Kaip valdyti darbuotojus namų biure

Kaip valdyti darbuotojus namų biure

Atsiliepimų diskusijos yra daugelio įmonių standartinio valdymo repertuaro dalis. Kodėl jie tokie svarbūs?

Hansas Peteris Machwuerthas: Jie didina darbuotojų pasitenkinimą ir jų darbo motyvaciją. Jie taip pat svarbūs sistemingam personalo tobulėjimui. Vadovai turėtų tai atsiminti, ypač tokiais laikais kaip dabar, kai dėl Koronos dažnai keičiasi bendros darbo sąlygos, jų turinys ir tikslai. 

Kodėl?

Jose vadovai savo nesuprantamiems darbuotojams turi orientuotis, ką ir kodėl reikia daryti dar dažniau nei įprastais laikais; taip pat atsiliepimus apie savo elgesį ir veiklą.

Ar tai vyksta pakankamai?

Net ir įprastais laikais daugelis vadovų per mažai kalba su savo darbuotojais apie savo darbą ir su tuo susijusius lūkesčius bei tikslus. Taip dažnai nutinka krizės metu, kai patys vadovai dažnai patiria padidintą įtampą. Ypač greitai pamirštami darbuotojai, dirbantys namuose, nes jų fiziškai nėra. Ir kadangi įprastos smulkmenos darbe nebėra reikalingos, dažnai su jais kas savaitę vyksta vaizdo pokalbiai dėl informacijos, bet galiausiai nebėra jokios tikrosios lyderystės.

Ką įmonės gali dėl to padaryti?

Žmogiškųjų išteklių skyrius, pavyzdžiui, gali parašyti vadovams skirtas gaires, į ką reikia atsižvelgti valdant darbuotojus namų biure. Juk daugeliui ši užduotis dar gana nauja. Rekomendacija galėtų būti tokia: "Kas dvi ar tris savaites su kiekvienu namų biure esančiu darbuotoju veskite veiklos ir grįžtamojo ryšio diskusiją – ar tai būtų telefonu, ar internetu. Rekomenduojama trukmė: bent 20 minučių; galimas turinys:..." 

Koks turėtų būti šių diskusijų tikslas?

Atsiliepimų diskusijos neturi pagrindinio tikslo aptarti kasdienio darbo problemas. Atvirkščiai, darbuotojo ir jo vadovo elgesys turėtų būti vertinamas per tam tikrą laikotarpį, siekiant išsiaiškinti, kaip galima pagerinti darbą ir bendradarbiavimą. Tai galioja ir Koronos laikais.

Į ką reikėtų atkreipti dėmesį tokiuose pokalbiuose?

Kadangi diskusijos yra skirtos praeities apmąstymui, grįžtamojo ryšio diskusijoms reikia pasiruošti abiem pusėms. Todėl jie turėtų būti suplanuoti. Be to, grįžtamasis ryšys yra veiksmingas tik tada, kai jis yra konkretus. Taigi jums reikia pavyzdžių iš kasdienio profesinio ir darbinio gyvenimo. Daugelyje įmonių nuolatinis darbuotojų vertinimas yra privalomas. Tai kartais lemia, kad viršininkai juos valdo tik tam, kad praneštų apie „užbaigimą“ personalo skyriui. Jų kokybė atitinkamai prasta. Šis pavojus ypač didelis, kai patys vadovai patiria įtampą – kaip dabar pandemijos metu.

Kaip galite to išvengti?

Praktikoje dažnai rekomenduojama tokia procedūra: Po kiekvieno vertinimo pokalbio vadovas ir darbuotojas savarankiškai užpildo anketą internetu ir išsiunčia, pavyzdžiui, personalo skyriui.

Kokie klausimai turėtų būti anketoje?

Tai gali apimti tokius klausimus: Ar esate patenkintas pokalbio eiga? Kaip radote pokalbio atmosferą? Kiek truko pokalbis? Ar buvo aptariami ir plėtros klausimai? Kas turėtų pasikeisti, kad iš kito pokalbio jūs ir jūsų partneris gautumėte dar daugiau naudos? Toks atsiliepimas personalo skyriui negarantuoja kokybiškos grįžtamojo ryšio diskusijos, tačiau užtikrina minimalų kokybės lygį, kurį galima žingsnis po žingsnio didinti. Tai ypač svarbu šiuo metu, kai visi dalyvaujantys dar turi labai mažai virtualaus bendradarbiavimo ir darbuotojų diskusijų telefonu ar vaizdo skambučiu patirties. Pavyzdžiui, jei užpildytose anketose pakartotinai pateikiami tam tikri apklausiamųjų prašymai, žmogiškųjų išteklių skyrius gali pateikti tolesnę rekomendaciją.

Kiek laiko turėtų trukti darbuotojo arba grįžtamojo ryšio susitikimas?

Įprastu metu, kai grįžtamojo ryšio susitikimai vyksta tik kas du ar tris mėnesius, taisyklė yra bent viena valanda vienam darbuotojui. Atsipalaidavusi atmosfera būtina, kad būtų galima diskutuoti jautriomis ar asmeninėmis temomis. Pirmiausia tai reikia sukurti.

O Koronos laikais?

Jei diskusijos vyksta dažniau – pavyzdžiui, kas tris ar net dvi savaites, reikalavimas „bent viena valanda“ paprastai yra nerealus, kai valdymo laikotarpis yra didesnis. Bet kokiu atveju, diskusijos turėtų vykti be laiko spaudimo ar pašalinių trukdžių. Todėl patartina juos paleisti ne piko metu.

Kaip organizuojama gera grįžtamojo ryšio diskusija?

Jį sudaro trys etapai: Pirma, praėjusio laiko vieneto apmąstymas – pavyzdžiui, praėjusį ketvirtį, antra, esamos situacijos įvertinimas ir trečia – žvilgsnis į priekį. Svarbu, kad darbuotojas gautų ir grįžtamąjį ryšį apie savo stipriąsias ir silpnąsias puses. Ką jis/ji gali daryti gerai arba ne taip gerai? Pavyzdžiui, savarankiškai organizuojant darbą namų biure? Arba naudojant esamas bendradarbiavimo priemones? Ar bendraujant internetu su kolegomis? Nes kiekvienas turi aklųjų dėmių – elgesio modelių, kurių nežino. Štai kodėl mums retkarčiais reikia grįžtamojo ryšio iš išorės, kad suvoktume savo elgesį ir jo poveikį.

Vadybininkams tai atrodo daug darbo...

Taip, reguliarios grįžtamojo ryšio diskusijos su visais darbuotojais reikalauja daug laiko ir jėgų – taip pat ir dėl būtino pasiruošimo. Tačiau investicija apsimoka, nes užtikrina, kad kasdieniame darbe bus mažiau dviprasmybių, o tai savo ruožtu sumažina ir valdymo pastangas.

Asmeniui: Hansas-Peteris Machwürthas yra tarptautiniu mastu veikiančios vadybos konsultacijų įmonės generalinis direktorius „Machwürth Team International“ (MTI konsultacijos), kurioje visame pasaulyje dirba apie 450 konsultantų, trenerių, trenerių ir projektų vadovų.