Ako riadiť zamestnancov v domácej kancelárii

Ako riadiť zamestnancov v domácej kancelárii

Diskusie o spätnej väzbe sú súčasťou štandardného manažérskeho repertoáru v mnohých spoločnostiach. Prečo sú také dôležité?

Hans-Peter Machwuerth: Zvyšujú spokojnosť zamestnancov a ich pracovnú motiváciu. Sú dôležité aj pre systematický personálny rozvoj. Manažéri by na to mali pamätať najmä v časoch, ako sú tie súčasné, v ktorých sa kvôli Corone často menia všeobecné podmienky práce, ako aj ich náplň a ciele. 

prečo?

V nich musia manažéri ešte častejšie ako v bežných časoch dať svojim neusadeným zamestnancom orientáciu o tom, čo a prečo treba urobiť; aj spätnú väzbu na ich správanie a výkon.

Deje sa to v dostatočnej miere?

Dokonca aj v normálnych časoch mnohí manažéri nehovoria dostatočne so svojimi zamestnancami o ich práci a s tým spojených očakávaniach a cieľoch. Často je to tak v čase krízy, keď sú samotní manažéri často pod zvýšeným napätím. Najmä zamestnanci pracujúci z domu sú rýchlo zabudnutí, pretože nie sú fyzicky prítomní. A pretože zvyčajný malý rozhovor v práci už nie je potrebný, často s nimi prebieha týždenný videohovor o informáciách, ale v konečnom dôsledku už neexistuje žiadne skutočné vedenie.

Čo s tým môžu firmy urobiť?

Oddelenie ľudských zdrojov môže napríklad písať usmernenia pre manažérov, čo treba brať do úvahy pri riadení zamestnancov v home office. Koniec koncov, táto úloha je pre mnohých ľudí stále celkom nová. Odporúčanie môže znieť: "Vykonajte diskusiu o výkone a spätnej väzbe s každým zamestnancom v domácej kancelárii každé dva alebo tri týždne - či už telefonicky alebo online. Odporúčané trvanie: aspoň 20 minút; možný obsah: ..." 

Čo by malo byť cieľom týchto diskusií?

Diskusie o spätnej väzbe nemajú primárny cieľ diskutovať o problémoch v každodennej práci. Na správanie zamestnanca a jeho manažéra by sa skôr malo pozerať z určitého časového obdobia, aby sa objasnilo, ako možno zlepšiť prácu a spoluprácu. To platí aj v časoch Corony.

Na čo by ste si pri takýchto rozhovoroch mali dať pozor?

Keďže sú určené na reflexiu minulosti, diskusie o spätnej väzbe si vyžadujú prípravu na oboch stranách. V dôsledku toho by mali byť načasované. Navyše spätná väzba je účinná len vtedy, ak je konkrétna. Potrebujete teda príklady z každodenného profesionálneho a pracovného života. V mnohých spoločnostiach sú pravidelné hodnotenia zamestnancov povinné. Niekedy to vedie k tomu, že ich nadriadení riadia len preto, aby nahlásili „dokončenie“ oddeleniu ľudských zdrojov. Ich kvalita je zodpovedajúco nízka. Toto nebezpečenstvo je obzvlášť veľké, keď sú samotní manažéri pod napätím – ako je tomu teraz počas pandémie.

Ako tomu môžete zabrániť?

V praxi sa často odporúča nasledovný postup: Po každom hodnotiacom pohovore manažér a zamestnanec samostatne vyplnia online dotazník a pošlú ho napríklad na oddelenie ľudských zdrojov.

Aké otázky by mal dotazník obsahovať?

Môže zahŕňať otázky ako: Ako ste spokojný s priebehom rozhovoru? Ako ste našli atmosféru rozhovoru? Ako dlho trval rozhovor? Hovorilo sa aj o otázkach rozvoja? Čo by sa malo zmeniť, aby ste z ďalšieho rozhovoru mali s partnerom ešte väčší úžitok? Takáto spätná väzba HR oddeleniu nezaručuje kvalitnú spätnú väzbu, ale zabezpečuje minimálnu úroveň kvality, ktorú je možné postupne zvyšovať. To je obzvlášť dôležité v súčasnej dobe, keď všetci zainteresovaní majú stále veľmi málo skúseností s virtuálnou spoluprácou a vedením zamestnaneckých diskusií prostredníctvom telefónu alebo videohovoru. Ak sa napríklad vo vyplnených dotazníkoch opakovane objavujú určité požiadavky opýtaných, môže to viesť k ďalšiemu odporúčaniu z oddelenia ľudských zdrojov.

Ako dlho by malo trvať stretnutie zamestnanca alebo spätnej väzby?

V normálnych časoch, keď sa stretnutia so spätnou väzbou konajú iba každé dva alebo tri mesiace, pravidlom je aspoň jedna hodina na zamestnanca. Aby bolo možné diskutovať o citlivých alebo osobných témach, je potrebná uvoľnená atmosféra. Toto je potrebné najskôr vytvoriť.

A v časoch Corony?

Ak sa diskusie konajú častejšie – napríklad každé tri alebo dokonca dva týždne – požiadavka „aspoň jednu hodinu“ je zvyčajne nereálna pri väčšom rozsahu riadenia. V každom prípade by diskusie mali prebiehať bez časového tlaku a vonkajších zásahov. Preto sa odporúča prevádzkovať ich v čase mimo špičky.

Ako je štruktúrovaná diskusia o dobrej spätnej väzbe?

Pozostáva z troch fáz: Po prvé, reflexia minulej časovej jednotky – napríklad predchádzajúci štvrťrok, po druhé zhodnotenie súčasnej situácie a po tretie pohľad dopredu. Je dôležité, aby zamestnanec dostal aj spätnú väzbu o svojich silných a slabých stránkach. Čo robí/môže robiť dobre alebo nie? Napríklad pri samoorganizovaní práce v home office? Alebo pri použití existujúcich nástrojov spolupráce? Alebo v online komunikácii s kolegami? Pretože každý má slepé miesta – vzorce správania, ktoré si neuvedomuje. Preto potrebujeme každú chvíľu spätnú väzbu zvonku, aby sme si uvedomili svoje správanie a jeho vplyv.

To znie ako veľa práce pre manažérov...

Áno, vedenie pravidelných diskusií o spätnej väzbe so všetkými zamestnancami si vyžaduje veľa času a energie – aj kvôli nevyhnutnej príprave. Investícia sa však oplatí, pretože zabezpečuje, že v každodennej práci je menej nejasností, čo následne znižuje aj námahu pri riadení.

K osobe: Hans-Peter Machwürth je výkonným riaditeľom medzinárodne pôsobiacej poradenskej spoločnosti v oblasti riadenia Machwürth Team International (poradenstvo MTI), pre ktorú po celom svete pracuje okolo 450 konzultantov, trénerov, koučov a projektových manažérov.