώρο.