Comment gérer les employés au bureau à domicile

Comment gérer les employés au bureau à domicile

Les discussions de feedback font partie du répertoire standard de gestion dans de nombreuses entreprises. Pourquoi sont-ils si importants ?

Hans-Peter Machwuerth : Ils augmentent la satisfaction des employés et leur motivation au travail. Ils sont également importants pour le développement systématique du personnel. Les managers doivent s'en souvenir, surtout à une époque comme celle actuelle, où les conditions générales de travail ainsi que leur contenu et leurs objectifs changent souvent en raison du Corona. 

Pourquoi?

Dans ce cadre, les managers doivent donner à leurs employés instables des orientations sur ce qui doit être fait et pourquoi, encore plus souvent qu'en temps normal ; également des commentaires sur leur comportement et leurs performances.

Est-ce que cela se produit dans une mesure suffisante ?

Même en temps normal, de nombreux managers ne parlent pas suffisamment à leurs collaborateurs de leur travail et des attentes et objectifs qui y sont associés. C’est souvent le cas en temps de crise, lorsque les managers eux-mêmes sont souvent soumis à des tensions accrues. En particulier, les salariés travaillant à domicile sont vite oubliés car ils ne sont pas physiquement présents. Et comme les bavardages habituels au travail ne sont plus nécessaires, il y a souvent un appel vidéo hebdomadaire avec eux pour obtenir des informations, mais en fin de compte, il n'y a plus de véritable leadership.

Que peuvent faire les entreprises pour y remédier ?

Le service des ressources humaines peut, par exemple, rédiger des lignes directrices à l'intention des managers sur ce qui doit être pris en compte lors de la gestion des employés au bureau à domicile. Après tout, cette tâche est encore relativement nouvelle pour de nombreuses personnes. Une recommandation pourrait être la suivante : "Mener une discussion sur les performances et les commentaires avec chaque employé du bureau à domicile toutes les deux ou trois semaines - que ce soit par téléphone ou en ligne. Durée recommandée : au moins 20 minutes ; contenu possible : ..." 

Quel devrait être l’objectif de ces discussions ?

Les discussions de feedback n’ont pas pour objectif principal de discuter des problèmes du travail quotidien. Il convient plutôt de considérer le comportement de l'employé et de son manager sur une période de temps afin de clarifier la manière dont le travail et la collaboration peuvent être améliorés. Cela s’applique également à l’époque du Corona.

À quoi devez-vous faire attention dans de telles conversations ?

Parce qu’elles visent à réfléchir sur le passé, les discussions de feedback nécessitent une préparation des deux côtés. Il convient donc de les chronométrer. De plus, le feedback n’est efficace que s’il est spécifique. Vous avez donc besoin d’exemples tirés de la vie professionnelle et professionnelle quotidienne. Dans de nombreuses entreprises, des évaluations régulières des employés sont obligatoires. Cela conduit parfois à ce que les supérieurs ne les gèrent que pour rendre compte de leur « achèvement » au service RH. Leur qualité est donc médiocre. Ce danger est particulièrement grand lorsque les managers eux-mêmes sont sous tension – comme c’est actuellement le cas pendant la pandémie.

Comment pouvez-vous empêcher cela ?

En pratique, la procédure suivante est souvent recommandée : Après chaque entretien d'évaluation, le manager et le collaborateur remplissent indépendamment un questionnaire en ligne et l'envoient par exemple au service des ressources humaines.

Quelles questions le questionnaire doit-il contenir ?

Cela peut inclure des questions telles que : Dans quelle mesure êtes-vous satisfait du déroulement de la conversation ? Comment avez-vous trouvé l’ambiance de la conversation ? Combien de temps a duré la conversation ? Les questions de développement ont-elles également été abordées ? Qu'est-ce qui devrait changer pour que vous et votre partenaire profitiez encore plus de la prochaine conversation ? Un tel feedback au service RH ne garantit pas des discussions de feedback de haute qualité, mais il garantit un niveau minimum de qualité qui peut être augmenté progressivement. Ceci est particulièrement important à l’heure actuelle, où toutes les personnes impliquées ont encore très peu d’expérience en matière de collaboration virtuelle et de conduite de discussions entre employés par téléphone ou par appel vidéo. Par exemple, si certaines demandes des personnes interrogées apparaissent de manière répétée dans les questionnaires complétés, cela peut donner lieu à une nouvelle recommandation de la part du service des ressources humaines.

Combien de temps doit durer une réunion d'employés ou de feedback ?

En temps normal, où les réunions de feedback n’ont lieu que tous les deux ou trois mois, la règle générale est d’au moins une heure par collaborateur. Une atmosphère détendue est nécessaire pour pouvoir discuter de sujets sensibles ou personnels. Cela doit être créé en premier.

Et à l’époque de Corona ?

Si les discussions ont lieu plus fréquemment - par exemple toutes les trois ou même toutes les deux semaines - l'exigence d'"au moins une heure" est généralement irréaliste dans le cas d'une durée de gestion plus longue. Dans tous les cas, les discussions doivent se dérouler sans contrainte de temps ni interférence extérieure. Il est donc conseillé de les faire fonctionner en heures creuses.

Comment est structurée une bonne discussion de feedback ?

Il se compose de trois phases : premièrement, la réflexion sur l'unité de temps passée - par exemple le trimestre précédent, deuxièmement, l'évaluation de la situation actuelle et troisièmement, la prospective. Il est important que l’employé reçoive également des commentaires sur ses forces et ses faiblesses. Qu'est-ce qu'il/elle peut faire bien ou moins bien ? Par exemple, lorsque vous organisez vous-même votre travail au bureau à domicile ? Ou en utilisant des outils de collaboration existants ? Ou dans une communication en ligne avec des collègues ? Parce que tout le monde a des angles morts, des modèles de comportement dont il n’a pas conscience. C'est pourquoi nous avons de temps en temps besoin de retours de l'extérieur afin de prendre conscience de notre comportement et de son impact.

Cela semble être beaucoup de travail pour les managers...

Oui, mener des discussions régulières de feedback avec tous les collaborateurs demande beaucoup de temps et d'énergie, notamment en raison de la préparation nécessaire. Mais l'investissement en vaut la peine, car il garantit qu'il y a moins d'ambiguïtés dans le travail quotidien, ce qui réduit également les efforts de gestion.

À la personne : Hans-Peter Machwürth est directeur général du cabinet de conseil en gestion d'envergure internationale Machwürth Team International (Conseil MTI), pour lequel travaillent environ 450 consultants, formateurs, coachs et chefs de projets dans le monde.