Como gerenciar funcionários no home office

Como gerenciar funcionários no home office

As discussões sobre feedback fazem parte do repertório de gestão padrão em muitas empresas. Por que eles são tão importantes?

Hans-Peter Machwuerth: Eles aumentam a satisfação dos funcionários e sua motivação no trabalho. Eles também são importantes para o desenvolvimento sistemático de pessoal. Os gestores devem lembrar disso, principalmente em tempos como os atuais, em que as condições gerais de trabalho, bem como seus conteúdos e objetivos mudam frequentemente devido ao Corona. 

Por que?

Neles, os gestores têm de orientar seus funcionários inquietos sobre o que precisa ser feito e por quê, com ainda mais frequência do que em tempos normais; também feedback sobre seu comportamento e desempenho.

Isso está acontecendo de forma suficiente?

Mesmo em tempos normais, muitos gestores não falam o suficiente com os seus funcionários sobre o seu trabalho e as expectativas e objetivos associados. Este é frequentemente o caso em tempos de crise, quando os próprios gestores estão frequentemente sob maior tensão. Em particular, os funcionários que trabalham em casa são rapidamente esquecidos porque não estão fisicamente presentes. E como a conversa fiada habitual no trabalho não é mais necessária, muitas vezes há uma videochamada semanal com eles para obter informações, mas, em última análise, não há mais nenhuma liderança real.

O que as empresas podem fazer a respeito?

O departamento de recursos humanos pode, por exemplo, redigir orientações aos gestores sobre o que precisa ser levado em consideração na gestão de funcionários em home office. Afinal, essa tarefa ainda é bastante nova para muitas pessoas. Uma recomendação poderia ser: "Conduza uma discussão sobre desempenho e feedback com todos os funcionários no home office a cada duas ou três semanas - seja por telefone ou online. Duração recomendada: pelo menos 20 minutos; conteúdo possível:..." 

Qual deve ser o objetivo dessas discussões?

As discussões de feedback não têm como objetivo principal discutir problemas no trabalho diário. Em vez disso, o comportamento do funcionário e do seu gestor deve ser visto ao longo de um período de tempo, a fim de esclarecer como o trabalho e a colaboração podem ser melhorados. Isso também se aplica na época da Corona.

Em que você deve prestar atenção nessas conversas?

Dado que se destinam a reflectir sobre o passado, as discussões de feedback requerem preparação de ambas as partes. Conseqüentemente, eles devem ser cronometrados. Além disso, o feedback só é eficaz se for específico. Então você precisa de exemplos da vida profissional e profissional cotidiana. Em muitas empresas, avaliações regulares dos funcionários são obrigatórias. Isso às vezes leva os superiores a gerenciá-los apenas para reportar a “conclusão” ao departamento de RH. A sua qualidade é correspondentemente fraca. Este perigo é particularmente grande quando os próprios gestores estão sob tensão – como acontece agora durante a pandemia.

Como você pode evitar isso?

Na prática, muitas vezes é recomendado o seguinte procedimento: após cada entrevista de avaliação, o gestor e o funcionário preenchem de forma independente um questionário online e o enviam, por exemplo, ao departamento de recursos humanos.

Que perguntas o questionário deve conter?

Pode incluir perguntas como: Quão satisfeito você está com o andamento da conversa? Como você achou a atmosfera da conversa? Quanto tempo durou a conversa? As questões de desenvolvimento também foram discutidas? O que deve mudar para que você e seu parceiro se beneficiem ainda mais da próxima conversa? Esse feedback para o departamento de RH não garante discussões de feedback de alta qualidade, mas garante um nível mínimo de qualidade que pode ser aumentado passo a passo. Isto é particularmente importante no momento atual, quando todos os envolvidos ainda têm muito pouca experiência com colaboração virtual e condução de discussões entre funcionários por telefone ou videochamada. Por exemplo, se determinados pedidos dos entrevistados aparecerem repetidamente nos questionários preenchidos, isso poderá resultar numa recomendação adicional do departamento de recursos humanos.

Quanto tempo deve durar uma reunião de funcionário ou de feedback?

Em tempos normais, quando as reuniões de feedback acontecem apenas a cada dois ou três meses, a regra é pelo menos uma hora por funcionário. É necessário um ambiente descontraído para que assuntos delicados ou pessoais possam ser discutidos. Isso precisa ser criado primeiro.

E na época da Corona?

Se as discussões ocorrerem com mais frequência – por exemplo, a cada três ou mesmo duas semanas – o requisito de “pelo menos uma hora” é geralmente irrealista com um período de gestão maior. Em qualquer caso, as discussões deverão ocorrer sem pressão de tempo ou interferência externa. Portanto, é aconselhável executá-los fora dos horários de pico.

Como é estruturada uma boa discussão de feedback?

Consiste em três fases: Em primeiro lugar, a reflexão sobre a unidade de tempo passada - por exemplo, o trimestre anterior, em segundo lugar, a avaliação da situação actual e em terceiro lugar, a perspectiva futura. É importante que o colaborador também receba feedback sobre seus pontos fortes e fracos. O que ele/ela pode fazer bem ou não tão bem? Por exemplo, ao auto-organizar o trabalho no home office? Ou ao usar ferramentas de colaboração existentes? Ou na comunicação online com colegas? Porque todo mundo tem pontos cegos – padrões de comportamento dos quais não tem consciência. É por isso que precisamos de feedback externo de vez em quando para nos tornarmos conscientes do nosso comportamento e do seu impacto.

Isso parece muito trabalho para os gerentes...

Sim, conduzir discussões regulares de feedback com todos os funcionários exige muito tempo e energia – também por causa da preparação necessária. Mas o investimento vale a pena porque garante que haja menos ambiguidades no trabalho quotidiano, o que por sua vez também reduz o esforço de gestão.

Para pessoa: Hans-Peter Machwürth é diretor administrativo da consultoria de gestão com operação internacional Machwürth Team International (Consultoria MTI), para o qual trabalham cerca de 450 consultores, formadores, coaches e gestores de projetos em todo o mundo.