Как да управляваме служителите в домашния офис

Как да управляваме служителите в домашния офис

Дискусиите за обратна връзка са част от стандартния управленски репертоар в много компании. Защо са толкова важни?

Ханс-Петер Махвюрт: Те повишават удовлетвореността на служителите и мотивацията им за работа. Те са важни и за системното развитие на персонала. Мениджърите трябва да помнят това, особено във времена като сегашните, в които общите условия на работа, както и тяхното съдържание и цели често се променят поради Корона. 

защо

В тях мениджърите трябва да дават на своите неуредени служители ориентация какво трябва да се направи и защо дори по-често, отколкото в нормално време; също и обратна връзка за тяхното поведение и представяне.

Това в достатъчна степен ли се случва?

Дори в нормални времена много мениджъри не говорят достатъчно на служителите си за тяхната работа и свързаните с нея очаквания и цели. Това често се случва по време на криза, когато самите мениджъри често са под повишено напрежение. По-специално служителите, работещи от вкъщи, бързо се забравят, защото не присъстват физически. И тъй като обичайните малки разговори по време на работа вече не са необходими, често има ежеседмичен видео разговор с тях за информация, но в крайна сметка вече няма истинско лидерство.

Какво могат да направят компаниите по въпроса?

Отделът за човешки ресурси може например да напише насоки за мениджърите какво трябва да се вземе предвид при управлението на служители в домашния офис. В крайна сметка тази задача все още е доста нова за много хора. Една препоръка може да бъде: „Провеждайте дискусия за представяне и обратна връзка с всеки служител в домашния офис на всеки две или три седмици – било то по телефона или онлайн. Препоръчителна продължителност: поне 20 минути; възможно съдържание: ...“ 

Каква трябва да бъде целта на тези дискусии?

Дискусиите за обратна връзка нямат основната цел да обсъждат проблеми в ежедневната работа. По-скоро поведението на служителя и неговия мениджър трябва да се разглежда през определен период от време, за да се изясни как работата и сътрудничеството могат да бъдат подобрени. Това важи и по време на Корона.

На какво трябва да обърнете внимание в такива разговори?

Тъй като са предназначени да отразяват миналото, дискусиите за обратна връзка изискват подготовка и от двете страни. Следователно те трябва да бъдат насрочени. Освен това обратната връзка е ефективна само ако е конкретна. Така че имате нужда от примери от ежедневния професионален и трудов живот. В много компании редовното оценяване на служителите е задължително. Това понякога води до началници, които ги управляват само, за да докладват „завършване“ на отдел „Човешки ресурси“. Качеството им съответно е лошо. Тази опасност е особено голяма, когато самите мениджъри са под напрежение – както е сега по време на пандемията.

Как можете да предотвратите това?

На практика често се препоръчва следната процедура: след всяко интервю за оценка мениджърът и служителят независимо попълват онлайн въпросник и го изпращат, например, на отдела за човешки ресурси.

Какви въпроси трябва да съдържа въпросникът?

Може да включва въпроси като: Доколко сте доволни от това как премина разговорът? Как ви се стори атмосферата на разговора? Колко време продължи разговорът? Бяха ли обсъдени и проблемите на развитието? Какво трябва да се промени, така че вие ​​и вашият партньор да спечелите още повече от следващия разговор? Подобна обратна връзка към отдела по човешки ресурси не гарантира висококачествени дискусии за обратна връзка, но гарантира минимално ниво на качество, което може да се повишава стъпка по стъпка. Това е особено важно в настоящия момент, когато всички участващи все още имат много малък опит с виртуално сътрудничество и провеждане на дискусии на служителите по телефона или видео разговори. Например, ако определени искания от интервюираните се появяват многократно в попълнените въпросници, това може да доведе до допълнителна препоръка от отдела за човешки ресурси.

Колко време трябва да продължи една среща със служител или обратна връзка?

В нормално време, когато срещите за обратна връзка се провеждат само на всеки два или три месеца, основното правило е поне един час на служител. Необходима е спокойна атмосфера, за да могат да се обсъждат чувствителни или лични теми. Първо трябва да се създаде това.

А по време на Корона?

Ако дискусиите се провеждат по-често - например на всеки три или дори две седмици - изискването за "поне един час" обикновено е нереалистично при по-голям период на управление. Във всеки случай дискусиите трябва да се провеждат без времеви натиск или външна намеса. Поради това е препоръчително да ги изпълнявате в ненатоварени часове.

Как е структурирана добрата дискусия за обратна връзка?

Състои се от три фази: първо, размисъл върху изминалата единица време - например предходното тримесечие, второ, оценка на текущата ситуация и трето, поглед напред. Важно е служителят също да получи обратна връзка за своите силни и слаби страни. Какво прави/може той/тя да прави добре или не толкова добре? Например при самоорганизиране на работа в домашния офис? Или когато използвате съществуващи инструменти за сътрудничество? Или в онлайн комуникация с колеги? Защото всеки има слепи петна - модели на поведение, които не осъзнава. Ето защо се нуждаем от обратна връзка отвън от време на време, за да осъзнаем нашето поведение и неговото въздействие.

Това звучи като много работа за мениджърите...

Да, провеждането на редовни дискусии за обратна връзка с всички служители изисква много време и енергия – също и заради необходимата подготовка. Но инвестицията си заслужава, защото гарантира, че има по-малко неясноти в ежедневната работа, което от своя страна също намалява усилията за управление.

До човек: Ханс-Петер Махвюрт е управляващ директор на международната консултантска компания за управление Machwürth Team International (MTI Consultancy), за която работят около 450 консултанти, обучители, треньори и ръководители на проекти по целия свят.