Ti tips til en professionel optræden i videokonferencer

Ti tips til en professionel optræden i videokonferencer

Det velkendte miljø på hjemmekontoret er vildledende. Fordi videokonferencer har overraskelser i vente for deltagerne selv inden for deres egne fire vægge. Magda Bleckmann, erhvervscoach og ledelseskonsulent i Graz, fortæller med morskab om en videoworkshop, hvor en deltager forlod sit skrivebord. Fordybet i et emne søgte han efter dokumenter. Under slipset og skjorten dukkede de velkendte joggingbukser op, som åbenbart var en af ​​sædechefens yndlingsbukser – de så så slidte og gammeldags ud for resten af ​​Zoom-miljøet. Der lød en latterliggørelse blandt de kolleger, der var forbundet.

Til Magda Bleckmann (du kan finde hendes aktuelle bog om emnet her ) det er lige meget, hvilken stil du bruger til at sætte dig ned foran dit kamera for at deltage i onlinemøder. "Outfits fungerer også i det digitale rum," understreger netværksspecialisten, "hvis du klæder dig passende, har du det godt." Og det er mærkbart, selv i webkonferencer. 

Videoopkald er nu en daglig del af kommunikationskulturen. Selv WhatsApp Messenger, der er placeret komfortabelt på 75 procent af alle smartphones, bliver i stigende grad brugt med sin videofunktion. Selvom der ikke er nogen grænser for uformalitet i privatlivet, er spørgsmålet stadig i forretningslivet om, hvordan den korrekte etikette kan vises. Ud over spørgsmålene om stil er der en masse tekniske problemer. Spektret spænder fra det rigtige lys og klareste lyd til den mest fordelagtige kameravinkel. 

Udseendet af næsehår er ikke forfriskende for alle. "Alle skal selv definere, hvordan de vil blive opfattet i hvilke rammer," råder Magda Bleckmann til at forholde sig fleksibelt. Der er forskel på, om du taler med en gammel forretningsven eller en ny kunde via videoopkald: "For en god forretningskontakt kan en blazer og skjorte være for formel. For en mindre kendt samarbejdspartner kan dette være det helt rigtige look." Men hun er sikker på én ting: "Sweatbukser er aldrig en mulighed, når man har at gøre med outsidere." Men hvad er de vigtigste regler for at gøre en videoopkaldskonference vellykket? Læs ti tips til en professionel fremtoning på skærmen, der skal imponere deltagere i webkonferencer. 

1. Planlæg videokonferencen

En solid plan er hjørnestenen i en vellykket videokonference. En dagsorden, hvor en eller to prioriteter er opstillet, er tilstrækkelig. Send dagsordenen ud på forhånd, så deltagerne kan forberede sig. En protokol sikrer resultaterne af mødet. Det vigtigste element i referatet er ikke, hvad der blev sagt på mødet, men hvem der har hvilke opgaver efter mødet. Til dette formål kan du bruge adskillige værktøjer, hvoraf nogle er tilgængelige som en app, efter onlinemøderne. Opgavetildeling kan for eksempel udføres via Microsoft Teams. 

2. Test software og hardware

Skype, Zoom, Microsoft Teams – der er flere og flere værktøjer og software, ofte som en app, til videokonferencer. Operationen bør sikres på forhånd gennem videotutorials og anden forskning. Test også kameraets og mikrofonens funktion. Og selvfølgelig er en stabil telefon- eller internetforbindelse et grundlæggende krav til enhver digital konference og også for det videre samarbejde på hjemmekontoret. 

3. Vælg en overbevisende baggrund

Billedudsnittets baggrund er af central betydning for indtrykket. Sørg derfor for et rent miljø, en almindelig, neutral væg eller, hvis dette ikke er muligt, brug en virtuel baggrund, som mange tjenester nu tilbyder. Bogvæggen forbliver en acceptabel klassiker til møder på nettet. 

4. Indram billedet i øjenhøjde

Billedudsnittet i videoen er valgt, så højttaleren ikke fremstår for lille, ikke for stor og ikke afskåret. En tommelfingerregel er at placere dit webcam i øjenhøjde, så dit hoved og din torso kan optages uden forvrængning.

5. Sørg for god lydkvalitet med en passende mikrofon 

Jo tættere mikrofonen er på kroppen, jo bedre. De fleste in-ear høretelefoner leverer ganske acceptabel lydkvalitet via Bluetooth og kan købes for helt ned til 40 euro. En separat USB-standmikrofon kombineret med USB-højttalere kan naturligvis forbedre lydkvaliteten. Også her er der efterhånden talrige værktøjer, der forbedrer og letter samarbejdet. 

6. Sluk aldrig for kameraet

Kameraet bør ikke slukkes i et møde. Det understreger opmærksomhed og nærvær. Deltagerne i mødet vil generelt forvente dette og værdsætte det. Situationen er anderledes med mikrofonen: Denne kan slås fra i pauser i tale for at undgå utilsigtet interferens. 

7. Klæd dig professionelt på!

Sørg for at have en passende garderobe. T-shirts og joggingbukser kan være acceptable, når man taler med venner og bekendte, men sådanne outfits er ikke acceptable i et professionelt miljø. Casual eller sporty beklædning er velegnet til interne møder blandt kollegaer, men erhvervstøj er velegnet til alle videokonferencer med det eksterne erhvervsliv. Vælg outfittet ud fra det indtryk, du ønsker at skabe blandt webkonferencedeltagere.  

8. Hold øjenkontakt med kameraet

Hvis man vil opfattes som interesseret og opmærksom i en videokonference, skal man kigge direkte ind i kameraet som taler – og ikke på skærmen, hvorpå samtalepartnerne kan ses via video. På denne måde viser du, at du er fuldt ud engageret i opgaven. Og: Hold fokus! At besvare e-mails og arbejde parallelt på andre programvinduer eller endda din smartphone viser, hvad du synes om mødet: ingenting. 

9. Ret spørgsmål tydeligt

Spørgsmål eller kommentarer rettet mod specifikke personer skal tydeligt behandles under en webkonference. I digitale møder mangler kontrolelementer som opmærksomhed og målrettet øjenkontakt. Medtag derfor altid navnet på den deltager, som de er rettet til i spørgsmålene.  

10. Forbliv altid rolig

Hvis noget går galt i et foredrag eller en præsentation, gælder den gyldne regel for alle moderatorer: vær rolig! Noget kan altid gå galt. Og når tingene begynder at fungere igen, gælder den anden regel: At undskylde én gang er nok. Påpeg aldrig dine egne fejl eller forsøg at forbedre dig selv i en sætning. Dette er normalt irrelevant, og ingen bemærker det alligevel. Undtagelser er forkerte for- eller efternavne ved introduktion af deltagergruppen. Det er vigtigt altid at have målet for øje: at udstråle suverænitet. Det betyder at forblive rolig på trods af alle forberedelserne. Så finder du også opmærksomhed i det digitale rum.