Hogyan kezeljük az alkalmazottakat az otthoni irodában

Hogyan kezeljük az alkalmazottakat az otthoni irodában

A visszajelzési megbeszélések sok vállalatnál a standard menedzsment repertoár részét képezik. Miért olyan fontosak?

Hans-Peter Machwuerth: Növelik az alkalmazottak elégedettségét és munkamotivációjukat. A személyzet szisztematikus fejlesztése szempontjából is fontosak. A vezetőknek emlékezniük kell erre, különösen a mostanihoz hasonló időkben, amikor a Korona miatt gyakran változnak a munkavégzés általános feltételei, tartalma és céljai. 

Miért?

Ezekben a vezetőknek a szokásosnál is gyakrabban kell tájékozódniuk a nyugtalan dolgozóiknak arról, hogy mit és miért kell tenniük; viselkedésükre és teljesítményükre vonatkozó visszajelzéseket is.

Megtörténik ez kellő mértékben?

Még normál időkben is sok vezető nem beszél eleget alkalmazottaival a munkájáról és a kapcsolódó elvárásokról és célokról. Ez gyakran előfordul válság idején, amikor maguk a vezetők is gyakran fokozott feszültség alatt állnak. Különösen az otthonról dolgozó alkalmazottakat felejtik el gyorsan, mert nincsenek fizikailag jelen. És mivel a szokásos munkahelyi kisbeszélgetésre már nincs szükség, gyakran heti rendszerességgel tartanak velük egy videohívást információért, de végül már nincs igazi vezetés.

Mit tehetnek ez ellen a cégek?

A humánerőforrás osztály például iránymutatást írhat a vezetőknek arra vonatkozóan, hogy mit kell figyelembe venni az otthoni iroda alkalmazottainak irányítása során. Hiszen ez a feladat sokak számára még egészen új. Javaslat lehet: "Két-három hetente folytasson teljesítmény- és visszajelzési megbeszélést az otthoni irodában minden dolgozóval - legyen az telefonon vagy online. Javasolt időtartam: legalább 20 perc; lehetséges tartalom: ..." 

Mi legyen ezeknek a megbeszéléseknek a célja?

A visszacsatolásos megbeszéléseknek nem elsődleges célja a mindennapi munka során felmerülő problémák megbeszélése. Inkább az alkalmazott és a vezetőjének viselkedését egy bizonyos időszakon keresztül kell megvizsgálni, hogy tisztázzuk, hogyan javítható a munka és az együttműködés. Ez a korona időkben is érvényes.

Mire kell figyelni az ilyen beszélgetések során?

Mivel a múltra való reflektálást célozzák, a visszacsatolási megbeszélések mindkét oldalról felkészülést igényelnek. Következésképpen ezeket időzíteni kell. Ráadásul a visszajelzés csak akkor hatékony, ha konkrét. Példákra van tehát szüksége a mindennapi szakmai és szakmai életből. Sok vállalatnál kötelező a rendszeres alkalmazotti értékelés. Ez néha oda vezet, hogy a felettesek csak azért irányítják őket, hogy jelentsék a „befejezést” a HR osztálynak. Minőségük ennek megfelelően gyenge. Ez a veszély különösen akkor nagy, ha maguk a vezetők is feszültség alatt vannak – ahogy ez most a világjárvány idején történik.

Hogyan tudod ezt megakadályozni?

A gyakorlatban gyakran a következő eljárást javasolják: Minden értékelő interjú után a vezető és a munkavállaló egymástól függetlenül online tölt ki egy kérdőívet, és elküldi például a humánerőforrás osztálynak.

Milyen kérdéseket kell tartalmaznia a kérdőívnek?

Olyan kérdéseket tartalmazhat, mint például: Mennyire elégedett a beszélgetés menetével? Hogyan találtad meg a beszélgetés hangulatát? Mennyi ideig tartott a beszélgetés? Fejlesztési kérdések is szóba kerültek? Min kellene változtatni, hogy Ön és partnere még többet profitáljon a következő beszélgetésből? A HR osztály felé irányuló ilyen visszajelzések nem garantálják a magas színvonalú visszacsatolási megbeszéléseket, de biztosítják a minimális minőségi szintet, amely lépésről lépésre növelhető. Ez különösen fontos mostanában, amikor minden érintettnek még nagyon kevés tapasztalata van a virtuális együttműködésben és az alkalmazottak telefonos vagy videohívásos megbeszélésében. Például, ha az interjúalanyok bizonyos kérései ismételten megjelennek a kitöltött kérdőívekben, ez további ajánlást eredményezhet a humánerőforrás osztálytól.

Meddig tartson egy alkalmazotti vagy visszajelzési értekezlet?

Normál időkben, amikor a visszajelzési megbeszélésekre csak két-három havonta kerül sor, a hüvelykujjszabály legalább egy óra munkavállalónként. Nyugodt légkörre van szükség, hogy kényes vagy személyes témákat meg lehessen vitatni. Először ezt kell létrehozni.

És a korona időkben?

Ha a megbeszélésekre gyakrabban – például három vagy akár kéthetente – kerül sor, a „legalább egy óra” követelmény általában irreális nagyobb irányítási idő mellett. Mindenesetre a megbeszéléseknek időkényszer és külső beavatkozás nélkül kell lezajlani. Ezért célszerű azokat a csúcsidőn kívüli időszakban futtatni.

Hogyan épül fel egy jó visszajelzési beszélgetés?

Három szakaszból áll: Először is, az elmúlt időegységre – például az előző negyedévre – vonatkozó elmélkedés, másodszor a jelenlegi helyzet értékelése, harmadszor pedig előretekintés. Fontos, hogy a munkavállaló is kapjon visszajelzést erősségeiről és gyengeségeiről. Mit tud/tud jól vagy nem olyan jól? Például az otthoni irodában végzett önszervező munka során? Vagy a meglévő együttműködési eszközök használatakor? Vagy a kollégákkal való online kommunikációban? Mert mindenkinek vannak vakfoltjai – viselkedésmintái, amelyeknek nincs tudatában. Ezért van szükségünk időnként külső visszajelzésekre, hogy tudatosítsuk viselkedésünket és annak hatását.

Ez nagyon sok munkának tűnik a vezetők számára...

Igen, a rendszeres visszacsatolási megbeszélések lefolytatása minden dolgozóval sok időt és energiát igényel – a szükséges felkészülés miatt is. De megéri a befektetés, mert így kevesebb kétértelműség merül fel a mindennapi munkában, ami viszont csökkenti a vezetői ráfordítást is.

Személynek: Hans-Peter Machwürth a nemzetközileg működő vezetési tanácsadó cég ügyvezető igazgatója Machwürth Team International (MTI tanácsadó), amelynél mintegy 450 tanácsadó, tréner, coach és projektmenedzser dolgozik világszerte.