Come gestire i dipendenti nell'home office

Come gestire i dipendenti nell'home office

Le discussioni sul feedback fanno parte del repertorio gestionale standard di molte aziende. Perché sono così importanti?

Hans-Peter Machwuerth: Aumentano la soddisfazione dei dipendenti e la loro motivazione al lavoro. Sono anche importanti per lo sviluppo sistematico del personale. I manager dovrebbero ricordarlo, soprattutto in tempi come quelli attuali, in cui le condizioni generali di lavoro, così come i loro contenuti e obiettivi, cambiano spesso a causa del Corona. 

Perché?

In essi, i manager devono dare ai propri dipendenti instabili un orientamento su ciò che deve essere fatto e perché, anche più spesso che in tempi normali; anche feedback sul loro comportamento e sulle loro prestazioni.

Ciò avviene in misura sufficiente?

Anche in tempi normali, molti manager non parlano abbastanza ai propri dipendenti del proprio lavoro e delle aspettative e degli obiettivi ad esso associati. Questo è spesso il caso in tempi di crisi, quando gli stessi manager sono spesso sottoposti a una maggiore tensione. In particolare, i dipendenti che lavorano da casa vengono rapidamente dimenticati perché non sono fisicamente presenti. E poiché le solite chiacchiere al lavoro non sono più necessarie, spesso c'è una videochiamata settimanale con loro per informarsi, ma alla fine non esiste più una vera leadership.

Cosa possono fare le aziende al riguardo?

Il dipartimento delle risorse umane può, ad esempio, scrivere linee guida per i manager su ciò che deve essere preso in considerazione quando si gestiscono i dipendenti nell'ufficio di casa. Dopotutto, questo compito è ancora abbastanza nuovo per molte persone. Una raccomandazione potrebbe essere: "Condurre ogni due o tre settimane una discussione sulle prestazioni e sul feedback con ogni dipendente nell'ufficio di casa, sia telefonicamente che online. Durata consigliata: almeno 20 minuti; contenuto possibile: ..." 

Quale dovrebbe essere l’obiettivo di queste discussioni?

Le discussioni di feedback non hanno l’obiettivo principale di discutere i problemi nel lavoro quotidiano. Piuttosto, il comportamento del dipendente e del suo manager dovrebbe essere visto in un periodo di tempo per chiarire come si possa migliorare il lavoro e la collaborazione. Questo vale anche ai tempi del Corona.

A cosa dovresti prestare attenzione in tali conversazioni?

Poiché hanno lo scopo di riflettere sul passato, le discussioni di feedback richiedono preparazione da entrambe le parti. Di conseguenza, dovrebbero essere cronometrati. Inoltre, il feedback è efficace solo se è specifico. Quindi hai bisogno di esempi tratti dalla vita professionale e lavorativa quotidiana. In molte aziende, le valutazioni periodiche dei dipendenti sono obbligatorie. Ciò a volte porta i superiori a gestirli solo per segnalare il "completamento" al dipartimento Risorse umane. La loro qualità è corrispondentemente scarsa. Questo pericolo è particolarmente grave quando gli stessi dirigenti sono sotto tensione, come avviene ora durante la pandemia.

Come puoi evitarlo?

In pratica, si consiglia spesso la seguente procedura: dopo ogni colloquio di valutazione, il manager e il dipendente compilano autonomamente un questionario online e lo inviano, ad esempio, al dipartimento delle risorse umane.

Quali domande deve contenere il questionario?

Può includere domande come: quanto sei soddisfatto di come è andata la conversazione? Come hai trovato l'atmosfera della conversazione? Quanto è durata la conversazione? Sono state discusse anche le questioni relative allo sviluppo? Cosa dovrebbe cambiare affinché tu e il tuo partner possiate trarre maggiori benefici dalla prossima conversazione? Tale feedback al dipartimento Risorse umane non garantisce discussioni di feedback di alta qualità, ma garantisce un livello minimo di qualità che può essere aumentato passo dopo passo. Ciò è particolarmente importante al momento attuale, in cui tutti i soggetti coinvolti hanno ancora pochissima esperienza con la collaborazione virtuale e la conduzione di discussioni tra dipendenti tramite telefono o videochiamata. Ad esempio, se nei questionari compilati compaiono ripetutamente determinate richieste degli intervistati, ciò può comportare un'ulteriore raccomandazione da parte del dipartimento delle risorse umane.

Quanto dovrebbe durare un incontro con i dipendenti o un feedback?

In tempi normali, quando le riunioni di feedback si svolgono solo ogni due o tre mesi, la regola pratica è almeno un’ora per dipendente. È necessaria un'atmosfera rilassata affinché si possano discutere argomenti delicati o personali. Questo deve essere creato prima.

E ai tempi del Corona?

Se le discussioni si svolgono più frequentemente, ad esempio ogni tre o anche due settimane, il requisito di "almeno un'ora" è solitamente irrealistico con un arco di gestione più ampio. In ogni caso, le discussioni dovrebbero svolgersi senza vincoli di tempo o interferenze esterne. Si consiglia pertanto di effettuarli in orari non di punta.

Come è strutturata una buona discussione di feedback?

Si compone di tre fasi: in primo luogo, la riflessione sull'unità di tempo passata, ad esempio il trimestre precedente, in secondo luogo, la valutazione della situazione attuale e, in terzo luogo, lo sguardo al futuro. È importante che il dipendente riceva anche un feedback sui suoi punti di forza e di debolezza. Cosa fa/può fare bene o meno bene? Ad esempio, quando si organizza autonomamente il lavoro nell'ufficio di casa? O quando si utilizzano strumenti di collaborazione esistenti? O nella comunicazione online con i colleghi? Perché tutti hanno dei punti ciechi, modelli di comportamento di cui non sono consapevoli. Ecco perché ogni tanto abbiamo bisogno di feedback dall'esterno per prendere coscienza del nostro comportamento e del suo impatto.

Sembra un sacco di lavoro per i manager...

Sì, condurre regolari discussioni di feedback con tutti i dipendenti richiede molto tempo ed energia, anche a causa della necessaria preparazione. Ma l’investimento vale la pena perché garantisce che ci siano meno ambiguità nel lavoro quotidiano, il che a sua volta riduce anche lo sforzo di gestione.

A persona: Hans-Peter Machwürth è amministratore delegato della società di consulenza aziendale operante a livello internazionale Machwürth Team International (Consulenza MTI), per il quale lavorano circa 450 consulenti, formatori, coach e project manager in tutto il mondo.