Jak řídit zaměstnance v home office

Jak řídit zaměstnance v home office

Diskuse o zpětné vazbě jsou součástí standardního manažerského repertoáru v mnoha společnostech. Proč jsou tak důležité?

Hans-Peter Machwuerth: Zvyšují spokojenost zaměstnanců a jejich pracovní motivaci. Jsou důležité i pro systematický personální rozvoj. Manažeři by na to měli pamatovat zejména v době, jako je ta současná, kdy se kvůli Coroně často mění obecné podmínky práce i jejich náplň a cíle. 

Proč?

V nich musí manažeři ještě častěji než v běžné době dát svým nevyrovnaným zaměstnancům orientaci o tom, co je třeba udělat a proč; také zpětnou vazbu na jejich chování a výkon.

Děje se to v dostatečné míře?

I v normální době mnoho manažerů nemluví dostatečně se svými zaměstnanci o jejich práci a souvisejících očekáváních a cílech. Často se tak děje v době krize, kdy jsou sami manažeři často pod zvýšeným napětím. Zejména zaměstnanci pracující z domova jsou rychle zapomenuti, protože nejsou fyzicky přítomni. A protože obvyklé řeči v práci již nejsou nutné, často s nimi probíhá týdenní videohovor kvůli informacím, ale nakonec už neexistuje žádné skutečné vedení.

Co s tím mohou firmy dělat?

Oddělení lidských zdrojů může například sepsat pokyny pro manažery, co je třeba vzít v úvahu při řízení zaměstnanců v home office. Koneckonců, tento úkol je pro mnoho lidí stále docela nový. Doporučení by mohlo znít: "Proveďte každé dva nebo tři týdny diskuzi o výkonu a zpětné vazbě s každým zaměstnancem v home office - ať už telefonicky nebo online. Doporučená délka: alespoň 20 minut; možný obsah: ..." 

Co by mělo být cílem těchto diskusí?

Zpětnovazební diskuse nemají primární cíl probírat problémy v každodenní práci. Chování zaměstnance a jeho manažera by spíše mělo být posuzováno v určitém časovém období, aby bylo jasné, jak lze zlepšit práci a spolupráci. To platí i v době Corony.

Na co si dát v takových rozhovorech pozor?

Protože jsou určeny k reflexi minulosti, diskuse o zpětné vazbě vyžadují přípravu na obou stranách. V důsledku toho by měly být načasovány. Zpětná vazba je navíc účinná pouze tehdy, je-li konkrétní. Potřebujete tedy příklady z každodenního profesního a pracovního života. V mnoha společnostech je pravidelné hodnocení zaměstnanců povinné. To někdy vede k tomu, že nadřízení je pouze řídí, aby nahlásili „dokončení“ personálnímu oddělení. Jejich kvalita je odpovídajícím způsobem špatná. Toto nebezpečí je zvláště velké, když jsou sami manažeři pod napětím – jako je tomu nyní během pandemie.

Jak tomu můžete zabránit?

V praxi se často doporučuje následující postup: Po každém hodnotícím pohovoru manažer a zaměstnanec samostatně vyplní online dotazník a odešlou jej např. na personální oddělení.

Jaké otázky by měl dotazník obsahovat?

Může zahrnovat otázky jako: Jak jste spokojeni s průběhem rozhovoru? Jak jste našel atmosféru rozhovoru? Jak dlouho rozhovor trval? Probíraly se i otázky rozvoje? Co by se mělo změnit, abyste z dalšího rozhovoru měli s partnerem ještě větší užitek? Taková zpětná vazba HR oddělení nezaručuje kvalitní zpětnou vazbu, ale zajišťuje minimální úroveň kvality, kterou lze postupně zvyšovat. To je zvláště důležité v současné době, kdy všichni zúčastnění mají stále velmi málo zkušeností s virtuální spoluprací a vedením zaměstnaneckých diskuzí po telefonu nebo videohovoru. Pokud se například ve vyplněných dotaznících opakovaně objevují určité požadavky dotazovaných, může to vést k dalšímu doporučení z oddělení lidských zdrojů.

Jak dlouho by měla schůzka zaměstnanců nebo zpětná vazba trvat?

V normální době, kdy se schůzky se zpětnou vazbou konají pouze každé dva nebo tři měsíce, je pravidlem alespoň jedna hodina na zaměstnance. Uvolněná atmosféra je nezbytná, aby bylo možné diskutovat o citlivých nebo osobních tématech. To je potřeba nejprve vytvořit.

A v dobách Corony?

Pokud se diskuse konají častěji – například každé tři nebo dokonce dva týdny – je požadavek „alespoň jedné hodiny“ při větším rozsahu řízení obvykle nereálný. Diskuse by každopádně měly probíhat bez časového tlaku a vnějších zásahů. Je proto vhodné je provozovat v době mimo špičku.

Jak je strukturována dobrá zpětná vazba?

Skládá se ze tří fází: Zaprvé reflexe minulé časové jednotky – například předchozí čtvrtletí, zadruhé zhodnocení současné situace a zatřetí pohled dopředu. Je důležité, aby zaměstnanec také dostával zpětnou vazbu o svých silných a slabých stránkách. Co dělá/může dělat dobře nebo ne? Například při sebeorganizaci práce v home office? Nebo při použití stávajících nástrojů pro spolupráci? Nebo v online komunikaci s kolegy? Protože každý má slepá místa – vzorce chování, kterých si není vědom. Proto každou chvíli potřebujeme zpětnou vazbu zvenčí, abychom si uvědomili své chování a jeho dopad.

To zní jako hodně práce pro manažery...

Ano, vedení pravidelných diskusí o zpětné vazbě se všemi zaměstnanci vyžaduje spoustu času a energie – i kvůli nutné přípravě. Investice se však vyplatí, protože zajistí, že v každodenní práci bude méně nejasností, což zase sníží úsilí o řízení.

K osobě: Hans-Peter Machwürth je generálním ředitelem mezinárodně působící poradenské společnosti v oblasti řízení Machwürth Team International (poradenství MTI), pro kterou po celém světě pracuje kolem 450 konzultantů, trenérů, koučů a projektových manažerů.