Deset tipů pro profesionální vystoupení na videokonferencích

Deset tipů pro profesionální vystoupení na videokonferencích

Známé prostředí home office klame. Protože videokonference mají pro účastníky připravena překvapení i mezi jejich vlastními čtyřmi stěnami. Magda Bleckmannová, obchodní koučka a manažerská konzultantka ve Štýrském Hradci, pobaveně hovoří o video workshopu, jehož účastník opustil svůj stůl. Ponořen do tématu hledal dokumenty. Pod kravatou a košilí se objevily pověstné tepláky, které očividně patřily mezi oblíbené kalhoty vedoucího sedadla – zbytku komunity Zoom připadaly tak obnošené a staromódní. Mezi kolegy, kteří byli propojeni, se spustily výsměch.

Pro Magdu Bleckmannovou (můžete najít její aktuální knihu na toto téma zde ) nezáleží na tom, jakým stylem sedíte před kamerou, abyste se účastnili online schůzek. „Outfity fungují i ​​v digitálním prostoru,“ zdůrazňuje síťový specialista, „pokud se vhodně obléknete, cítíte se dobře.“ A to je patrné i na webových konferencích. 

Videohovory jsou nyní každodenní součástí komunikační kultury. Dokonce i WhatsApp Messenger, který se pohodlně usadí na 75 procentech všech smartphonů, je stále více využíván s funkcí videa. Zatímco v soukromém životě se neformálnosti meze nekladou, v obchodním životě zůstává otázkou, jak se správně chovat k etiketě. Kromě otázek stylu je tu spousta technických problémů. Spektrum sahá od správného světla a nejčistšího zvuku až po nejvýhodnější úhel kamery. 

Vzhled chloupků v nose není osvěžující pro každého. „Každý si musí definovat sám, jak chce být vnímán v jakém prostředí,“ radí Magda Bleckmann k flexibilnímu přístupu. Je rozdíl, zda mluvíte se starým obchodním přítelem nebo s novým zákazníkem prostřednictvím videohovoru: "Pro dobrý obchodní kontakt může být sako a košile příliš formální. Pro méně známého obchodního partnera to může být přesně ten správný vzhled." Jednou věcí si je ale jistá: "Tepláky nikdy nepřijdou v úvahu při jednání s cizinci." Jaká jsou ale nejdůležitější pravidla pro to, aby byla videokonference úspěšná? Přečtěte si deset tipů pro profesionální vzhled na obrazovce, které by měly zaujmout účastníky webových konferencí. 

1. Naplánujte videokonferenci

Solidní plán je základním kamenem úspěšné videokonference. Postačuje agenda, ve které jsou stanoveny jedna nebo dvě priority. Rozešlete program předem, aby se účastníci mohli připravit. Výsledky jednání zajišťuje protokol. Nejdůležitějším prvkem zápisu není to, co bylo řečeno na poradě, ale kdo má jaké úkoly po poradě. K tomuto účelu můžete využít řadu nástrojů, z nichž některé jsou dostupné jako aplikace po online schůzkách. Zadání úkolů lze provést například prostřednictvím Microsoft Teams. 

2. Otestujte software a hardware

Skype, Zoom, Microsoft Teams – existuje stále více nástrojů a softwaru, často jako aplikace, pro videokonference. Operace by měla být zajištěna předem prostřednictvím video tutoriálů a dalších výzkumů. Vyzkoušejte také funkci kamery a mikrofonu. A samozřejmě stabilní telefonní nebo internetové připojení je základním požadavkem pro každou digitální konferenci a také pro další spolupráci v domácí kanceláři. 

3. Vyberte si působivé pozadí

Pozadí obrazové části má pro dojem zásadní význam. Zajistěte si proto čisté prostředí, hladkou neutrální zeď nebo, pokud to není možné, využijte virtuální zázemí, které dnes nabízí řada služeb. Knižní stěna zůstává přijatelnou klasikou pro schůzky na webu. 

4. Zarámujte obrázek v úrovni očí

Obrazová část ve videu je zvolena tak, aby reproduktor nepůsobil příliš malý, ne příliš velký a nebyl oříznutý. Základním pravidlem je umístit webovou kameru do úrovně očí, aby bylo možné zaznamenat vaši hlavu a trup bez zkreslení.

5. Zajistěte dobrou kvalitu zvuku pomocí vhodného mikrofonu 

Čím blíže je mikrofon k tělu, tím lépe. Většina sluchátek do uší poskytuje celkem přijatelnou kvalitu zvuku přes Bluetooth a lze je pořídit již za 40 eur. Samostatný USB stojanový mikrofon v kombinaci s USB reproduktory může samozřejmě zlepšit kvalitu zvuku. I zde nyní existuje řada nástrojů, které zlepšují a usnadňují spolupráci. 

6. Nikdy nevypínejte fotoaparát

Kamera by na schůzce neměla být vypnutá. Zdůrazňuje pozornost a přítomnost. Účastníci setkání to budou obecně očekávat a jistě to ocení. U mikrofonu je situace odlišná: Ten lze během přestávek v mluvení vypnout, aby se předešlo neúmyslnému rušení. 

7. Oblékejte se profesionálně!

Ujistěte se, že máte vhodný šatník. Trička a tepláky mohou být přijatelné při rozhovoru s přáteli a známými, ale takové oblečení není přijatelné v profesionálním prostředí. Neformální nebo sportovní oblečení je vhodné pro interní jednání mezi kolegy, ale obchodní oblečení je vhodné pro všechny videokonference s externí obchodní komunitou. Vyberte si oblečení podle dojmu, který chcete mezi účastníky webové konference vytvořit.  

8. Udržujte oční kontakt s fotoaparátem

Pokud chcete být na videokonferenci vnímáni jako zaujatí a pozorní, musíte se jako řečník dívat přímo do kamery – a ne na obrazovku, na které lze prostřednictvím videa vidět konverzační partnery. Dáte tak najevo, že jste plně oddáni úkolu. A: Soustřeďte se! Odpovídání na e-maily a paralelní práce na jiných oknech programu nebo dokonce na smartphonu ukazuje, co si o schůzce myslíte: nic. 

9. Jasně řešte otázky

Otázky nebo komentáře směřující na konkrétní osoby musí být během webové konference jasně řešeny. Při digitálních setkáních chybí ovládací prvky jako pozornost a cílený oční kontakt. Do otázek proto vždy uvádějte jméno účastníka, kterému jsou určeny.  

10. Vždy zachovejte klid

Pokud se na přednášce nebo prezentaci něco pokazí, pro všechny moderátory platí zlaté pravidlo: buďte v klidu! Vždy se může něco pokazit. A když věci začnou znovu fungovat, platí druhé pravidlo: jednou se omluvit stačí. Nikdy neukazujte na své vlastní chyby ani se nesnažte zlepšit ve větě. To je většinou irelevantní a stejně si toho nikdo nevšimne. Výjimkou jsou nesprávná jména nebo příjmení při představování skupiny účastníků. Je důležité mít stále na paměti cíl: vyzařovat suverenitu. To znamená zůstat v klidu i přes veškerou přípravu. Pozornost pak najdete i v digitálním prostoru.