Jak zarządzać pracownikami w home office

Jak zarządzać pracownikami w home office

Dyskusje na temat informacji zwrotnych stanowią część standardowego repertuaru zarządzania w wielu firmach. Dlaczego są tak ważne?

Hans-Peter Machwuerth: Zwiększają satysfakcję pracowników i ich motywację do pracy. Są one również ważne dla systematycznego rozwoju personelu. Menedżerowie powinni o tym pamiętać, szczególnie w czasach takich jak obecne, w których ogólne warunki pracy, a także jej treść i cele często zmieniają się ze względu na Koronę. 

Dlaczego?

W nich menedżerowie muszą dawać swoim niepewnym pracownikom wskazówki co do tego, co należy zrobić i dlaczego, nawet częściej niż w normalnych czasach; także informacje zwrotne na temat ich zachowania i wyników.

Czy dzieje się to w wystarczającym stopniu?

Nawet w normalnych czasach wielu menedżerów nie rozmawia wystarczająco dużo ze swoimi pracownikami o ich pracy i związanych z nią oczekiwaniach i celach. Dzieje się tak często w czasach kryzysu, kiedy sami menedżerowie często znajdują się pod zwiększonym napięciem. W szczególności szybko zapomina się o pracownikach pracujących w domu, ponieważ nie są oni fizycznie obecni. A ponieważ zwykła pogawędka w pracy nie jest już konieczna, często organizuje się z nimi cotygodniową rozmowę wideo w celu uzyskania informacji, ale ostatecznie nie ma już prawdziwego przywództwa.

Co firmy mogą z tym zrobić?

Dział kadr może np. napisać wytyczne dla menadżerów dotyczące tego, na co należy zwrócić uwagę zarządzając pracownikami w home office. W końcu dla wielu osób to zadanie jest wciąż całkiem nowe. Zalecenie mogłoby brzmieć: „Przeprowadzaj dyskusję na temat wyników i opinii ze wszystkimi pracownikami w biurze domowym co dwa lub trzy tygodnie – telefonicznie lub online. Zalecany czas trwania: co najmniej 20 minut; możliwa treść:…” 

Jaki powinien być cel tych dyskusji?

Głównym celem dyskusji zwrotnych nie jest omawianie problemów występujących w codziennej pracy. Należy raczej przyjrzeć się zachowaniu pracownika i jego przełożonego w perspektywie czasu, aby wyjaśnić, w jaki sposób można ulepszyć pracę i współpracę. Dotyczy to również czasów Korony.

Na co warto zwrócić uwagę podczas takich rozmów?

Ponieważ mają one na celu refleksję nad przeszłością, dyskusje na temat informacji zwrotnych wymagają przygotowania po obu stronach. W związku z tym należy je zaplanować. Ponadto informacja zwrotna jest skuteczna tylko wtedy, gdy jest konkretna. Potrzebujesz więc przykładów z codziennego życia zawodowego i zawodowego. W wielu firmach regularne oceny pracowników są obowiązkowe. Czasami prowadzi to do tego, że przełożeni zarządzają nimi jedynie w celu raportowania „zakończenia” do działu HR. Ich jakość jest odpowiednio niska. Zagrożenie to jest szczególnie duże, gdy sami menedżerowie znajdują się pod napięciem – jak ma to miejsce obecnie w czasie pandemii.

Jak możesz temu zapobiec?

W praktyce często zaleca się następującą procedurę: Po każdej rozmowie oceniającej menedżer i pracownik samodzielnie wypełniają ankietę online i przesyłają ją np. do działu kadr.

Jakie pytania powinna zawierać ankieta?

Może zawierać pytania takie jak: Jak bardzo jesteś zadowolony z przebiegu rozmowy? Jak odczułeś atmosferę rozmowy? Jak długo trwała rozmowa? Czy poruszano także kwestie rozwoju? Co powinno się zmienić, aby Ty i Twój partner skorzystali jeszcze bardziej z kolejnej rozmowy? Taka informacja zwrotna dla działu HR nie gwarantuje wysokiej jakości dyskusji, ale zapewnia minimalny poziom jakości, który można podnosić krok po kroku. Jest to szczególnie ważne w obecnym czasie, kiedy wszyscy zaangażowani mają jeszcze bardzo małe doświadczenie w wirtualnej współpracy i prowadzeniu dyskusji pracowniczych przez telefon lub rozmowę wideo. Przykładowo, jeżeli w wypełnionych kwestionariuszach wielokrotnie pojawiają się określone prośby rozmówców, może to skutkować dalszą rekomendacją ze strony działu kadr.

Jak długo powinno trwać spotkanie pracownika lub spotkanie informacyjne?

W normalnych czasach, gdy spotkania w celu uzyskania informacji zwrotnej odbywają się tylko co dwa lub trzy miesiące, praktyczną zasadą jest, że każdy pracownik musi poświęcać co najmniej jedną godzinę. Aby można było omówić tematy wrażliwe lub osobiste, konieczna jest luźna atmosfera. Należy to najpierw stworzyć.

A w czasach Korony?

Jeśli dyskusje odbywają się częściej – na przykład co trzy lub nawet dwa tygodnie – wymóg „co najmniej jednej godziny” jest zwykle nierealny przy większym okresie zarządzania. W każdym razie dyskusje powinny odbywać się bez presji czasu i ingerencji z zewnątrz. Dlatego też wskazane jest uruchamianie ich poza godzinami szczytu.

Jak zorganizowana jest dobra dyskusja na temat informacji zwrotnej?

Składa się z trzech faz: po pierwsze, refleksji nad minioną jednostką czasu – np. poprzedniego kwartału, po drugie, oceny obecnej sytuacji i po trzecie, patrzenia w przyszłość. Ważne jest, aby pracownik również otrzymał informację zwrotną na temat swoich mocnych i słabych stron. Co robi/może robić dobrze, a co niezbyt dobrze? Na przykład podczas samoorganizacji pracy w home office? Lub podczas korzystania z istniejących narzędzi do współpracy? Lub w komunikacji online ze współpracownikami? Ponieważ każdy ma martwe punkty – wzorce zachowań, z których nie jest świadomy. Dlatego od czasu do czasu potrzebujemy informacji zwrotnej z zewnątrz, abyśmy byli świadomi naszego zachowania i jego wpływu.

Wydaje się, że to dużo pracy dla menedżerów...

Tak, prowadzenie regularnych rozmów zwrotnych ze wszystkimi pracownikami wymaga dużo czasu i energii – także ze względu na niezbędne przygotowania. Ale inwestycja jest tego warta, ponieważ zapewnia mniej niejasności w codziennej pracy, co z kolei zmniejsza również wysiłek związany z zarządzaniem.

Do osoby: Hans-Peter Machwürth jest dyrektorem zarządzającym działającej na arenie międzynarodowej firmy konsultingowej w zakresie zarządzania Machwürth Team International (doradztwo MTI) dla której na całym świecie pracuje około 450 konsultantów, trenerów, coachów i kierowników projektów.