Cum să gestionezi angajații la biroul de acasă

Cum să gestionezi angajații la biroul de acasă

Discuțiile de feedback fac parte din repertoriul standard de management în multe companii. De ce sunt atât de importante?

Hans-Peter Machwuerth: Acestea cresc satisfacția angajaților și motivația lor în muncă. Ele sunt, de asemenea, importante pentru dezvoltarea sistematică a personalului. Managerii ar trebui să-și amintească acest lucru, mai ales în vremuri precum cele actuale, în care condițiile generale de muncă, precum și conținutul și obiectivele acestora se schimbă adesea din cauza Corona. 

De ce?

În ei, managerii trebuie să le ofere angajaților nestabiliți orientare cu privire la ceea ce trebuie făcut și de ce chiar mai des decât în ​​vremuri normale; de asemenea, feedback cu privire la comportamentul și performanța lor.

Se întâmplă acest lucru într-o măsură suficientă?

Chiar și în vremuri normale, mulți manageri nu vorbesc suficient cu angajații lor despre munca lor și despre așteptările și obiectivele asociate. Acesta este adesea cazul în perioade de criză, când managerii înșiși sunt adesea sub tensiune crescută. În special, angajații care lucrează de acasă sunt uitați rapid deoarece nu sunt prezenți fizic. Și pentru că obișnuitele discuții la locul de muncă nu mai sunt necesare, există adesea un apel video săptămânal cu ei pentru informații, dar în cele din urmă nu mai există nicio conducere reală.

Ce pot face companiile în privința asta?

Departamentul de resurse umane poate, de exemplu, să scrie linii directoare pentru manageri cu privire la ceea ce trebuie luat în considerare atunci când gestionează angajații din biroul de acasă. La urma urmei, această sarcină este încă destul de nouă pentru mulți oameni. O recomandare ar putea fi: „Conduceți o discuție de performanță și feedback cu fiecare angajat de la biroul de acasă la fiecare două sau trei săptămâni – fie prin telefon sau online. Durată recomandată: cel puțin 20 de minute; conținut posibil: ...” 

Care ar trebui să fie scopul acestor discuții?

Discuțiile de feedback nu au scopul principal de a discuta problemele din munca de zi cu zi. Mai degrabă, comportamentul angajatului și al managerului său ar trebui privit pe o perioadă de timp pentru a clarifica modul în care munca și colaborarea pot fi îmbunătățite. Acest lucru este valabil și în perioada Corona.

La ce ar trebui să fii atent în astfel de conversații?

Deoarece au scopul de a reflecta asupra trecutului, discuțiile de feedback necesită pregătire din ambele părți. În consecință, acestea ar trebui cronometrate. În plus, feedback-ul este eficient doar dacă este specific. Așa că aveți nevoie de exemple din viața profesională și profesională de zi cu zi. În multe companii, evaluările regulate ale angajaților sunt obligatorii. Acest lucru duce uneori la superiorii să le gestioneze doar pentru a raporta „finalizarea” departamentului de resurse umane. Calitatea lor este în mod corespunzător slabă. Acest pericol este deosebit de mare atunci când managerii înșiși sunt sub tensiune - așa cum se întâmplă acum în timpul pandemiei.

Cum poți preveni asta?

În practică, se recomandă adesea următoarea procedură: După fiecare interviu de evaluare, managerul și angajatul completează independent un chestionar online și îl trimit, de exemplu, departamentului de resurse umane.

Ce întrebări ar trebui să conțină chestionarul?

Poate include întrebări precum: Cât de mulțumit ești de felul în care a decurs conversația? Cum ai găsit atmosfera conversației? Cât a durat conversația? Au fost discutate și problemele de dezvoltare? Ce ar trebui să se schimbe pentru ca tu și partenerul tău să beneficiezi și mai mult de pe urma următoarei conversații? Un astfel de feedback către departamentul de resurse umane nu garantează discuții de feedback de înaltă calitate, dar asigură un nivel minim de calitate care poate fi crescut pas cu pas. Acest lucru este deosebit de important în momentul actual, când toți cei implicați au încă foarte puțină experiență cu colaborarea virtuală și desfășurarea discuțiilor angajaților prin telefon sau apel video. De exemplu, dacă anumite solicitări din partea intervievaților apar în mod repetat în chestionarele completate, aceasta poate duce la o recomandare suplimentară din partea departamentului de resurse umane.

Cât ar trebui să dureze o întâlnire de angajat sau de feedback?

În vremuri normale, când întâlnirile de feedback au loc doar o dată la două sau trei luni, regula de bază este de cel puțin o oră per angajat. Este necesară o atmosferă relaxată pentru ca subiecte sensibile sau personale să poată fi discutate. Acesta trebuie creat mai întâi.

Și pe vremea Corona?

Dacă discuțiile au loc mai des - de exemplu la fiecare trei sau chiar două săptămâni - cerința de „cel puțin o oră” este de obicei nerealistă cu o durată de management mai mare. În orice caz, discuțiile ar trebui să aibă loc fără presiune de timp sau interferențe din exterior. Prin urmare, este recomandabil să le rulați în orele de vârf.

Cum este structurată o discuție bună de feedback?

Acesta constă din trei faze: în primul rând, reflecția asupra unității de timp trecute - de exemplu trimestrul anterior, în al doilea rând, evaluarea situației actuale și în al treilea rând, privirea în viitor. Este important ca angajatul să primească, de asemenea, feedback despre punctele sale forte și punctele slabe. Ce face/poate face el/ea bine sau nu atât de bine? De exemplu, atunci când vă auto-organizați munca la biroul de acasă? Sau când utilizați instrumentele de colaborare existente? Sau în comunicarea online cu colegii? Pentru că toată lumea are puncte moarte - modele de comportament de care nu sunt conștienți. De aceea avem nevoie de feedback din afară din când în când, astfel încât să devenim conștienți de comportamentul nostru și de impactul acestuia.

Asta sună a multă muncă pentru manageri...

Da, desfășurarea periodică a discuțiilor de feedback cu toți angajații necesită mult timp și energie - și din cauza pregătirii necesare. Dar investiția merită, deoarece asigură că există mai puține ambiguități în munca de zi cu zi, ceea ce, la rândul său, reduce și efortul de management.

Către persoană: Hans-Peter Machwürth este directorul general al companiei de consultanță de management care operează la nivel internațional Machwürth Team International (MTI Consultancy), pentru care lucrează în jur de 450 de consultanți, traineri, antrenori și manageri de proiect în întreaga lume.