Kuinka hallita työntekijöitä kotitoimistossa

Kuinka hallita työntekijöitä kotitoimistossa

Palautekeskustelut ovat osa monissa yrityksissä vakiojohtamisen ohjelmistoa. Miksi ne ovat niin tärkeitä?

Hans-Peter Machwuerth: Ne lisäävät työntekijöiden tyytyväisyyttä ja työmotivaatiota. Ne ovat tärkeitä myös henkilöstön systemaattiselle kehittämiselle. Esimiesten kannattaa muistaa tämä varsinkin nykyisen kaltaisina aikoina, jolloin yleiset työehdot sekä niiden sisältö ja tavoitteet usein muuttuvat koronan vuoksi. 

Miksi?

Niissä esimiesten on annettava levottomille työntekijöilleen opastusta siitä, mitä ja miksi on tehtävä, jopa useammin kuin normaalisti; myös palautetta käyttäytymisestään ja suorituskyvystään.

Tapahtuuko tämä riittävässä määrin?

Edes normaaleina aikoina monet esimiehet eivät puhu tarpeeksi työntekijöilleen työstään ja siihen liittyvistä odotuksista ja tavoitteista. Näin on usein kriisiaikoina, jolloin johtajat itse ovat usein lisääntyneen jännityksen alla. Erityisesti kotoa työskentelevät työntekijät unohtuvat nopeasti, koska he eivät ole fyysisesti paikalla. Ja koska työssä tavallista small talkia ei enää tarvita, heidän kanssaan käydään usein viikoittain videopuhelua tiedon saamiseksi, mutta lopulta todellista johtajuutta ei enää ole.

Mitä yritykset voivat tehdä asialle?

Henkilöstöosasto voi esimerkiksi kirjoittaa esimiehille ohjeita siitä, mitä tulee ottaa huomioon kotitoimiston työntekijöiden johtamisessa. Loppujen lopuksi tämä tehtävä on vielä melko uusi monille ihmisille. Suositus voisi olla: "Kävitä suoritus- ja palautekeskustelu jokaisen kotitoimiston työntekijän kanssa kahden tai kolmen viikon välein - olipa se puhelimitse tai verkossa. Suositeltu kesto: vähintään 20 minuuttia; mahdollinen sisältö: ..." 

Mikä näiden keskustelujen tavoite pitäisi olla?

Palautekeskustelujen ensisijaisena tavoitteena ei ole keskustella jokapäiväisen työn ongelmista. Työntekijän ja hänen esimiehensä käyttäytymistä tulisi pikemminkin tarkastella pidemmän ajan kuluessa, jotta saadaan selville, kuinka työtä ja yhteistyötä voidaan parantaa. Tämä koskee myös korona-aikaa.

Mihin sellaisissa keskusteluissa kannattaa kiinnittää huomiota?

Palautekeskustelut vaativat valmistautumista molemmilta osapuolilta, koska niillä on tarkoitus pohtia menneisyyttä. Siksi ne on ajoitettava. Lisäksi palaute on tehokasta vain, jos se on konkreettista. Tarvitset siis esimerkkejä jokapäiväisestä työ- ja työelämästä. Monissa yrityksissä säännöllinen henkilöstöarviointi on pakollinen. Tämä johtaa toisinaan siihen, että esimiehistö vain hallitsee heitä raportoidakseen "valmistumisesta" HR-osastolle. Niiden laatu on vastaavasti huono. Tämä vaara on erityisen suuri silloin, kun johtajat itse ovat jännityksessä - kuten nyt pandemian aikana.

Miten voit estää tämän?

Käytännössä suositellaan usein seuraavaa menettelyä: Jokaisen arviointihaastattelun jälkeen esimies ja työntekijä täyttävät itsenäisesti verkossa kyselylomakkeen ja lähettävät sen esimerkiksi henkilöstöosastolle.

Mitä kysymyksiä kyselylomakkeen tulee sisältää?

Se voi sisältää esimerkiksi kysymyksiä: Kuinka tyytyväinen olet keskustelun sujumiseen? Miten löysit keskustelun tunnelman? Kauanko keskustelu kesti? Keskusteltiinko myös kehitysasioista? Mitä pitäisi muuttaa, jotta sinä ja kumppanisi hyötyisivät entistä enemmän seuraavasta keskustelusta? Tällainen palaute HR-osastolle ei takaa laadukasta palautekeskustelua, mutta se takaa vähimmäislaatutason, jota voidaan nostaa askel askeleelta. Tämä on erityisen tärkeää tällä hetkellä, jolloin kaikilla osapuolilla on vielä hyvin vähän kokemusta virtuaalisesta yhteistyöstä ja työntekijäkeskusteluista puhelimitse tai videopuhelulla. Jos esimerkiksi tietyt haastateltavien pyynnöt esiintyvät toistuvasti täytetyissä kyselylomakkeissa, tämä voi johtaa lisäsuositukseen henkilöstöosastolta.

Kuinka kauan työntekijä- tai palautekokouksen tulisi kestää?

Normaalina aikana, kun palautekokouksia järjestetään vain kahden tai kolmen kuukauden välein, peukalosääntönä on vähintään tunti työntekijää kohden. Rento ilmapiiri on välttämätön, jotta arkaluonteisista tai henkilökohtaisista aiheista voidaan keskustella. Tämä on ensin luotava.

Ja korona-aikoina?

Jos keskusteluja käydään useammin - esimerkiksi kolmen tai jopa kahden viikon välein - vaatimus "vähintään yksi tunti" on yleensä epärealistinen suuremmalla hallintajaksolla. Joka tapauksessa keskustelut tulisi käydä ilman ajanpainetta tai ulkopuolista puuttumista. Siksi on suositeltavaa käyttää niitä ruuhka-ajan ulkopuolella.

Miten hyvä palautekeskustelu rakentuu?

Se koostuu kolmesta vaiheesta: Ensinnäkin menneen aikayksikön – esimerkiksi edellisen vuosineljänneksen – pohtiminen, toiseksi nykytilanteen arviointi ja kolmanneksi katsominen eteenpäin. On tärkeää, että työntekijä saa myös palautetta vahvuuksistaan ​​ja heikkouksistaan. Mitä hän osaa/osaa tehdä hyvin tai ei niin hyvin? Esimerkiksi kotitoimiston itseorganisoivassa työssä? Tai kun käytät olemassa olevia yhteistyötyökaluja? Tai verkkoviestinnässä kollegoiden kanssa? Koska kaikilla on sokeita kulmia – käyttäytymismalleja, joista he eivät ole tietoisia. Siksi tarvitsemme silloin tällöin palautetta ulkopuolelta, jotta tulemme tietoisiksi käytöstämme ja sen vaikutuksista.

Kuulostaa suurelta työltä esimiehille...

Kyllä, säännöllinen palautekeskustelu kaikkien työntekijöiden kanssa vaatii paljon aikaa ja energiaa - myös tarvittavan valmistelun vuoksi. Investointi on kuitenkin sen arvoista, sillä se varmistaa, että jokapäiväisessä työssä on vähemmän epäselvyyksiä, mikä puolestaan ​​vähentää myös johtamisen vaivaa.

Henkilölle: Hans-Peter Machwürth on kansainvälisesti toimivan liikkeenjohdon konsulttiyrityksen toimitusjohtaja Machwürth Team International (MTI-konsultointi), jonka parissa työskentelee maailmanlaajuisesti noin 450 konsulttia, kouluttajaa, valmentajaa ja projektipäällikköä.