كيفية إدارة الموظفين في المكتب المنزلي

كيفية إدارة الموظفين في المكتب المنزلي

تعد مناقشات التعليقات جزءًا من ذخيرة الإدارة القياسية في العديد من الشركات. لماذا هم في غاية الأهمية؟

هانز بيتر ماتشويرث: أنها تزيد من رضا الموظفين وتحفيز عملهم. كما أنها مهمة للتطوير المنهجي للموظفين. ويجب على المديرين أن يتذكروا ذلك، خاصة في أوقات مثل الأوقات الحالية، والتي غالباً ما تتغير فيها الظروف العامة للعمل وكذلك محتواهم وأهدافهم بسبب كورونا. 

لماذا؟

وفيها، يتعين على المديرين إعطاء موظفيهم غير المستقرين توجيهات حول ما يجب القيام به ولماذا، حتى في كثير من الأحيان أكثر من الأوقات العادية؛ وأيضا ردود الفعل على سلوكهم وأدائهم.

فهل يحدث هذا إلى حد كاف؟

حتى في الأوقات العادية، لا يتحدث العديد من المديرين بما فيه الكفاية مع موظفيهم عن عملهم والتوقعات والأهداف المرتبطة به. وهذا هو الحال غالبًا في أوقات الأزمات، عندما يكون المديرون أنفسهم في كثير من الأحيان تحت ضغط متزايد. وعلى وجه الخصوص، يتم نسيان الموظفين الذين يعملون من المنزل بسرعة لأنهم غير موجودين جسديًا. ولأن الحديث القصير المعتاد في العمل لم يعد ضروريا، غالبا ما تكون هناك مكالمة فيديو أسبوعية معهم للحصول على معلومات، ولكن في النهاية لم تعد هناك أي قيادة حقيقية.

ماذا يمكن للشركات أن تفعل حيال ذلك؟

يمكن لقسم الموارد البشرية، على سبيل المثال، كتابة إرشادات للمديرين حول ما يجب أخذه في الاعتبار عند إدارة الموظفين في المكتب المنزلي. بعد كل شيء، هذه المهمة لا تزال جديدة تماما بالنسبة لكثير من الناس. يمكن أن تكون التوصية كما يلي: "قم بإجراء مناقشة حول الأداء والملاحظات مع كل موظف في المكتب المنزلي كل أسبوعين أو ثلاثة أسابيع - سواء كان ذلك عبر الهاتف أو عبر الإنترنت. المدة الموصى بها: 20 دقيقة على الأقل؛ المحتوى المحتمل: ..." 

ماذا يجب أن يكون الهدف من هذه المناقشات؟

ليس الهدف الأساسي لمناقشات التعليقات هو مناقشة المشكلات في العمل اليومي. بل ينبغي النظر إلى سلوك الموظف ومديره على مدى فترة من الزمن من أجل توضيح كيفية تحسين العمل والتعاون. وهذا ينطبق أيضًا في زمن كورونا.

ما الذي يجب الانتباه إليه في مثل هذه المحادثات؟

نظرًا لأن الهدف منها هو التفكير في الماضي، فإن مناقشات التعليقات تتطلب التحضير من كلا الجانبين. وبناء على ذلك، ينبغي أن يكون توقيتها. بالإضافة إلى ذلك، تكون التغذية الراجعة فعالة فقط إذا كانت محددة. لذلك أنت بحاجة إلى أمثلة من الحياة المهنية والعملية اليومية. في العديد من الشركات، التقييمات المنتظمة للموظفين إلزامية. يؤدي هذا في بعض الأحيان إلى قيام الرؤساء بإدارتهم فقط من أجل الإبلاغ عن "الاكتمال" إلى قسم الموارد البشرية. جودتها سيئة في المقابل. ويكون هذا الخطر كبيرًا بشكل خاص عندما يكون المديرون أنفسهم تحت التوتر - كما هو الحال الآن أثناء الوباء.

كيف يمكنك منع هذا؟

من الناحية العملية، يوصى غالبًا بالإجراء التالي: بعد كل مقابلة تقييم، يقوم المدير والموظف بشكل مستقل بملء استبيان عبر الإنترنت وإرساله، على سبيل المثال، إلى قسم الموارد البشرية.

ما هي الأسئلة التي يجب أن يحتوي عليها الاستبيان؟

ويمكن أن تتضمن أسئلة مثل: ما مدى رضاك ​​عن الطريقة التي سارت بها المحادثة؟ كيف وجدت أجواء الحديث؟ كم استمرت المحادثة؟ هل تمت مناقشة قضايا التنمية أيضًا؟ ما الذي يجب أن يتغير حتى تستفيد أنت وشريكك بشكل أكبر من المحادثة التالية؟ لا تضمن مثل هذه التعليقات المقدمة إلى قسم الموارد البشرية إجراء مناقشات عالية الجودة للملاحظات، ولكنها تضمن الحد الأدنى من الجودة التي يمكن زيادتها خطوة بخطوة. وهذا مهم بشكل خاص في الوقت الحالي، حيث لا يزال لدى جميع المشاركين خبرة قليلة جدًا في التعاون الافتراضي وإجراء مناقشات للموظفين عبر الهاتف أو مكالمات الفيديو. على سبيل المثال، إذا ظهرت طلبات معينة من الأشخاص الذين أجريت معهم المقابلات بشكل متكرر في الاستبيانات المكتملة، فقد يؤدي ذلك إلى توصية أخرى من قسم الموارد البشرية.

ما هي المدة التي يجب أن يستمر فيها اجتماع الموظف أو اجتماع التعليقات؟

في الأوقات العادية، عندما تُعقد اجتماعات التعليقات كل شهرين أو ثلاثة أشهر فقط، تكون القاعدة العامة هي ساعة واحدة على الأقل لكل موظف. يعد الجو المريح ضروريًا حتى يمكن مناقشة الموضوعات الحساسة أو الشخصية. يجب إنشاء هذا أولاً.

وفي زمن كورونا؟

إذا كانت المناقشات تتكرر بشكل متكرر - على سبيل المثال كل ثلاثة أو حتى أسبوعين - فإن شرط "ساعة واحدة على الأقل" عادة ما يكون غير واقعي مع فترة إدارية أكبر. وفي كل الأحوال يجب أن تتم المناقشات دون ضغط زمني أو تدخل خارجي. ولذلك فمن المستحسن تشغيلها خارج أوقات الذروة.

كيف يتم تنظيم مناقشة ردود الفعل الجيدة؟

ويتكون من ثلاث مراحل: أولا، التفكير في الوحدة الزمنية الماضية - على سبيل المثال الربع السابق، ثانيا، تقييم الوضع الحالي وثالثا، التطلع إلى المستقبل. من المهم أن يتلقى الموظف أيضًا تعليقات حول نقاط القوة والضعف لديه. ما الذي يفعله/يمكنه أن يفعله بشكل جيد أم لا؟ على سبيل المثال، عند التنظيم الذاتي للعمل في المكتب المنزلي؟ أو عند استخدام أدوات التعاون الموجودة؟ أو في التواصل عبر الإنترنت مع الزملاء؟ لأن كل شخص لديه نقاط عمياء - أنماط سلوكية لا يدركها. ولهذا السبب نحتاج إلى ردود فعل من الخارج بين الحين والآخر حتى نصبح على دراية بسلوكنا وتأثيره.

يبدو أن هذا يتطلب الكثير من العمل للمديرين.

نعم، يتطلب إجراء مناقشات منتظمة حول ردود الفعل مع جميع الموظفين الكثير من الوقت والطاقة - وذلك أيضًا بسبب الإعداد اللازم. لكن الاستثمار يستحق العناء لأنه يضمن وجود قدر أقل من الغموض في العمل اليومي، وهو ما يقلل بدوره من جهد الإدارة.

إلى الشخص: هانز بيتر ماتشوورث هو المدير الإداري لشركة استشارات إدارة التشغيل الدولية فريق ماتشوورث الدولي (MTI Consultancy) ، والتي يعمل بها حوالي 450 استشاريًا ومدربًا ومدربًا ومديري مشاريع في جميع أنحاء العالم.