عشر نصائح لظهور احترافي في مؤتمرات الفيديو

عشر نصائح لظهور احترافي في مؤتمرات الفيديو

البيئة المألوفة للمكتب المنزلي خادعة. لأن مؤتمرات الفيديو تحمل مفاجآت للمشاركين حتى داخل جدرانهم الأربعة. تتحدث ماجدة بليكمان، مدربة الأعمال والمستشارة الإدارية في غراتس، بسعادة عن ورشة عمل فيديو غادر فيها أحد المشاركين مكتبه. منغمسًا في موضوع ما، بحث عن المستندات. تحت ربطة العنق والقميص، ظهر البنطلون الرياضي الذي يضرب به المثل، والذي كان من الواضح أنه أحد السراويل المفضلة لمدير المقعد - فقد بدا مهترئًا وقديم الطراز لبقية مجتمع Zoom. كان هناك وابل من السخرية بين الزملاء الذين كانوا على اتصال.

لماجدة بليكمان (يمكنك العثور على كتابها الحالي حول هذا الموضوع هنا ) لا يهم الأسلوب الذي تستخدمه للجلوس أمام الكاميرا للمشاركة في الاجتماعات عبر الإنترنت. ويؤكد المتخصص في الشبكات أن "الأزياء تعمل أيضًا في الفضاء الرقمي، فإذا ارتديت ملابس مناسبة، ستشعر بالارتياح". وهذا ملحوظ حتى في مؤتمرات الويب. 

أصبحت مكالمات الفيديو الآن جزءًا يوميًا من ثقافة الاتصال. وحتى تطبيق WhatsApp Messenger، الموجود بشكل مريح على 75 بالمائة من جميع الهواتف الذكية، يتم استخدامه بشكل متزايد مع وظيفة الفيديو الخاصة به. في حين لا توجد حدود للطابع غير الرسمي في الحياة الخاصة، يبقى السؤال في الحياة التجارية هو كيفية إظهار الآداب الصحيحة. بالإضافة إلى المسائل المتعلقة بالأسلوب، هناك الكثير من المسائل التقنية. يتراوح الطيف من الضوء المناسب والصوت الأكثر وضوحًا إلى زاوية الكاميرا الأكثر فائدة. 

مظهر شعر الأنف ليس منعشًا للجميع. "يجب على الجميع أن يحددوا لأنفسهم كيف يريدون أن يُنظر إليهم في أي بيئة"، تنصح ماجدة بليكمان باتباع نهج مرن. هناك فرق سواء كنت تتحدث إلى صديق عمل قديم أو عميل جديد عبر مكالمة فيديو: "بالنسبة لاتصال تجاري جيد، يمكن أن تكون السترة والقميص رسميًا للغاية. بالنسبة لشريك تجاري أقل شهرة، يمكن أن يكون هذا هو المظهر المناسب تمامًا." لكنها متأكدة من شيء واحد: "إن السراويل الرياضية ليست خيارًا أبدًا عند التعامل مع الغرباء". ولكن ما هي أهم القواعد لإنجاح مؤتمر مكالمات الفيديو؟ اقرأ عشر نصائح للحصول على مظهر احترافي على الشاشة من شأنه أن يثير إعجاب المشاركين في مؤتمرات الويب. 

1. خطط لعقد مؤتمر الفيديو

الخطة القوية هي حجر الزاوية لعقد مؤتمر فيديو ناجح. ويكفي جدول أعمال يتم فيه تحديد أولوية أو اثنتين. أرسل جدول الأعمال مسبقًا حتى يتمكن المشاركون من الاستعداد. بروتوكول يؤمن نتائج الاجتماع. العنصر الأكثر أهمية في المحضر ليس ما قيل في الاجتماع، ولكن من الذي سيتولى المهام بعد الاجتماع. ولهذا الغرض، يمكنك استخدام العديد من الأدوات، بعضها متاح كتطبيق، لمتابعة الاجتماعات عبر الإنترنت. يمكن أن يتم إسناد المهام عبر Microsoft Teams، على سبيل المثال. 

2. اختبار البرامج والأجهزة

Skype وZoom وMicrosoft Teams - هناك المزيد والمزيد من الأدوات والبرامج، غالبًا كتطبيق، لمؤتمرات الفيديو. يجب تأمين العملية مسبقًا من خلال دروس الفيديو والأبحاث الأخرى. اختبر أيضًا وظيفة الكاميرا والميكروفون. وبالطبع، يعد الاتصال الثابت بالهاتف أو الإنترنت مطلبًا أساسيًا لكل مؤتمر رقمي وأيضًا لمزيد من التعاون في المكتب المنزلي. 

3. اختر خلفية مقنعة

تعتبر خلفية قسم الصورة ذات أهمية مركزية للانطباع. لذلك، تأكد من وجود بيئة نظيفة، أو جدار عادي ومحايد، أو إذا لم يكن ذلك ممكنًا، استخدم خلفية افتراضية، كما تقدم العديد من الخدمات الآن. يظل جدار الكتاب كلاسيكيًا مقبولًا للاجتماعات على الويب. 

4. ضع الصورة في إطار على مستوى العين

يتم اختيار قسم الصورة في الفيديو بحيث لا يظهر مكبر الصوت صغيراً جداً، وليس كبيراً جداً وغير مقطوع. القاعدة الأساسية هي وضع كاميرا الويب الخاصة بك على مستوى العين بحيث يمكن تسجيل رأسك وجذعك دون تشويه.

5. ضمان جودة صوت جيدة باستخدام الميكروفون المناسب 

كلما كان الميكروفون أقرب إلى الجسم، كلما كان ذلك أفضل. توفر معظم سماعات الرأس جودة صوت مقبولة تمامًا عبر تقنية Bluetooth ويمكن شراؤها مقابل 40 يورو فقط. بالطبع، يمكن لميكروفون حامل USB منفصل مع مكبرات صوت USB تحسين جودة الصوت. وهنا أيضًا، يوجد الآن العديد من الأدوات التي تعمل على تحسين التعاون وتسهيله. 

6. لا تقم أبدًا بإيقاف تشغيل الكاميرا

لا ينبغي إيقاف تشغيل الكاميرا أثناء الاجتماع. ويؤكد الاهتمام والحضور. يتوقع المشاركون في الاجتماع هذا بشكل عام ويقدرونه بالتأكيد. يختلف الوضع مع الميكروفون: يمكن إيقاف تشغيله أثناء فترات الراحة في التحدث لتجنب التدخل غير المقصود. 

7. ارتدي ملابس احترافية!

تأكد من أن لديك خزانة الملابس المناسبة. قد تكون القمصان والسراويل الرياضية مقبولة عند التحدث مع الأصدقاء والمعارف، ولكن مثل هذه الملابس غير مقبولة في بيئة العمل. تعتبر الملابس غير الرسمية أو الرياضية مناسبة للاجتماعات الداخلية بين الزملاء، أما ملابس العمل فهي مناسبة لجميع مؤتمرات الفيديو مع مجتمع الأعمال الخارجي. اختر الزي بناءً على الانطباع الذي تريد خلقه بين المشاركين في مؤتمر الويب.  

8. حافظ على التواصل البصري مع الكاميرا

إذا كنت تريد أن يُنظر إليك على أنك مهتم ومنتبه في مؤتمر الفيديو، فعليك أن تنظر مباشرة إلى الكاميرا كمتحدث - وليس إلى الشاشة التي يمكن من خلالها رؤية شركاء المحادثة عبر الفيديو. بهذه الطريقة تظهر أنك ملتزم تمامًا بالمهمة. و: حافظ على تركيزك! يُظهر الرد على رسائل البريد الإلكتروني والعمل بالتوازي على نوافذ البرامج الأخرى أو حتى هاتفك الذكي رأيك في الاجتماع: لا شيء. 

9. تناول الأسئلة بوضوح

يجب معالجة الأسئلة أو التعليقات الموجهة إلى أشخاص محددين بشكل واضح خلال مؤتمر عبر الإنترنت. في اللقاءات الرقمية، عناصر التحكم مثل الاهتمام والتواصل البصري المستهدف مفقودة. لذلك، قم دائمًا بتضمين اسم المشارك الذي يتم توجيهه إليه في الأسئلة.  

10. كن هادئًا دائمًا

إذا حدث خطأ ما في محاضرة أو عرض تقديمي، فإن القاعدة الذهبية تنطبق على جميع المشرفين: ابقَ هادئًا! يمكن أن يحدث خطأ ما دائمًا. وعندما تبدأ الأمور بالعمل من جديد، تنطبق القاعدة الثانية: الاعتذار مرة واحدة يكفي. لا تشير أبدًا إلى أخطائك أو تحاول تحسين نفسك في جملة. عادة ما يكون هذا غير ذي صلة ولا يلاحظه أحد على أي حال. الاستثناءات هي الأسماء الأولى أو الأخيرة غير الصحيحة عند تقديم مجموعة المشاركين. من المهم أن نضع الهدف نصب أعيننا دائمًا: إشعاع السيادة. وهذا يعني التزام الهدوء رغم كل الاستعدادات. ثم ستجد أيضًا الاهتمام في الفضاء الرقمي.