Kā vadīt darbiniekus mājas birojā

Kā vadīt darbiniekus mājas birojā

Atsauksmju diskusijas ir daļa no daudzu uzņēmumu standarta vadības repertuāra. Kāpēc tie ir tik svarīgi?

Hanss Pīters Makvērts: Tie palielina darbinieku apmierinātību un darba motivāciju. Tie ir svarīgi arī sistemātiskai personāla attīstībai. Vadītājiem tas būtu jāatceras, it īpaši tādos laikos kā pašreizējie, kad Koronas dēļ bieži mainās gan vispārējie darba apstākļi, gan to saturs un mērķi. 

Kāpēc?

Tajos vadītājiem ir jādod saviem nemierīgajiem darbiniekiem orientācija par to, kas un kāpēc ir jādara vēl biežāk nekā parasti; arī atsauksmes par viņu uzvedību un sniegumu.

Vai tas notiek pietiekamā apjomā?

Pat parastos laikos daudzi vadītāji nepietiekami runā ar saviem darbiniekiem par savu darbu un ar to saistītajām cerībām un mērķiem. Tā bieži notiek krīzes laikā, kad paši vadītāji bieži vien ir pakļauti pastiprinātai spriedzei. Jo īpaši darbinieki, kas strādā no mājām, tiek ātri aizmirsti, jo viņi nav fiziski klāt. Un tā kā ierastās mazās sarunas darbā vairs nav vajadzīgas, bieži vien notiek iknedēļas videozvans ar viņiem, lai iegūtu informāciju, bet galu galā vairs nav īstas vadības.

Ko uzņēmumi var darīt lietas labā?

Cilvēkresursu nodaļa var, piemēram, uzrakstīt vadlīnijas vadītājiem par to, kas jāņem vērā, vadot darbiniekus mājas birojā. Galu galā šis uzdevums daudziem cilvēkiem joprojām ir diezgan jauns. Ieteikums varētu būt šāds: "Ik pēc divām vai trim nedēļām ar katru darbinieku mājas birojā veiciet diskusiju par sniegumu un atgriezenisko saiti – vai tas būtu pa tālruni vai tiešsaistē. Ieteicamais ilgums: vismaz 20 minūtes; iespējamais saturs: ..." 

Kādam vajadzētu būt šo diskusiju mērķim?

Atsauksmju diskusijām nav primārais mērķis apspriest problēmas ikdienas darbā. Drīzāk ir jāaplūko darbinieka un viņa vadītāja uzvedība noteiktā laika periodā, lai noskaidrotu, kā var uzlabot darbu un sadarbību. Tas attiecas arī uz Koronas laiku.

Kam būtu jāpievērš uzmanība šādās sarunās?

Tā kā diskusijām par atgriezenisko saiti ir jādomā par pagātni, abām pusēm ir jāsagatavojas. Līdz ar to tiem jābūt noteiktā laikā. Turklāt atgriezeniskā saite ir efektīva tikai tad, ja tā ir specifiska. Tātad jums ir nepieciešami piemēri no ikdienas profesionālās un darba dzīves. Daudzos uzņēmumos regulāra darbinieku novērtēšana ir obligāta. Tas dažreiz noved pie tā, ka priekšnieki tos pārvalda tikai, lai ziņotu personāla nodaļai par “pabeigšanu”. To kvalitāte attiecīgi ir slikta. Šīs briesmas ir īpaši lielas, ja paši vadītāji ir saspīlēti, kā tas ir tagad pandēmijas laikā.

Kā jūs varat to novērst?

Praksē bieži tiek ieteikta šāda procedūra: Pēc katras vērtēšanas intervijas vadītājs un darbinieks patstāvīgi tiešsaistē aizpilda anketu un nosūta to, piemēram, personāla nodaļai.

Kādiem jautājumiem jābūt anketā?

Tas var ietvert tādus jautājumus kā: Cik apmierināts esat ar sarunas norisi? Kā jūs atradāt sarunas gaisotni? Cik ilgi ilga saruna? Vai tika apspriesti arī attīstības jautājumi? Kas būtu jāmaina, lai jūs un jūsu partneris gūtu vēl lielāku labumu no nākamās sarunas? Šādas atsauksmes personāla nodaļai negarantē kvalitatīvas atgriezeniskās saites diskusijas, taču tās nodrošina minimālu kvalitātes līmeni, ko var soli pa solim paaugstināt. Tas ir īpaši svarīgi pašlaik, kad visiem iesaistītajiem vēl ir ļoti maza pieredze virtuālajā sadarbībā un darbinieku diskusiju vadīšanā pa telefonu vai videozvanu. Piemēram, ja daži intervēto personu pieprasījumi atkārtoti parādās aizpildītajās anketās, tas var izraisīt papildu ieteikumu no cilvēkresursu nodaļas.

Cik ilgi vajadzētu ilgt darbinieka vai atsauksmju sapulcei?

Parastos laikos, kad atgriezeniskās saites sanāksmes notiek tikai reizi divos vai trīs mēnešos, īkšķis ir vismaz viena stunda vienam darbiniekam. Nepieciešama nepiespiesta atmosfēra, lai varētu apspriest sensitīvas vai personiskas tēmas. Vispirms tas ir jāizveido.

Un Koronas laikos?

Ja diskusijas notiek biežāk - piemēram, ik pēc trim vai pat divām nedēļām, prasība "vismaz viena stunda" parasti ir nereāla, ja pārvaldības apjoms ir lielāks. Jebkurā gadījumā diskusijām jānotiek bez laika spiediena vai ārējas iejaukšanās. Tāpēc ir ieteicams tos palaist ārpus noslogojuma laikā.

Kā tiek strukturēta labas atsauksmes diskusija?

Tas sastāv no trim fāzēm: Pirmkārt, pārdomas par pagātnes laika vienību - piemēram, iepriekšējo ceturksni, otrkārt, pašreizējās situācijas novērtējums un, treškārt, skatīšanās uz priekšu. Svarīgi, lai darbinieks saņemtu arī atsauksmes par savām stiprajām un vājajām pusēm. Ko viņš/viņa dara labi vai ne tik labi? Piemēram, pašorganizējot darbu mājas birojā? Vai arī izmantojot esošos sadarbības rīkus? Vai tiešsaistes saziņā ar kolēģiem? Jo ikvienam ir aklās zonas – uzvedības modeļi, kurus viņi neapzinās. Tāpēc mums šad un tad nepieciešama atgriezeniskā saite no ārpuses, lai mēs apzinātos savu uzvedību un tās ietekmi.

Tas izklausās pēc liela darba vadītājiem...

Jā, regulāru atsauksmju diskusiju vadīšana ar visiem darbiniekiem prasa daudz laika un enerģijas – arī nepieciešamās sagatavošanās dēļ. Taču ieguldījums ir tā vērts, jo tas nodrošina mazāk neskaidrību ikdienas darbā, kas savukārt samazina arī vadības darbu.

Personai: Hans-Peter Machwürth ir starptautiski darbojošās vadības konsultāciju uzņēmuma rīkotājdirektors Machwürth Team International (MTI konsultācijas), kurā visā pasaulē strādā ap 450 konsultantu, treneru, kouču un projektu vadītāju.