Hvordan administrere ansatte på hjemmekontoret

Hvordan administrere ansatte på hjemmekontoret

Tilbakemeldingsdiskusjoner er en del av standard lederrepertoar i mange bedrifter. Hvorfor er de så viktige?

Hans-Peter Machwuerth: De øker medarbeidertilfredsheten og arbeidsmotivasjonen deres. De er også viktige for systematisk personalutvikling. Ledere bør huske dette, spesielt i tider som de nåværende, der de generelle arbeidsforholdene så vel som deres innhold og mål ofte endres på grunn av Corona. 

Hvorfor?

I dem må ledere gi sine urolige ansatte orientering om hva som må gjøres og hvorfor enda oftere enn i normale tider; også tilbakemelding på deres oppførsel og prestasjoner.

Skjer dette i tilstrekkelig grad?

Selv i normale tider snakker mange ledere ikke nok med sine ansatte om arbeidet deres og tilhørende forventninger og mål. Dette er ofte tilfellet i krisetider, når ledere selv ofte er under økt spenning. Spesielt ansatte som jobber hjemmefra blir raskt glemt fordi de ikke er fysisk tilstede. Og fordi den vanlige småpraten på jobben ikke lenger er nødvendig, er det ofte en ukentlig videosamtale med dem for informasjon, men til syvende og sist er det ikke lenger noe reelt lederskap.

Hva kan bedrifter gjøre med det?

Personalavdelingen kan for eksempel skrive retningslinjer til ledere om hva som må tas hensyn til ved ledelse av ansatte på hjemmekontoret. Tross alt er denne oppgaven fortsatt ganske ny for mange mennesker. En anbefaling kan være: "Gjennomfør en prestasjons- og tilbakemeldingsdiskusjon med hver ansatt på hjemmekontoret annenhver eller tredje uke - det være seg på telefon eller online. Anbefalt varighet: minst 20 minutter; mulig innhold: ..." 

Hva bør være målet med disse diskusjonene?

Tilbakemeldingssamtaler har ikke som primærmål å diskutere problemer i arbeidshverdagen. Snarere bør oppførselen til den ansatte og hans leder ses over en periode for å avklare hvordan arbeid og samarbeid kan forbedres. Dette gjelder også i Corona-tider.

Hva bør du være oppmerksom på i slike samtaler?

Fordi de er ment å reflektere over fortiden, krever tilbakemeldingsdiskusjoner forberedelse fra begge sider. Følgelig bør de times. I tillegg er tilbakemelding bare effektiv hvis den er spesifikk. Du trenger altså eksempler fra yrkes- og arbeidshverdagen. I mange bedrifter er regelmessige medarbeidersamtaler obligatorisk. Dette fører noen ganger til at overordnede kun administrerer dem for å rapportere «fullføring» til HR-avdelingen. Kvaliteten deres er tilsvarende dårlig. Denne faren er spesielt stor når lederne selv er under spenning – slik tilfellet er nå under pandemien.

Hvordan kan du forhindre dette?

I praksis anbefales ofte følgende prosedyre: Etter hvert medarbeidersamtale fyller leder og medarbeider uavhengig ut et spørreskjema på nett og sender det for eksempel til personalavdelingen.

Hvilke spørsmål bør spørreskjemaet inneholde?

Det kan inneholde spørsmål som: Hvor fornøyd er du med hvordan samtalen gikk? Hvordan fant du stemningen i samtalen? Hvor lenge varte samtalen? Ble utviklingsspørsmål også diskutert? Hva bør endres slik at du og partneren din får enda mer utbytte av neste samtale? Slike tilbakemeldinger til HR-avdelingen garanterer ikke høykvalitets tilbakemeldingsdiskusjoner, men sikrer et minimumskvalitetsnivå som kan økes trinnvis. Dette er spesielt viktig nå, da alle involverte fortsatt har svært liten erfaring med virtuelt samarbeid og gjennomføring av medarbeidersamtaler via telefon eller videosamtale. Hvis for eksempel enkelte forespørsler fra intervjuobjektene gjentatte ganger dukker opp i de utfylte spørreskjemaene, kan dette resultere i en ytterligere anbefaling fra personalavdelingen.

Hvor lenge skal et ansatt- eller tilbakemeldingsmøte vare?

I vanlige tider, når tilbakemeldingsmøter kun finner sted annenhver eller tredje måned, er tommelfingerregelen minst én time per ansatt. En avslappet atmosfære er nødvendig slik at sensitive eller personlige temaer kan diskuteres. Dette må opprettes først.

Og i Corona-tider?

Hvis diskusjonene finner sted oftere – for eksempel hver tredje eller til og med annenhver uke – er kravet om «minst én time» vanligvis urealistisk med et større styringsspenn. Diskusjonene bør uansett foregå uten tidspress eller innblanding utenfra. Det er derfor tilrådelig å kjøre dem i lavtrafikk.

Hvordan er en god tilbakemeldingsdiskusjon bygget opp?

Den består av tre faser: For det første refleksjon over siste tidsenhet – for eksempel forrige kvartal, for det andre vurdering av dagens situasjon og for det tredje se fremover. Det er viktig at den ansatte også får tilbakemelding om sine styrker og svakheter. Hva gjør/kan han/hun gjøre bra eller ikke så bra? For eksempel ved selvorganisering av arbeid på hjemmekontoret? Eller når du bruker eksisterende samarbeidsverktøy? Eller i nettkommunikasjon med kollegaer? Fordi alle har blinde flekker – atferdsmønstre som de ikke er klar over. Derfor trenger vi tilbakemeldinger utenfra nå og da, slik at vi blir oppmerksomme på vår atferd og dens innvirkning.

Det høres ut som mye arbeid for lederne...

Ja, å gjennomføre jevnlige tilbakemeldingssamtaler med alle ansatte krever mye tid og energi – også på grunn av nødvendig forberedelse. Men investeringen er verdt det fordi den sørger for at det blir mindre uklarheter i arbeidshverdagen, noe som igjen også reduserer ledelsesinnsatsen.

Til person: Hans-Peter Machwürth er administrerende direktør for det internasjonalt opererende administrasjonskonsulentselskapet Machwürth Team International (MTI Consultancy), som rundt 450 konsulenter, trenere, coacher og prosjektledere jobber for over hele verden.