Десет съвета за професионална изява във видеоконференции

Десет съвета за професионална изява във видеоконференции

Познатата среда на домашния офис е измамна. Защото видеоконференциите крият изненади за участниците дори в собствените си четири стени. Магда Блекман, бизнес треньор и консултант по мениджмънт в Грац, разказва с развлечение за видео работилница, в която участник е напуснал бюрото си. Потънал в тема, той търси документи. Под вратовръзката и ризата се появиха пословичните спортни панталони, които очевидно бяха един от любимите панталони на мениджъра - изглеждаха толкова износени и старомодни на останалата част от общността на Zoom. Последва градушка от подигравки сред колегите, които бяха свързани.

За Магда Блекман (можете да намерите текущата й книга по темата тук ) няма значение какъв стил използвате, за да седнете пред камерата си, за да участвате в онлайн срещи. „Облеклото работи и в дигиталното пространство“, подчертава мрежовият специалист, „ако се обличаш подходящо, се чувстваш добре.“ И това се забелязва дори в уеб конференциите. 

Видео разговорите вече са ежедневна част от комуникационната култура. Дори WhatsApp Messenger, разположен удобно на 75 процента от всички смартфони, все повече се използва със своята видео функция. Въпреки че няма граници за неформалността в личния живот, в бизнеса остава въпросът как може да се покаже правилният етикет. В допълнение към въпросите за стила има много технически проблеми. Спектърът варира от правилната светлина и най-ясния звук до най-изгодния ъгъл на камерата. 

Появата на косми в носа не е освежаваща за всеки. „Всеки трябва сам да определи как иска да бъде възприеман в каква обстановка“, съветва Магда Блекман да възприеме гъвкав подход. Има разлика дали говорите със стар бизнес приятел или нов клиент чрез видеообаждане: „За добър бизнес контакт блейзърът и ризата може да са твърде официални. За по-малко познат бизнес партньор това може да е точно правилният външен вид.“ Но тя е сигурна в едно: „Спортните панталони никога не са опция, когато си имаш работа с аутсайдери.“ Но кои са най-важните правила за успешна видеоконференция? Прочетете десет съвета за професионална изява на екрана, които трябва да впечатлят участниците в уеб конференциите. 

1. Планирайте видеоконференцията

Солидният план е крайъгълният камък на една успешна видеоконференция. Достатъчен е дневен ред, в който са заложени един или два приоритета. Изпратете дневния ред предварително, за да могат участниците да се подготвят. Резултатите от срещата се оформят с протокол. Най-важният елемент от протокола не е какво е казано на срещата, а кой какви задачи има след срещата. За тази цел можете да използвате множество инструменти, някои от които са достъпни като приложение, следвайки онлайн срещите. Възлагането на задачи може да се извърши например чрез Microsoft Teams. 

2. Тествайте софтуера и хардуера

Skype, Zoom, Microsoft Teams – има все повече инструменти и софтуер, често като приложение, за видео конференции. Операцията трябва да бъде осигурена предварително чрез видео уроци и други изследвания. Тествайте и функцията на камерата и микрофона. И разбира се, стабилната телефонна или интернет връзка е основно изискване за всяка цифрова конференция, а също и за по-нататъшно сътрудничество в домашния офис. 

3. Изберете завладяващ фон

Фонът на секцията с изображение е от основно значение за впечатлението. Затова си осигурете чиста среда, обикновена, неутрална стена или, ако това не е възможно, използвайте виртуален фон, какъвто вече предлагат много услуги. Стената за книги остава приемлива класика за срещи в мрежата. 

4. Рамкирайте изображението на нивото на очите

Разделът на изображението във видеото е избран така, че високоговорителят да не изглежда твърде малък, не твърде голям и да не е отрязан. Основно правило е да поставите вашата уеб камера на нивото на очите, така че главата и торсът ви да могат да бъдат записани без изкривяване.

5. Осигурете добро качество на звука с подходящ микрофон 

Колкото по-близо до тялото е микрофонът, толкова по-добре. Повечето слушалки за поставяне в ушите осигуряват доста приемливо качество на звука чрез Bluetooth и могат да бъдат закупени само за 40 евро. Отделен микрофон с USB стойка, комбиниран с USB високоговорители, разбира се, може да подобри качеството на звука. Тук също вече има множество инструменти, които подобряват и улесняват сътрудничеството. 

6. Никога не изключвайте камерата

Камерата не трябва да се изключва по време на среща. Подчертава вниманието и присъствието. Участниците в срещата като цяло ще очакват това и със сигурност ще го оценят. Ситуацията е различна с микрофона: Той може да бъде изключен по време на почивки в говоренето, за да се избегнат неволни смущения. 

7. Обличайте се професионално!

Уверете се, че имате подходящ гардероб. Тениски и спортни панталони може да са приемливи, когато говорите с приятели и познати, но такива тоалети не са приемливи в професионална среда. Ежедневното или спортно облекло е подходящо за вътрешни срещи между колеги, но бизнес облеклото е подходящо за всички видеоконференции с външната бизнес общност. Изберете тоалета въз основа на впечатлението, което искате да създадете сред участниците в уеб конференцията.  

8. Поддържайте зрителен контакт с камерата

Ако искате да бъдете възприемани като заинтересовани и внимателни във видеоконференция, трябва да гледате директно в камерата като говорител - а не към екрана, на който партньорите в разговора могат да се видят чрез видео. Така показвате, че сте напълно отдадени на задачата. И: останете концентрирани! Отговарянето на имейли и паралелната работа с други програмни прозорци или дори вашия смартфон показва какво мислите за срещата: нищо. 

9. Отправяйте въпроси ясно

Въпросите или коментарите, насочени към конкретни хора, трябва да бъдат ясно адресирани по време на уеб конференция. При дигиталните срещи липсват контролни елементи като внимание и целенасочен зрителен контакт. Затова във въпросите винаги включвайте името на участника, към когото са адресирани.  

10. Винаги оставайте спокойни

Ако нещо се обърка в лекция или презентация, златното правило важи за всички модератори: останете спокойни! Винаги може нещо да се обърка. И когато нещата започнат да работят отново, важи второто правило: достатъчно е да се извините веднъж. Никога не изтъквайте собствените си грешки и не се опитвайте да се подобрите в изречение. Това обикновено е без значение и така или иначе никой не го забелязва. Изключение правят грешните имена или фамилии при представяне на групата участници. Важно е винаги да имате предвид целта: да излъчвате суверенитет. Това означава да запазите спокойствие въпреки цялата подготовка. Тогава ще намерите внимание и в дигиталното пространство.